Режим структуры документа

Использование шаблонов

Для унификации структуры и внешнего вида документов используются стандарты.

Шаблон – инструмент стандартизации документов.

Шаблоны позволяют составлять и хранить универсальные бланки форматирования документов различного типа: обложка, письмо, ведомость и т.п. Составной частью шаблона являются стили, определяющие внешний вид символов и абзацев. При составлении документа, сначала вызывается шаблон соответствующего типа, а затем заполняется. Шаблоны хранятся в папке шаблонов, в файлах с расширением.dot. При запуске Word, автоматически создается документ на основе шаблона Normal.dot. Создать документ на основе другого шаблона можно вызвав командой Файл ® Создать диалоговое окно Создание документа, в котором будут предложены различные шаблоны.

Рассмотренный минимальный набор средств текстового процессора Word, позволяет создать и оформить документ. Следующей ступенью является овладение средствами Word по созданию структурированных документов.

Структурирование – объединение данных в группы по какому-либо признаку.

В Word, в роли такого признака выступают стили форматирования. Например, документ выглядит хорошо, если он имеет заголовки, выровненные по центру и выделенные отличающимся от основного текста шрифтом.

В документах, состоящих из значительного количества страниц, вручную, одинаково отформатировать заголовки представляет весьма сложную задачу. Для выхода из положения, каждому из видов форматирования назначают свой стиль. Таким образом, все заголовки объединяются по признаку стиля форматирования Заголовок, все списки – по признаку Список, текст абзаца – по признаку Основной текст и т.д. Структурированный с помощью стилей форматирования документ удобно обрабатывать в режиме отображения структуры документа (Вид ® Структура). В этом режиме можно отобразить как весь текст документа, так только некоторые его элементы. Например, можно показать только заголовки первого уровня (стиль Заголовок 1) или заголовки первого и второго уровней (Заголовок 1 и Заголовок 2). Слева от элемента в режиме структуры расположены знаки + и -. Знаком + обозначаются такие элементы, которые имеют подчиненные структуры текста. Щелчком по знакам в левом поле, можно скрывать или отображать соответствующий ему элемент документа.

Возможности обработки структурированных документов позволяют создавать документ из текста, находящегося в разных файлах и объединяя их в главном документе.

Главным называется документ, с которым связаны документы, находящиеся в других файлах и образующие в главном – один составной документ.

Пример: Документы, содержащие как текст, так и графику удобно обрабатывать, если они имеют небольшой, в пределах 1 п.л. (20-22 стр.) объем. Дипломная работа имеет объем 80-100 стр., поэтому при написании всего текста в одном файле, такой документ будет дольше загружаться в оперативную память и вообще будет неповоротлив. Но эта дипломная работа включает 5 разделов, которые можно сохранить в отдельных файлах и управлять ими с помощью главного документа.

Дата добавления: 2014-01-06