Сохранение записи

Закрепление столбцов

Если вы хотите, чтобы во время прокрутки отдельные поля таблицы постоянно присутствовали на экране, воспользуйтесь командой Формат\Закрепить столбцы (Format\Freeze Columns) Например, можно сделать так, чтобы поле Name было постоянно видно во время прокрутки таблицы, когда нужно найти другую информацию. Закрепленные столбцы разместятся слева от всех столбцов. Если нужно закрепить несколько столбцов, то они должны быть смежными (Конечно, столбцы можно предварительно переместить, чтобы они находились рядом друг с другом) А если нужно освободить эти столбцы, выберите команду Формат\Освободить все столбцы (Format\ Unfreeze All Columns).

Access сохраняет запись, когда вы из нее выходите Чтобы сохранить запись, не покидая ее, нажмите комбинацию клавиш <Shift+Enter> Третьим способом сохранения записи является закрытие таблицы Но есть и еще один способ — выполнить команду Записи\Сохранить запись (Records\Save Record)

Сортировка и фильтрация записей в режиме таблицы

При поиске некоторого значения Access находит и отображает соответствующую запись. Но если заданному критерию удовлетворяет несколько записей, то для удобства работы возникает необходимость отобразить на экране только их. С помощью кнопок сортировки и фильтрации, находящихся на панели инструментов (или команд Фильтр (Filter) и Сортировка (Sort) из меню Записи (Records)), можно отобразить на экране только необходимые для работы записи, а также быстро отсортировать их в нужном порядке. Для сортировки всей таблицы используются две кнопки сортировки, а для выбора определенных записей — три кнопки фильтрации

Быстрая сортировка

Иногда необходимо отсортировать записи в определенной последовательности Кнопки сортировки панели инструментов позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию. Сначала выберите поля для сортировки, а затем щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию (А-Я) (Sort Ascending (A-Z)) или Сортировка по убыванию (Я-А) (Sort Descending (Z-A))

Для выбора поля сортировки достаточно поместить в него курсор на уровне любой записи. После этого щелкните на соответствующей кнопке, и данные мгновенно будут отсортированы

Если вы хотите сортировать данные по нескольким полям, выделите несколько столбцов Для этого сначала выделите один столбец, а затем нажмите клавишу <Shift> и перетащите курсор (Таким образом выделяются смежные столбцы) При этом записи таблицы отсортируются сначала по первому столбцу, затем по второму и т д. Если же нужно выделить несмежные столбцы, то, как уже упоминалось выше, их нужно переместить, чтобы они располагались рядом

Чтобы восстановить первоначальный порядок расположения записей, воспользуйтесь командой Записи\Удалить фильтр (Records\Remove Filter/Sort)

Задание.

1. Создание таблиц

· Структура таблиц

· Поля

· Типы данных

· Свойства данных

Задание 1

Создать пустую базу данных. Для этого выполнить следующие действия:

1. Запустить программу MS Access

2. Создать новую базу данных (Файл/создать базу данных)

3. Окно базы данных состоит из шести вкладок, выбрать вкладку «таблица» и нажать кнопку «Создать».

4. В окне «новая таблица» выбрать пункт «конструктор»

5. Создать структуру таблицы, для этого надо заполнить столбцы «имя поля» и «тип данных» следующим образом:

Имя поля	Тип данных
Фамилия	Текстовый (щелкните мышкой)
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Дата рождения	Дата/время
Адрес	Текстовый
Телефон	Текстовый
Группа	Текстовый

6. Завершив ввод структуры таблицы, сохраните ее с именем «фамилия_группа_база_таблица_анкета», выполнив команду Файл/Сохранить. В

ответ на вопрос “Создать ключевое поле сейчас” нажмите кнопку «да»

В вашей таблице появится поле с именем “код”. Это поле называется первичным ключом и однозначно идентифицирует каждую запись в таблице. Тип данных у этого поля обозначен как “Счетчик”. Это означает, что каждый раз при создании новой записи значение счетчика будет увеличиваться на 1. В результате у каждой записи формируется свой номер, который и является первичным ключом.

Задание 2

1. Открыть таблицу “Вид/ режим таблицы”.

2. Заполнить строки.

На предложение системы дать имя созданной таблице ввести имя «анкета» СОХРАНИТЬ!!!! (файл\сохранить)

Задание 3

1. На основе созданной таблицы создайте список фамилий студентов Вашей группы, для этого в режиме конструктора для поля “фамилия” откройте вкладку “подстановка” и установите следующие свойства для поля “фамилия”

Тип элемента управления	Поле со списком
Тип источника строк	Таблица/запрос
Источник строк	1. Щелкните мышкой, 2. Нажмите кнопку 3. В появившемся окне “построителя запросов”: · Добавить таблицу “Анкета”, · Закрыть окно “добавление таблицы” · перетащить с помощью мыши поле “фамилия” в “поле” бланка запроса · в поле “вывод на экран” должна стоять галочка 4
Ограничиться списком	Нет

4. В результате выполнения Задания 3 в таблице “Анкета” в поле “фамилия” при щелчке мышью должна появиться кнопка, обеспечивающая выбор из списка.

Задание 4.

Использование форм для ввода и редактирования данных

Создать форму для заполнения таблицы «Анкета»

· Откройте окно базы данных

· Перейдите на вкладку «формы»

· Нажмите кнопку «Создать»

· Выбрать Автоформа: ленточная, в качестве «источника данных» выберете таблицу «анкета».

Дата добавления: 2014-01-06