Правила набора текстовых документов

Задачи

1. Укажите наиболее точное определение. “Приложения” – это:

- программы для проверки компьютерной системы;

- программы для ознакомления пользователя с принципами устройства компьютера;

- прикладные программы, созданные для работы под управлением конкретной операционной системы;

- техническая документация компьютера.

2. Установите соответствие между названием и функцией популярного ПО:

- КонсультантПлюс - MySQL - Adobe Photoshop - Fine Reader

- система распознавания текста - справочно-правовая система - графический редактор - СУБД

3. Пикселизация изображений при увеличении масштаба - один из недостатков:

- растровой графики;

- векторной графики.

4. Одним из основных преимуществ растровой графики перед векторной является:

- возможность изменения разрешения изображения;

- возможность интеграции текста;

- фотореалистичность изображений;

- возможность трансформации изображения;

- малый размер изображения.

5. Разрешение изображения измеряется в:

- пикселях (pix);

- точках на дюйм (dpi);

- мм, см, дюймах.

6. Минимальным объектом изображения в растровом графическом редакторе, является:

- палитра цветов;

- знакоместо (символ);

- точка экрана (пиксель);

- объект (прямоугольник, круг и т.д.)

Раздел 8. Работа в текстовом редакторе MS Word

Эта глава пишется с расчетом на то, что читающие, ее уже являются пользователями ПК, и умеют работать в одном из наиболее популярных приложений ОС Windows – текстовом редакторе MS Word. Однако подавляющее большинство осваивало работу в текстовом редакторе самостоятельно, и существует ряд типичных ошибок набора, редактирования и форматирования текстовых документов, которые допускают многие пользователи. В нашем курсе по MS Word мы:

1) рассмотрим типичные ошибки пользователей, и объясним их последствия;

2) научимся форматировать документы оптимальным способом с применением стилей и шаблонов.

Важно усвоить, что работа в текстовом редакторе состоит из двух этапов:

- набор и редактирование (изменения, касающиеся непосредственно текста: вставка, замена, удаление, перемещение символов, слов, абзацев…);

- форматирование (придание документу вида: параметры шрифта, абзаца, страницы…).

Эти этапы четко разделяются между собой.

Однажды набранный текст может быть неоднократно в дальнейшем переформатирован. Насколько легко, при необходимости, можно будет изменить вид текста, зависит от того, насколько безошибочно он был набран.

При работе с данными существует общее правило: хранение данных первично, отображение (внешний вид) – вторично. Отображение может быть легко изменено, в случае, когда данные правильно сохранены.

И еще одно правило: форматирование никогда не следует делать с помощью символов, вводимых с клавиатуры. Т.е. выравнивание по центру или отступ красной строки не следует делать посредством клавиши “пробел”, отступы по высоте вокруг заголовков или начало следующей главы с новой страницы не следует делать посредством клавиши “Enter”, и. т.п. Все форматирование в документе должно осуществляться с помощью меню, предусмотренного для этой цели в редакторе MS Word.

Рис. 46. Включение режима отображения непечатаемых знаков на панели инструментов.

Чтобы оценить, насколько правильно набран документ, нужно посмотреть на него в режиме отображения “ непечатаемых знаков ”, или, другими словами спецсимволов. В этом режиме отображаются все символы, вводимые с клавиатуры. Например, пробел отображается центрированной по вертикали точкой, а нажатие клавиши <Enter> символом .

Режим отображения непечатаемых знаков устанавливается на стандартной панели инструментов MS Word. Работа над документом в режиме, когда непечатаемые знаки не отображаются – это, во многом, работа “вслепую”.

Непечатаемые знаки (спецсимволы) удаляются так же, как и все другие символы текста.

Ниже в таблице приводятся некоторые спецсимволы:

Таблица 16.

спецсимвол	Ввод с клавиатуры	Отображение
Знак абзаца	<Enter>
Разрыв строки (принудительный)	<Shift><Enter>
Разрыв страницы (принудительный)	<Ctrl><Enter>
Табуляция	<Tab>
Пробел	<Пробел>
Конец ячейки

Правильно набранный документ, в режиме включенных спецсимволов должен выглядеть примерно следующим образом:

Рис. 47. Правильно набранный документ.

На рисунках 48 и 49 приводится пример того же документа, но набранного неверно. В этом случае выравнивание и отступ красной строки выполнялись пробелами, <Enter> нажималась иногда не только в конце абзаца, но и в конце каждой строки, вертикальные отступы от заголовков делались с помощью пустого абзаца и т.п.

Простейшее переформатирование документа, показанного на рисунке 48 (в данном случае была увеличена ширина полей), приводит к нежелательному результату (см. рисунок 49). Если при этом Вы не привыкли использовать режим включенных спецсимволов, Вы не сможете понять, в чем же причина несоответствия результата переформатирования вашим ожиданиям.

Рис. 48. Неправильно набранный документ.

Рис. 49. Результат переформатирования неправильно набранного документа.

1. Знаки препинания.,:; … пишутся слитно с предшествующим и раздельно со следующим словом. Иначе возможен перенос одиночного знака препинания в начало строки.

Правильно	Не правильно
Процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации.	Процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации.

2. Скобки и кавычки “прилепляются” к заключенному в них тексту. Иначе возможен перенос отдельной скобки или кавычки в начало строки, или, наоборот, одиночная скобка или кавычка могут остаться в конце строки.

Правильно	Не правильно
Эта информация будет храниться на одном из персональных компьютеров в локальной (ведомственной) сети.	Эта информация будет храниться на одном из персональных компьютеров в локальной (ведомственной) сети.

3. Сокращения типа: И. С. Тургенев, г. Санкт-Петербург, 2002 г. в тексте правильно писать через неразрывный пробел <Ctrl><Shift><Пробел>, чтобы исключить перенос отдельных частей сокращений на другую строку.

4. Следует различать и правильно употреблять символы тире и дефис.

§ Дефис заменяет символ в слове, и по этой причине не отделяется пробелами. Например: “человек-амфибия”.

§ Тире заменяет слово в предложении, и поэтому отделяется пробелами с двух сторон. Например: “Хлеб – всему голова”.

5. Не следует самостоятельно вставлять в слова символ переноса (дефис), для того чтобы часть слова перенеслась на следующую строку. При необходимости можно разрешить в данном документе перенос слов по слогам, изменив настройки в пункте меню: Сервис/ Язык/ Расстановка переносов.

6. При работе в MS Word не возникает необходимости ставить подряд более одного символа “пробел” (‘ ’) и символа “конец абзаца” (<Enter>).

§ Выравнивания абзацев (по центру, вправо, влево, по ширине), отступы “красной строки”, отступы абзаца от полей страницы на определенную величину, отступы между абзацами (в том числе, когда абзац является заголовком) и межстрочное расстояние устанавливаются стандартными средствами MS Word. См. пункт меню Формат/ Абзац.

§ Разнесение текста в несколько колонок – Формат/ Колонки.

§ Начало следующего текста с новой страницы – Вставка/ Разрыв/ Новую страницу или сочетание клавиш <Ctrl><Enter>.

7. Никогда не следует ставить символ “конец абзаца” (<Enter>) внутри одного логического абзаца. Если необходимо принудительно разбить строку, используйте символ “разрыв строки” (<Shift><Enter>).

8. В списках не следует расставлять нумерацию вручную. При необходимости используйте возможности:

§ пропустить нумерацию (отжать кнопку нумерации на панели инструментов);

§ начать нумерацию с определенного значения, изменить тип и вид списка (Формат/ Список);

Рис. 50. Пиктограммы “Уменьшить отступ” и “Увеличить отступ” на панели инструментов.

§ изменить уровень пункта в иерархическом списке (кнопки: Увеличить отступ и Уменьшить отступ на стандартной панели инструментов.)

9. Нумерация страниц в документе расставляется автоматически (Вставка/ Номера страниц).

§ Опционально можно запретить выставление номера на первой странице текущего раздела [3].

§ Чтобы начать нумерацию страниц текущего раздела с определенного номера, в пункте меню Вставка/ Номера страниц используйте кнопку Формат …

10. Для того чтобы вставить в текст сноски используйте пункт меню Вставка/ Сноски.

11. Символ ‘.’ (точка) в конце заголовков не ставится.

12. Для того чтобы автоматически сформировать оглавление документа используйте разметку документа стилями. См. ниже.

13. Таблицы чаще, чем другие части документа, подвергаются переформатированию, в частности, изменению ширины столбцов. Чтобы не возникало проблем при переформатировании таблиц, следует соблюдать следующие правила:

§ Каждый отдельный элемент таблицы должен вводиться в соответствующую ему отдельную ячейку.

Правильно

Не правильно

Рис. 51. Форматирование таблиц.

Рис. 52. Варианты установки границ ячеек в таблице.

§ Границы ячеек таблицы можно частично или полностью не отображать при печати документа.

§ Если элементами ячеек являются числовые данные, то правильнее выравнивать содержимое таких ячеек вправо, для того, чтобы сразу был виден порядок числа. При этом количество знаков после запятой должно быть одним и тем же.

Рис. 53. Варианты выравнивания текста в ячейке таблицы.

§ Выравнивание по вертикали в ячейках таблицы выполняется без использования символа “Конец абзаца” (<Enter>). См. пункт контекстного меню Выравнивание в ячейке (щелчок правой кнопкой мыши на выделенном фрагменте таблицы).

§ При необходимости (в сложных шапках) используйте объединение ячеек.
Таблица/ Объединить ячейки.

Дата добавления: 2014-01-07