Налоговый учет недостач

Выявленные недостачи отражаются в налоговом учете в соответствии с положениями Налогового кодекса.

Если выявленные недостачи не превышают норм естественной убыли, то в соответствии с пп.2 п.7 ст.254 НК РФ, к материальным расходам для целей налогообложения приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норместественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ (см. Приложение 1).

Обратите внимание: положениями НК РФ не предусмотрено отнесение к материальным расходам потерь от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке ТМЦ в пределах норм естественной убыли, определяемых в порядке, установленном локальными актами налогоплательщика (письмо УФНС от 30.07.2010г. №16-15/080278@).

Если суммы выявленных недостач взыскиваются с виновных лиц, то у организации возникает внереализационный доход в соответствии с п.3 ст.250 НК РФ.

Такой доход признается в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда в соответствии с пп.4 п.4 ст.271 НК РФ.

При этом в Налоговом кодексе отсутствуют прямые указания, учитывается ли сумма такой недостачи в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Однако сама сумма недостачи уменьшает экономические выгоды предприятия и по своей сути является расходом.

В соответствии с п.1 ст.252 НК РФ, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, если они оправданы и документально подтверждены.

Документами, подтверждающими расходы организации в связи с недостачей, могут служить:

• инвентарные ведомости;
• акты, подтверждающие недостачу;
• заключение комиссии, расследующей недостачу;
• объяснительная записка сотрудника.

Собрав все необходимые документов, сумму недостачи можно полностью учесть в составе расходов. Такая позиция подтверждается письмом Минфина от 17.04.2007г. №03-03-06/1/245.

При возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, при отсутствии виновных лиц или при отказе суда во взыскании убытков, расходы по недостаче учитываются в составе внереализационных расходов организации.

В соответствии с пп.5 п.2 ст.265 Налогового кодекса, к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в том числе - в виде недостачи МЦ в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

В своем письме от 27.08.2010г. №03-03-06/4/81 Минфин подтвердил, что при документальном подтверждении (в соответствии с пп.5 п.2 ст.265 НК РФ) факта отсутствия виновных лиц уполномоченным органом государственной власти, для целей исчисления налога на прибыль, налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков от хищений.

При отсутствии документального подтверждения отсутствия виновных лиц, расходы в виде недостач не учитываются в составе расходов для целей налогового учета.

Обратите внимание: транспортные расходы, таможенные пошлины и сборы в части, приходящейся на недостачу товара сверх норм естественной убыли, не учитываются для целей налогообложения прибыли, поскольку не удовлетворяют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, как и недостача товара (см. пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, п. 2 Письма Минфина России от 10.08.2005 N 03-03-04/1/160).

Вопрос 3. Проверка деятельности материально-ответственных лиц на основе бух­галтерской документации с учетом предполагаемого способа совершения преступления.

Нарушение установленных правил документооборота, запущенность и неправильная постановка учета, отсутствие надлежащего контроля за материально-ответственными лицами приводят к недостаточно четкому отражению хозяйственных операций.

Одним из видов встречающихся учетных несоответствий на предпри­ятиях и организациях являются расхождения между бухгалтерскими доку­ментами и фактическим наличием товарно-материальных ценностей, имуще­ства или денежных средств. Такие расхождения могут возникнуть в резуль­тате описок, обмеров или хищений. В связи с этим имеется необходимость периодически сверять данные документального учета с фактическим наличи­ем имущества. С этой целью проводится так называемая инвентаризация и используются другие приемы фактического контроля.

В связи с появлением многообразных форм собственности, и переходом на рыночные отношения документальная база доказывания преступлений на многих хозяйственных объектах сужена, и соответственно возросла роль методов фактического контроля как средств сбора доказательств при расследовании экономических преступлений. Поэтому знание инвентаризации и других ме­тодов фактического контроля не менее значимо для юриста, чем знание ме­тодов исследования документальных данных.

В соответствии со ст. 12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтер­ской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризацией называется установление фактического нали­чия имущества, средств предприятия, его финансовых обязательств путем пересчета, обмера, взвешивания ценностей, сверки расчетов и последующее сопоставление фактического наличия с учетными данными.

Порядок проведения инвентаризации регламентируется "Ме­тодическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обя­зательств", утвержденными приказом Министерства финансов РФ от 13 ию­ня 1995 г. №49.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Для целей ин­вентаризации под имуществом понимают: основные средства, нематериаль­ные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовую про­дукцию, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые ак­тивы.

Под финансовыми обязательствами для целей инвентаризации по­нимается: кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того ин­вентаризации подлежат все виды имущества и запасов, не принадлежащие предприятию, но числящиеся в бухгалтерском учете предприятия (находя­щиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для перера­ботки), а также имущество, не учтенное по каким либо причинам.

Основные цели инвентаризации:

1) выявление фактического наличия имущества;

2) сопоставление фактического наличия с учетными данными;

3) проверка полноты отражения в учете обязательств.

В соответствии со ст. 12 ФЗ "О бухгалтерском учете", проведение ин­вентаризации обязательно:

- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарно­го предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально-ответственных лиц;

- при установлении фактов хищения, злоупотребления, а также порчи ценностей;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных си­туаций, вызванных экстремальными условиями;

- при ликвидации или реорганизации предприятия перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;

- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

В соответствии с задачами, решаемыми посредством процедуры инвентаризации их принято классифицировать по следующим признакам.

1. По полноте охвата средств:

- полная - инвентаризация всего имущества и финансовых обяза­тельств, например, при ликвидации предприятия или ежегодно перед состав­лением годового баланса;

- неполная - инвентаризация отдельных видов имущества или финансо­вых обязательств, например, при смене материально-ответственного лица.

2. По характеру проведения инвентаризация бывает:

- плановая - производится в предусмотренные сроки;

- служебная - при смене материально-ответственного лица, в случае стихийных бедствий;

- внеплановая - проводится по требованию оперативно-следственных органов, суда. Главное условие се проведения - внезапность.

По виду средств, подлежащих инвентаризации:

- основных средств;

- нематериальных активов;

- финансовых вложений;

- товарно-материальных ценностей;

- незавершенного производства и расходов будущих периодов;

- животных и молодняка животных;

- денежных средств, денежных документов и бланков документов стро­гой отчетности;

- расчетов;

- резервов предстоящих расходов и платежей и др.

Порядок назначения и проведения инвентаризации по каждому виду указанных средств отражен в разделе 3 Методических указаний по инвента­ризации имущества и финансовых обязательств от 13.06.95 г.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, пе­речень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев обязатель­ного проведения инвентаризации.

Ответственность за правильность проведения инвентаризации несут руководитель предприятия и главный бухгалтер.

Общие правила проведения инвентаризации регламентируются Мето­дическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обяза­тельств от 13.06.95 г.

Количество плановых инвентаризаций па предприятии, дата их прове­дения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем и оговаривается в приказе об учетной политике, кроме случаев обязательной инвентаризации, рассмотрен­ных выше.

При проведении инвентаризации по требованию органа дознания, сле­дователя или ревизора при проведении ревизии руководитель предприятия создает комиссию с участием ревизоров, в состав которой включаются:

1) представители администрации предприятия и органа, назначившего инвентаризацию;

2) работники бухгалтерской службы (для осуществления подсчетов при инвентаризации);

3) другие специалисты (инженеры, экономисты, техники);

4) могут быть включены представители внутренней службы аудита предприятия, независимых аудиторских организаций;

5) материально-ответственные и другие заинтересованные лица. Уча­стие материально-ответственного лица обязательно при проверке фактического наличия имущества. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.

Перед началом инвентаризации материально-ответственное лицо должно дать подписку о том, что им сданы в бухгалтерию все документы по операциям с инвентаризуемыми ценностями, для того чтобы исключить со­ставление бестоварных документов задним числом. Во время проведения ин­вентаризации все операции по приему и отпуску ценностей прекращаются.

По результатам фактической проверки полученные сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Описи должны со­ставляться в момент проведения инвентаризации, при этом составление чер­новиков с последующей перепиской не допускается. Наименования инвента­ризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по но­менклатуре и в единицах, принятых в учете. Исправления должны быть ого­ворены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и мате­риально-ответственными лицами. В описях не допускается оставлять не­заполненные строки. По каждой странице инвентаризационной описи должен производиться подсчет количества и сумм по указанным ценностям. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутст­вии, об отсутствии к членам инвентаризационной комиссии каких-либо пре­тензий.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственных лиц обя­зательно до открытия склада, где проводилась инвентаризация. Результаты кон­трольных проверок правильности оформления инвентаризации оформляются актом контрольной проверки и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

Результатами ин­вентаризации может быть установлено:

1) совпадение книжных (учетных, документальных) и фактических ос­татков. Это идеальный результат инвентаризации. Однако такое совпадение может быть вызвано заполнением описей не путем фактической проверки, а на основе книжных остатков или со слов материально-ответственного лица;

2) превышение учетных остатков над фактическими, в результате чего образуется недостача;

3) превышение фактических остатков над учетными, то есть наличие излишков товарно-материальных ценностей.

В соответствии со ст. 12 ФЗ "О бухгалтерском учете" "выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачис­ляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на увеличение финансирования (фондов);

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества или порчи цен­ностей списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации на уменьшение финансирования (фондов)".

Часть выявленной недостачи может быть списана в пределах норм ес­тественной убыли (например, усушки, утруски). Следует знать, что естест­венная убыль не может быть начислена почти по всем промышленным това­рам (инструмент, ткани, обувь и др.) и по некоторым, прежде всего штучным, продовольственным товарам (например, консервы). Начисление естествен­ной убыли производится только после инвентаризации при наличии и в пре­делах недостачи.

Следует также отличать от естественной убыли порчу ценностей, на которую материально-ответственное лицо в присутствии комиссии составля­ет специальные акты. Испорченные товары после утверждения акта руково­дителем организации должны быть реализованы (например, на корм скоту) или уничтожены, что также оформляется документально. На товары, списан­ные в результате порчи, естественная убыль не начисляется.

Если в результате инвентаризации выявлены излишки, необходимо ус­тановить истинную причину их образования. Излишки могут возникнуть вследствие ошибок в бухгалтерском учете. Однако зачастую значительные излишки создаются в результате обсчета, обмана потребителей, также путем завоза неоприходованного товара, приписок в инвентаризационных описях. Недостача или излишки могут быть также следствием пересортицы.

Пересортица товарно-материальных ценностей имеет место, если однородные товары окажутся одновременно в недостаче и в излишках, на­пример, куры I категории будут в недостаче, а куры II категории - в излишке. Причинами пересортицы могут быть:

1) ошибки материально-ответственного лица при приемке или отпуске ценностей (случайные, по неопытности);

2) злоупотребления материально-ответственного лица (искусственное создание пересортицы за счет обмана покупателей);

3) ошибочные записи в бухгалтерском учете – в этом случае на винов­ное лицо накладывается административное взыскание;

4) умышленное внесение неверных записей в первичные документы и до­кументы бухгалтерского учета в целях запутывания сортового учета товаров.

Образующаяся в результате пересортицы суммовая разница (суммовая недостача) должна быть взыскана с виновных лиц. Суммовая разница от про­дажи товара при пересортице должна быть возвращена покупателю.

К документам, представляемым для оформления списания недостач имущества сверх норм естественной убыли, должны быть приложены реше­ния следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие ви­новных лиц, либо заключение внутренней или внешней экспертизы о причи­нах порчи ценностей.

Выявленные в ходе инвентаризации факты пересортицы, могут быть урегулированы путем взаимного зачета излишков и недостач. Но это допус­кается в виде исключения только у одного и того же проверяемого лица в от­ношении имущества одного и того же наименования и в тождественных ко­личествах.

По истечении 10 дней после окончания инвентаризации все данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с данными инвентаризации.

Вопрос 4. Определение недостатков документального оформления операций, способствовавших возникновению недостач (излишков).

Объекты исследования:

– первичные документы бухгалтерского учета и документы отчетности;
– регистры бухгалтерского учета.

Задачи, решаемые в рамках данного вида экспертизы:

– исследование фактических данных, связанных с недостачей либо излишками товарно-материальных ценностей и денежных средств;
– определение правильности документального оформления операций приема, хранения товарно-материальных ценностей и денежных средств;
– определение соответствия отражения в бухгалтерских документах хозяйственно-финансовых операций требованиям бухгалтерского учета и отчетности и действующим нормативным актам;
– определение недостатков в ведении, организации бухгалтерского учета и контроля, которые способствовали образованию материального ущерба или препятствовали его своевременному выявлению;
– установление круга лиц, за которыми по документальным данным в период образования недостачи либо излишков числились товарно-материальные ценности или денежные средства;
– выявление учетных несоответствий, их величины, механизма образования, влияния на показатели финансово-хозяйственной деятельности, отклонений от правил ведения учета и отчетности;
– установление обстоятельств, связанных с отражением в бухгалтерских документах операций приема, хранения, реализации товарно-материальных ценностей, поступления и расходования денежных средств. К основным правилам проведения ревизии относятся внезапность,

активность, непрерывность, обоснованность, гласность.

1. Внезапность. Ревизор должен применять неожиданные для контролируемых лиц средства и способы проверки их действий. Важнейшим условием достижения внезапности ревизии является неразглашение этапов ее

подготовки и начала.

2. Активность. Ревизор должен проявлять инициативу в поиске приемов и

средств проверки, высокую оперативность в работе, соблюдать сроки проверки, так как медлительность в ревизии может позволить скрыть нарушения, например, оформить недостающие документы, завезти и вывезти ценности, оприходовать неучтенные ценности. Однако ревизору не нужно проявлять опрометчивость и делать поспешные выводы.

3. Непрерывность. Начатые ревизионные действия должны вестись активно и непрерывно до полного объяснения обнаруженных фактов, возмещения выявленного ущерба, привлечения виновных к ответственности, т.е. до выполнения намеченных в программе ревизии заданий.

4. Обоснованность. Вскрытые факты и выводы ревизии должны быть документально обоснованы, что предполагает дополнительную проверку любого факта, приводимого заинтересованными лицами в свое оправдание. Ревизору нельзя игнорировать просьбы заинтересованных лиц о выполнении каких-либо ревизионных действий, в результате которых могут быть установлены важные обстоятельства, например, данные, оправдывающие заинтересованных лиц.

Необъективность ревизии приводит к тому, что отдельные нарушения так и остаются до конца не выясненными. Несоблюдение правила обоснованности является причиной повторных и дополнительных ревизий, бухгалтерских экспертиз, возврата материалов ревизии следственными органами.

5. Гласность. Ревизоры с момента начала ревизии оповещают работников

организации о ее начале, объявляют о месте и времени приема лиц, желающих переговорить по вопросам, относящимся к ревизии. Первоначально результаты ревизии обсуждаются с руководством обревизованной организации, затем о них информируют непосредственного заказчика данной работы (собственника, руководство вышестоящей организации). Правило гласности ревизии способствует устранению любой ошибки, допущенной ревизующими, и ориентирует их на объективную оценку материалов.

Дата добавления: 2014-01-07