Понятие и виды управленческого контроля

Тема 14. Контроль в управлении

План

1. Понятие и виды управленческого контроля.

2. Принципы организации контроля

3. Этапы и составляющие процесса контроля. Совершенствование системы контроля.

Контроль как одна из функций руководства представляет собой неотъемлемую составную часть процесса управления. Контроль — это управленческая деятельность, задачей кото­рой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. Главными инструментами выполнения данной функции являются наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В процессе управле­ния контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений и планов. Контроль предполагает сбор и обработку информации о траектории движения управляемого объекта, сопоставление ее с параметрами, заданными заранее в планах или программах, выявление отклонений, анализ причин, вы­звавших такие отклонения, их оценку и принятие решения о корректирующем воздействии. Задача контроля состоит не в том, чтобы зафиксировать невыполнение или какой-либо срыв, а в том, чтобы не допустить такого срыва, достичь цели в на­меченный сроки. Эффективно поставленный контроль призван иметь стратегическую направленность, ориентированную на результаты, быть своевременным и достаточно несложным.

Работа любой фирмы всегда направлена на достижение кон­кретных целей. Однако для того, чтобы не сбиться с намеченного курса, необходим постоянный контроль за тем, как реализуются намеченные программы. Значительные изменения происходят в содержании, формах и методах контроля в нашей стране по мере углубления и расширения экономических реформ, перехода к рыночной экономике, упразднения запретов на негосударствен­ные формы собственности, изменения порядка владения произ­водимыми материальными благами и услугами, их потребления, распределения и использования. Ключевое значение здесь имеет организация многопланового, последовательного и тщатель­ного внутреннего контроля, без которого трудно выстоять на рынке в борьбе с конкурентами. В той или иной мере в каждой российской компании имеет место внутренний контроль, вы­ступающий как система мер, обеспечивающих ее нормальную работу, прежде всего в финансовой области, в частности сохран­ность активов, достижение плановых показателей, в том числе по прибыли и т.д. Такого рода контроль осуществляется обычно администрацией предприятия.

Успешный контроль должен обладать следующими чертами:

- своевременность. Нет смысла осуществлять корректиру­ющие воздействия, когда действие закончилось;

- стратегический характер. Целесообразно контролиро­вать достижение прежде всего стратегических, а не про­межуточных целей;

- ориентация на результат. Важно контролировать резуль­тат выполнения работы, а не момент прихода на рабочее место после обеденного перерыва; проверить качест­во отчета, подготовленного сотрудником, а не качество очинки карандашей на его рабочем месте;

- гибкость. Необходимо корректировать процедуры конт­роля и набор контролируемых параметров в зависимости от меняющейся ситуации;

- простота. Усложненные процедуры контроля, как пра­вило, приводят к тому, что тормозится выполнение дру­гих управленческих функций. Целесообразно контроли­ровать лишь несколько ключевых показателей, но делать это систематически и эффективно;

- экономичность. Затраты на контроль должны быть со­измеримыми с другими видами затрат. Контроль не дол­жен становиться абсолютно доминирующей функцией управления.

Финские ученые сформулировали назначение контроля следующим образом:

1) констатация и оценка достигнутых результатов деятель­ности и соответствующие выводы;

2) констатация и оценка людей, содействовавших достиже­нию результатов деятельности, и результатов, получение которых связано с поддержанием контактов и развити­ем, а также соответствующие выводы;

3) констатация и оценка осуществления и эффективности мероприятий, содержавшихся в решениях и планах дея­тельности;

4) многосторонняя констатация и оценка успешности си­туационного управления, а также соответствующие вы­воды;

5) формирование обратной связи в целях оценки, поощре­ния и информирования.

Виды управленческого контроля

По назначению и направленности контроль можно разделить на два вида: внутренний и внешний.

Внутренний контроль является внутриведомственным, внутрипроизводственным, внутриорганизационным (вну­трифирменным). При внутреннем контроле субъект и объект (контролирующие и контролируемые органы и организации) объединены в одну систему. Этот вид контроля служит обе­спечению надлежащего функционирования и управления самого органа или организации. Это внутрислужебная, вну-триуправленческая функция, контроль вышестоящего органа за нижестоящим.

Внешний контроль преследует иную цель — защиту граждан, организаций, государства и общества от всевозможных не­гативных последствий, которые могут наступить в результате несоблюдения установленных правил осуществления той или иной деятельности и невыполнения субъектами общественных отношений возложенных на них обязанностей. Внешний кон­троль призван служить обеспечению безопасности субъектов общественных отношений, защите их прав, свобод и законных интересов, безопасности и защите законных интересов государ­ства и общества в целом. В силу особой важности и значимости указанных целей именно внешний контроль составляет основ­ное содержание контрольной деятельности государственных и негосударственных структур.

По времени осуществления среди общих методов контро­ля выделяют: предварительный, направляющий (текущий), фильтрующий, заключительный. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только по времени осуществления.

Предварительный контроль используют до начала какой-либо операции. Его инструменты — договоры, стандарты, должностные инструкции, служебные правила всякого рода, регламенты. Основным средством осуществления предвари­тельного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии по­ведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение — это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если пи­сать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в администра­тивный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях — по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

В ходе направляющего (текущего) контроля измеряются фактические результаты работы, осуществляется обратная связь с исполнителями, корректируются отклонения. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выпол­нением самой работы. Скорее, он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь. При теку­щем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат.

Фильтрующий контроль применяют на определенном эта­пе работы. В этом случае контролируется выполнение про­межуточных целей и соотнесение фактических результатов намеченными.

Заключительный контроль фиксирует итоговые результаты. При этом оцениваются движение к цели и отклонения, опреде­ляются санкции (вознаграждение или наказание), делается анализ для предотвращения ошибок в дальнейшем, обеспечи­вается мотивация исполнителей на будущее.

Заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результа­ты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные ими планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших пробле­мах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать проблем в будущем. Заключительный контроль способствует мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уров­ня результативности, то очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

В зависимости от задач используют линейный, функци­ональный и операционный контроль. Линейный контроль предполагает проверку всего объекта в целом, а функциональ­ный — не всего объекта, а только его части (например, началь­ником службы, отдела). Контроль только одной какой-либо

характеристики состояния и деятельности предприятия на­зывают операционным.

Суть контроля отражают содержательная, организационная и технологическая характеристики. Содержательная характе­ристика призвана ответить на вопрос, что делается в процессе контроля, организационная — кем и в каком порядке делается, технологическая — как делается

По видам контроль делят на финансовый, маркетинговый, контроль качества, производственный и др.

Классификация по целям позволяет разделить контроль на фильтрующий и корректирующий. Первый призван отделить годное от негодного, второй — исправить положение дел.

По методам различают следующие виды контроля:

- фактический — осуществляется с помощью опроса, ин­вентаризации, осмотра, разрушения объекта;

- документальный — происходит на основе сверок и про­верок документов;

- оценочный — базируется на экспертизе, анализе, сопос­тавлении с эталоном.

По типу контроль классифицируют:

- на традиционный — фиксирует отклонения от плановых

заданий и стандартов;

- опережающий — отслеживает разрыв между реальным состоянием дел организации и ее целями; по итогам принимаются меры, направленные на их достижение, а не на исправление прошлых ошибок;

- предпринимательский — осуществляется над внешней ситуацией и внутренними процессами, факторами, вли­яющими на них; в результате корректируются сами цели.

Дата добавления: 2014-01-07