Современные информационные технологии автоматизации офиса

В настоящее время существует множество программных продуктов, обеспечивающих информационные технологии автоматизации офиса. К ним относятся текстовые процессоры, табличные процессоры, системы управления базами данных, электронная почта, электронный календарь, компьютерные конференции, видеотекст, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведение документов, контроль исполнения приказов и т. д.

Текстовые процессоры предназначены для создания и обработки текстовых документов. Подготовленные текстовые документы могут быть распечатаны, а также переданы по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера оказывается эффективный вид письменной коммуникации.

Табличные процессоры позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Пользователь имеет возможность вводить табличные данные, обрабатывать их, проводить необходимые вычисления, автоматически формировать итоги, выводить информацию в печатном виде и в виде импортируемых в другие системы файлов, качественно оформлять табличные данные, в том числе в виде графиков и диаграмм, проводить инженерные, финансовые, статистические расчеты, проводить математическое моделирование и т. д.

Системы управления базами данных предназначены для создания и поддержания в актуальном состоянии баз данных, содержащих различные сведения о системе управления и производственной деятельности фирмы.

Электронная почта позволяет пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Возможности, предоставляемые пользователю электронной почтой, различны, и зависят от применяемого программного обеспечения.

Электронный календарь предоставляет средства для хранения и управления рабочим расписанием менеджеров и других работников предприятия. Система позволяет установить дату, время и место (аудиторию) встречи или другого мероприятия, согласовав их с расписанием всех участвующих в нем менеджеров.

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную задачу.

Видеотекст основан на использовании компьютера для получения,отображений текстовых и графических данных на экране монитора. В настоящее время все более широкое распространение получает обмен между компаниями каталогами и прайс-листами а также заказ газет, журналов и другой печатной продукции в форме видеотекста.

АРХИТЕКТУРА ПЕРСОНАЛЬНОГО КОМПЬЮТЕРА. НАЗНАЧЕНИЕ ОСНОВНЫХ УЗЛОВ. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ КОМПЬЮТЕРА Компьютер — это многофункциональное электронное устройство, предназначенное для накопления, обработки и передач» информации. Под архитектурой персонального компьютера понимается его логическая организация, структура и ресурсы, т. е. средства вычислительной системы, которые могут быть выделены процессу обработки данных на определенный интервал времени. В основу построения большинства компьютеров положены принципы, сформулированные Джоном фон Нейманом. 1. Принцип программного управления — программа состоит из набора команд, которые выполняются процессором автоматически друг за другом в определенной последовательности. 2. Принцип однородности памяти — программы и иные хранятся в одной и той же памяти; над командами можно выполнять те же действия, что и над данными! 3. Принцип адресности — основная память структурно состоит из пронумерованных ячеек. Компьютеры, построенные на этих принципах, имеют классическую архитектуру. Архитектура компьютера определяет принцип действия, информационные связи и взаимное соединение сновных логических узлов компьютера, к которым относятся: · центральный процессор; · основная память; · внешняя память; · периферийные устройства. Конструктивно персональные компьютеры выполнены в виде центрального системного блока, к которому через специальные разъемы присоединяются другие устройства. В состав системного блока входят все основные узлы компьютера: · системная плата; · блок питания; · накопитель на жестком магнитном диске; · накопитель на гибком магнитном диске; · накопитель на оптическом диске; · разъемы для дополнительных устройств. На системной (материнской) плате в свою очередь размещаются: · микропроцессор; · математический сопроцессор; · генератор тактовых импульсов; · микросхемы памяти; · контроллеры внешних устройств; · звуковая и видеокарты; · таймер. Архитектура современных персональных компьютеров основана на магистрально-модульном принципе. Модульный принцип позволяет пользователю самому комплектовать нужную ему конфигурацию компьютера и производить при необходимости ее модернизацию. Модульная организация системы опирается на магистральный принцип обмена информацией. Все контроллеры устройств взаимодействуют с микропроцессором и оперативной памятью через системную магистраль передачи данных, называемую системной шиной. Системная шина выполняется в виде печатного мостика на материнской плате. Микропроцессор — это центральный блок персонального компьютера, предназначенный для управления работой всех блоков машины и для выполнения арифметических и логических операций над информацией. Системная шина является основной интерфейсной системой компьютера, обеспечивающей сопряжение и связь всех его устройств между собой. Системная шина обеспечивает три направления передачи информации: · между микропроцессором и основной памятью; · между микропроцессором и портами ввода-вывода внешних устройств; · между основной памятью и портами ввода-вывода внешних устройств. Порты ввода-вывода всех устройств через соответствующие разъемы (слоты) подключаются к шине либо непосредственно, либо через специальные контроллеры (адаптеры). Основная памят ь предназначена для хранения и оперативного обмена информацией с прочими блоками компьютера. Внешняя памят ь используется для долговременного хранения информации, которая может быть в дальнейшем использована для решения задач. Генератор тактовых импульсов генерирует последовательность электрических символов, частота которых задает тактовую частоту компьютера. Промежуток времени между соседними импульсами определяет такт работы машины. Источник питания — это блок, содержащий системы автономного и сетевого питания компьютера. Таймер — это внутримашинные электронные часы, обеспечивающие автоматический съем текущего момента времени. Таймер подключается к автономному источнику питания и при отключении компьютера от сети продолжает работать. Внешние устройства компьютера обеспечивают взаимодействие машины с окружающей средой: пользователями, объектами управления и другими компьютерами. Основными функциональными характеристиками персонального компьютера являются: 1. производительность, быстродействие, тактовая частота. Производительность современных ЭВМ измеряют обычно в миллионах операций в секунду; 2. разрядность микропроцессора и кодовых шин интерфейса. Разрядность — это максимальное количество разрядов двоичного числа, над которым одновременно может выполняться машинная операция, в том числе и операция передачи информации; чем больше разрядность, тем, при прочих равных условиях, будет больше и производительность ПК; 3. типы системного и локальных интерфейсов. Разные типы интерфейсов обеспечивают разные скорости передачи информации между узлами машины, позволяют подключать разное количество внешних устройств и различные их виды; 4. емкость оперативной памяти. Емкость оперативной памяти измеряется обычно в Мбайтах. Многие современные прикладные программы с оперативной памятью, имеющей емкость меньше 16 Мбайт, просто не работают либо работают, но очень медленно; 5. емкость накопителя на жестких магнитных дисках (винчестера). Емкость винчестера измеряется обычно в Гбайтах; 6. тип и емкость накопителей на гибких магнитных дисках. Сейчас применяются накопители на гибких магнитных дисках, использующие дискеты диаметром 3,5 дюйма, имеющие стандартную емкость 1,44 Мб; 7. наличие, виды и емкость кэш-памяти. Кэш-память — это буферная, недоступная для пользователя быстродействующая память, автоматически используемая компьютером для ускорения операций с информацией, хранящейся в более медленно действующих запоминающих устройствах. Наличие кэш-памяти емкостью 256 Кбайт увеличивает производительность персонального компьютера примерно на 20%; 8. тип видеомонитора и видеоадаптера; 9. наличие и тип принтера; 10. наличие и тип накопителя на компакт дисках CD-ROM; 11. наличие и тип модема; 12. наличие и виды мультимедийных аудиовидео-средств; 13. имеющееся программное обеспечение и вид операционной системы; 14. аппаратная и программная совместимость с другими типами ЭВМ. Аппаратная и программная совместимость с другими типами ЭВМ означает возможность использования на компьютере, соответственно, тех же технических элементов и программного обеспечения, что и на других типах машин; 15. возможность работы в вычислительной сети; 16. возможность работы в многозадачном режиме. Многозадачный режим позволяет выполнять вычисления одновременно по нескольким программам (многопрограммный режим) или для нескольких пользователей (многопользовательский режим); 17. надежность. Надежность — это способность системы выполнять полностью и правильно все заданные ей функции; 18. стоимость; 19. габаритами вес.