Організація обліку розрахунків з підзвітними особами та інших операцій

Підзвітними особами вважаються працівники підприємства, які одержали гроші (аванс) у підзвіт для проведення операційно-господарських витрат, а також на службові відрядження.

Гроші, видані у підзвіт, мають використовуватися лише на ті потреби, на які вони видані.

Видача грошових коштів у підзвіт оформляється видатковим касовим ордером на підставі наказу керівника, за умови, що за працівником немає заборгованості по раніше одержаних авансах. Підзвітна особа зобов'язана надати звіт про витрачання цих коштів за призначенням і пред'явити підтверджувальні документи, а також внести до каси невикористану суму в такі терміни:

- при відрядженні - не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження;

- по сумах на закупівлю сільськогосподарської продукції – не пізніше десяти робочих днів з дня їхньої видачі;

- по інших сумах - не пізніше наступного робочого дня після видачі під звіт.

При оформленні розрахунків із підзвітними особами необхідно керуватися Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління НБУ від 15.12.2004р. зі змінами та доповненнями.

Норма даного Положення передбачає повернення залишку невикористаних грошових коштів одночасно з поданням авансового звіту про використання виданих під звіт сум. Подання до бухгалтерії підприємства авансового звіту без одночасного повернення невитрачених коштів згідно з Положенням № 663 розцінюється як неповний звіт підзвітної особи щодо виданих підзвітних сум.

Синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на активно-пасивному рахунку 37 (спрощеного плану) або 372 (загального плану). По дебету даного рахунка відображаються суми, видані працівникам підприємства під звіт. По кредиту списання виданих коштів - згідно з поданими авансовими звітами.

Аналітичний облік здійснюється у відомості 3-М (розділ І) на основі затверджених авансових звітів, з доданими підтверджуючими первинними документами. В малому підприємстві аналітичний облік побудований в розрізі підзвітних осіб (прізвище, ім'я), за призначенням грошей, виданих під звіт та за їх термінами.

При використанні коштів на відрядження необхідно керуватись постановою Кабінету Міністрів "Про норми відшкодування витрат в межах України і за кордоном" від 23.04.1999 р., зі змінами і доповненнями а також Інструкцією Мінфіну "Про службові відрядження в межах України і за кордоном" від 10.06.1999 р. зі змінами і доповненнями.

Згідно з перерахованими нормативними актами тривалість відрядження в межах України - 30 календарних днів, за кордон - 60 днів. Тривалість відрядження визначається на підставі посвідчення про відрядження, в якому проставляються дати прибуття і вибуття.

Витрати, які відшкодовуються працівнику за час відрядження:

1.Добові в межах України - 30 грн., за кордоном - 280 грн.

2. Вартість проїзду до місця відрядження і назад всіма видами транспорту (крім таксі) - в сумі фактичних витрат, при пред'явленні підтверджуючих документів.

3. Вартість постільних речей в поїзді - в сумі фактичних витрат, при пред'явленні квитка.

4. Вартість проживання в готелях - в сумі фактичних витрат, при пред'явленні підтверджуючих документів.

5. Оплата за бронювання місця в готелі, але не більше 50 % вартості за день проживання.

6. Оплата інших побутових послуг, наданих в готелі при пред`явленні документів.

Після закінчення місяця по кожній підзвітній особі визначають сальдо на кінець місяця, яке переноситься у Відомість 3-М (розділ І) на основі поданих авансових звітів.

Сальдо на рахунку 37 (372) може бути як дебетовим, так і кредитовим. Дебетове сальдо вказує на залишки одержаних під звіт авансів, по яких ще не подано звіти, тобто заборгованість підзвітних осіб перед підприємством. Кредитове сальдо відображає величину по авансовому звіту, тобто заборгованість підприємства підзвітній особі. При цьому в балансі підприємства залишки рахунка 37 відображаються розгорнуто:

- дебетове сальдо відображається у складі оборотних активів у рядку 210 "Інша поточна дебіторська заборгованість" балансу;

- кредитове - у складі зобов'язань підприємства по рядку 610 "Інші поточні зобов'язання".

Мале підприємство облік розрахунків з постачання сировини, товарів, електроенергії, палива, малоцінних та швидкозношуваних предметів, інших робіт і послуг ведуть на рахунку 68 «Розрахунки за іншими операціями». Постачання товарно-матеріальних цінностей, виконання робіт і послуг для підприємства здійснюється на основі договорів. Мале підприємство видає своєму представнику довіреність на право отримання товарно-матеріальних цінностей від постачальника. Ці довіреності вже не є документами суворого обліку, однак реєструються та видаються під розписку одержувачу. На підставі довіреностей на отримання матеріалів постачальники виписують товарно-транспортні накладні, в яких вказують номер довіреності, на кого вона була виписана, найменування товарно-матеріальних цінностей, їх кількість чи масу, якісні характеристики, ціну, вартість, суму податку на додану вартість за умови, якщо воно є платником такого податку. На виконані роботи і надані послуги підрядники складають акти встановленої форми. При цьому довіреностей тут не використовують, а оформляють акти на фактично виконані роботи чи послуги (наприклад, сервісне обслуговування, монтажно-будівельні роботи) на основі умов попередньо укладених договорів.

Оплату постачальникам і підрядникам проводять платіжними дорученнями, платіжними вимогами-дорученнями, чеками, акредитивами. Дані первинних документів записують у "Журналі обліку господарських операцій" та Відомості 3-М.

Аналітичний облік, ведуть окремо за кожним постачальником чи підрядником у розрізі документів (рахунків) на отримання матеріалів, робіт, послуг та оплату за них у Відомості 3-М (розділ І) аналітичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками.

В методичних рекомендаціях по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, також зазначено, що протягом місяця записи у відомості здійснюються в міру визнання зобов'язання за матеріальні цінності, нематеріальні активи, роботи і послуги та проведення розрахунків з постачальниками та підрядниками на підставі первинних документів (товарно-транспортних накладних, накладних на відпуск товарно-матеріальних цінностей, актів приймання матеріалів, робіт, послуг, прибуткових та видаткових касових ордерів, виписок банку).

Дата добавления: 2014-01-07