Предметный указатель

Сноски

Сложное форматирование документов

Сноски предназначены для добавления к тексту комментариев, объяснений, указания источника информации.

Сноски бывают обычные (в конце страницы) и концевые (в конце всего текста).

Для работы со сносками предназначена панель "Сноски", расположенная на ленте Ссылки

Для вставки обычной сноски необходимо нажать кнопку "Вставить сноску" (Ctrl+Alt+F). В тексте, в том месте, где находился курсор, появится значок сноски, а внизу страницы - горизонтальная разделительная линия и номер сноски.

Для вставки концевой сноски предназначена кнопка "Вставить концевую сноску" (Ctrl+Alt+D).

Для более тонких настроек сносок служит окно панели "Сноски".

Сноски нумеруются автоматически в соответствии с выбранной пользователем системой нумерации. При добавлении новой сноски или удалении существующей остальные перенумеровываются.

Перемещаться между сносками можно при помощи кнопки "Следующая сноска".

Для удаления сноски необходимо ее выделить, а затем нажать клавишу Delete.

Перекрестные ссылки

Перекрестные ссылки служат для быстрого перехода к нужному элементу документа.

В Word 2007 можно создавать перекрестные ссылки на следующие элементы: заголовки, сноски, закладки, названия, нумерованные абзацы. Инструменты для работы с перекрестными ссылками находятся на панели "Названия".

Перекрестные ссылки создаются только между элементами одного документа.

Введите текст, с которого будет начинаться перекрестная ссылка.

Нажмите кнопку "Перекрестная ссылка".

В открывшемся окне в выпадающем списке "Тип ссылки" надо выбрать тип элемента, на который будем ссылаться.

В выпадающем списке "Вставить ссылку на" надо указать данные, которые следует добавить в документ.

Для того, чтобы иметь возможность перехода к ссылаемому элементу флажок "Вставить как гиперссылку" должен быть установлен.

Перекрестные ссылки вставляются в документ в виде полей. Переключаться между режимами отображения кодов полей и значений полей можно при помощи сочетания клавиш Alt+F9.

Изменить текст самой ссылки можно прямо в документе.

Оглавление

Оглавление - это список заголовков документа.

Для того чтобы быстро сделать оглавление документ должен быть отформатирован согласно встроенных форматов уровней структуры или стилей заголовков.

Затем, установив курсор в месте вставки оглавления, нажмите кнопку "Оглавление" панели "Оглавление". В открывшемся окне выберите нужный формат оглавления.

При необходимости тонких настроек оглавления нажмите "Оглавление.."

Для быстрой правки уже существующего оглавления сделайте щелчок в поле оглавления.

Предметный указатель - это список терминов, встречающихся в документе, с указанием страниц где они расположены.

Предметный указатель можно создать для следующих элементов:

Ø отдельных слов, фраз, символов;

Ø разделов;

Ø ссылок.

Для работы с этим элементом форматирования предназначена панель "Предметный указатель".

Чтобы использовать в качестве предметного указателя какой-либо фрагмент текста, его необходимо выделить, затем нажать кнопку "Пометить элемент" на панели "Предметный указатель".

При пометке текста в документе добавляется специальное скрытое поле.

Для окончательной сборки предметного указателя нажмите кнопку "Предметный указатель" и при необходимости в появившемся окне произведите окончательные настройки.

Закладки

Закладки предназначены для быстроты и удобства навигации по документу - они позволяют быстро переходить к ранее помеченным местам в тексте. Для того, чтобы сделать закладку необходимо установить курсор в нужном месте документа и нажать кнопку "Закладка" на панели "Связи" ленты "Вставка".

В появившемся окне необходимо ввести имя закладки. Следует иметь ввиду, что имя должно начинаться с буквы и не содержать пробелов.

При помощи этой же кнопки и окна можно перемещаться по закладкам, добавлять новые и удалять ненужные.

Для работы с библиографией и цитатами служит панель "Ссылки и списки литературы"

Библиография - это список литературных или других источников, которые использовались при подготовке документа. Как правило, она помещается в конце текста. При вставке цитат надо указывать источник откуда они взяты, поэтому понятия "библиография" и "цитаты" тесно взаимосвязаны.

Таблицы Word

Таблицы являются очень мощным инструментом форматирования. При помощи таблиц странице документа можно придать любой вид. Зачастую для решения поставленной задачи использование таблиц является наиболее приемлемым (а иногда единственно возможным) вариантом.

Создание таблицы в Word 2007

Любая таблица состоит из строк и столбцов. Их пересечение образуют ячейки таблицы.

Для вставки таблицы служит кнопка "Таблицы", расположенная на панели "Таблицы" лента "Вставка". При нажатии на эту кнопку можно в интерактивном режиме выбрать необходимое количество строк и столбцов для будущей таблицы.

Если таблица очень большая и количество предлагаемых ячеек недостаточно, нужно воспользоваться опцией "Вставить таблицу" и в появившемся окне задать необходимое количество строк и столбцов

При необходимости создания сложной таблицы, состоящей из разнообразных комбинаций ячеек, то проще и быстрее нарисовать таблицу "вручную". Для этого служит кнопка-опция "Нарисовать таблицу". В этом режиме курсор приобретает вид карандаша. Рисование таблицы происходит путем перемещения мыши с нажатой левой кнопкой.

Рисование начинается с указания одного из углов таблицы (обычно начинают с левого верхнего угла):

Ø курсор-карандаш устанавливается в нужное место документа;

Ø нажимается левая кнопка мыши;

Ø мышь передвигается по диагонали к тому месту, где будет расположен правый нижний угол таблицы;

Ø когда курсор достиг нужного места, левая кнопка отпускается;

Ø внешние границы таблицы нарисованы.

Теперь можно рисовать внутренние (сколь угодно сложные) ячейки таблицы.

По окончании рисования таблицы необходимо повторно нажать кнопку "Нарисовать таблицу", чтобы выйти из режима рисования.

Кроме вышеупомянутых вариантов создания таблицы Word 2007 предоставляет несколько вариантов уже готовых экспресс-таблиц.

Как и в предыдущих версиях Word позволяет вставлять документ таблицы Excel. Для этого служит кнопка "Таблица Excel".

При этом в документ вставляется "настоящая" электронная таблица Excel, а верхняя лента текстового редактора Word заменяется на ленту электронной таблицы Excel. Переключаться между программами можно путем двойного щелчка на поле документа Word или на поле таблицы Excel.

Можно превращать уже набранный текст в таблицу.

Для этого необходимо выделить нужный блок текста и выбрать пункт меню "Преобразовать в таблицу". В появившемся окне надо задать параметры будущей таблицы. Следует иметь ввиду, что, фрагмент должен быть предварительно отформатирован символами-разделителями, чтобы программа смогла различить столбцы таблицы.

После того как таблица вставлена в окне текстового редактора появляется контекстный инструмент "Работа с таблицами", содержащий две ленты: "Конструктор" и "Макет".

Форматирование текста в таблице

Перед тем как форматировать текст в ячейках таблицы, их надо предварительно выделить.

Ø Для выделения всей таблицы необходимо нажать на перекрестие, расположенное у верхнего левого угла таблицы.

Ø Для выделения строки необходимо сделать щелчок в поле документа, расположенного левее выделяемой строки.

Ø Для выделения столбца необходимо щелкнуть у верхней границы выделяемого столбца (при этом курсор приобретает вид жирного указателя).

Ø Выделить несколько соседних ячеек можно протяжкой мыши при нажатой клавише Shift.

Ø Выделять ячейки в произвольном порядке можно протяжкой мыши при нажатой клавише Ctrl.

Кроме того, можно воспользоваться кнопкой "Выделить", расположенной на ленте "Макет" контекстного инструмента "Работа с таблицами".

Само же форматирование текста в выделенных ячейках таблицы ничем не отличается от форматирования обычного текста документа.

Тонкие настройки таблицы (параметры строк, столбцов, ячеек) можно произвести в окне "Свойства таблицы", которое открывается кнопкой "Свойства" на панели "Таблица".

Word 2007 представляет большой выбор уже готовых вариантов форматирования таблиц. Все они расположены на панели "Стили таблиц".

Панель "Параметры таблиц" позволяет устанавливать дополнительные параметры форматирования в дополнение к уже готовым стилям.

Три нижних пункта меню в окне списка таблиц позволяют очищать, изменять и создавать форматирование таблиц

При создании нового (изменении существующего) стиля таблицы, как правило, указываются следующие параметры:

Ø имя стиля;

Ø стиль;

Ø стиль, на основе которого создается новый;

Ø указывается часть таблицы, к которой будут применены параметры форматирования.

Для доступа к дополнительным параметрам настройки служит кнопка "Формат".

Для настроек границ таблицы служит кнопка "Границы". Из ее контекстного меню можно выбрать различные типы границ.

При помощи кнопки "Заливка" можно изменить цвет заливки ячеек таблицы.

Инструменты, расположенные на панели "Нарисовать границы", позволяют добавлять/убирать границы ячеек таблицы (объединять, разъединять ячейки), а также позволяют произвести гибкие настройки границ.

Для вставки и удаления элементов таблицы предназначены инструменты панели "Строки и столбцы" контекстной ленты "Макет".

Ранее был рассмотрен вопрос построения сложных таблиц, где рассматривался вариант "рисования" таблицы. Существует еще один способ достичь того же результата - воспользоваться инструментами панели "Объединить".

Инструменты панели "Размер ячейки" позволяют произвести точные настройки размеров для любой ячейки таблицы.

Инструменты панели "Выравнивание" предназначены для выравнивания текста в ячейках, задания его направления и установки полей в ячейках.

Иногда таблица может не умещаться целиком на одну страницу. В этом случае принято на каждой новой странице повторять "шапку" таблицы. Для этого надо выделить строку (строки) таблицы, которые будут выступать в качестве заголовка. Затем нажать кнопку "Повторить строки заголовков" на панели "Данные".

Сортировка таблицы

Сортировку применяют для упорядочивания данных таблицы.

Установить курсор в том столбце, по которому будет производиться сортировка и нажать кнопку "Сортировка" на панели "Данные".

В появившемся окне "Сортировка" при необходимости ввести дополнительные параметры сортировки.

Кнопка "Преобразовать в текст" на панели "Данные" преобразует данные таблицы в обыкновенный текст документа, при этом надо указать символы-разделители.

Для проведения элементарных вычислений вполне можно воспользоваться кнопкой "Формула", которая будет вычислять значение ячейки по заданной формуле.

Вычисления в таблицах

Формула задаётся как выражение, в котором использованы:

• абсолютные ссылки на ячейки таблицы в виде списка (разделяемые точкой с запятой –А1; В5; Е10 и т.д.) или блока (начало и конец блока ячеек – А1:F10)
• ключевые слова для ссылки на блок ячеек:

Ø LEFT – ячейки, расположенные в строке левее ячейки с формулой

Ø RIGHT– ячейки, расположенные в строке правее ячейки с формулой

Ø ABOVE– ячейки, расположенные в столбце выше ячейки с формулой

Ø BELOW– ячейки, расположенные в столбце ниже ячейки с формулой

• константы – числа, текст в двойных кавычках;
• встроенные функции WORD;
• знаки операций (+ - * / % ^ = < <= >= < >)

Дата добавления: 2014-01-06