Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Оформлення документів

Корисні поради

Перш ніж складати документ, продумайте його структуру, яка має відповідати законам логіки. Пам'ятайте, що вдале розмі­щення матеріалу, обсяг і характер інформації надають біль­шої переконливості документу.

Виклад змісту документа повинен бути послідовним і несуперечливим.

Цілісний абзац має містити тільки одну головну думку, яка зазвичай виражається тематичним реченням абзацу. Це ре­чення повинне знаходитися або на початку, або в кінці абзацу. Нумерація рубрик можлива тоді, коли є хоч би два однорідні елементи перерахування.

Однотипні засоби нумерації застосовують тільки до однорід­них частин тексту.

Документи складаються на основі єдиних стандартів і правил. Результатами уніфіка­ції є стандартизовані формати і формуляри-зразки (макети розміщення реквізитів в однотипних документах), а також сталі синтаксичні конструкції.

Елементами уніфікації документа є:

а) формат — розмір аркуша паперу, на якому розміщу­ється документ. Стандартним форматом для більшості ді­лових паперів є А4 (297x210 мм) та А5 (146x210 мм);

б) бланк — друкована стандартна форма документа з відтвореною постійною інформацією та відведеним місцем для заповнення конкретними даними;

в) формуляр-зразок — модель документа, на якій поз­начені місця для розміщення кожного реквізиту чи групи реквізитів, що сприяє швидкому пошуку потрібних еле­ментів інформації;

г) шаблон (трафарет) документа — типова структура до­кумента, в яку включені стандартні елементи оформлення;

ґ) реквізити — обов'язкові вихідні дані документа.

У формулярі-зразку усталеними є такі реквізити:

дер­жавний герб;

логотип;

зображення державних винагород;

код підприємства, установи, організації;

код форми доку­мента;

назва міністерства або відомства (вищої організації або засновника);

повна назва установи, організації або під­приємства — автора документа;

назва структурного під­розділу;

індекс підприємства зв'язку, поштова й теле­графна адреси, номер телетайпа, адреса електронної пошти (E-mail), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;

назва виду документа;

дата;

індекс;

посилання на індекс та дату вхідного документа;

місце складання або видання;

гриф обмеження доступу до документа;

адресат;

гриф затвердження;

резолюція;

заголовок до тексту;

відмітка про контроль;

текст;

відмітка про наявність додатка;

підпис;

гриф узгодження;

візи;

печатка;

відмітка про засвідчення копій;

прізвище виконавця та номер його телефону;

від­мітка про виконання документа й направлення його до справи;

відмітка про наявність електронного варіанту;

від­мітка про надходження;

запис про державну реєстрацію.

 

Набір реквізитів, як і вигляд бланка, залежить від ви­ду документа. Кожен з названих реквізитів розташовуєть­ся у чітко визначеному місці за встановленими правилами оформлення й має певне призначення. Існують два варіан­ти розташування реквізитів — кутовий і повздовжній.

 

Правила набору текстів

Щоб правильно оформляти документи, важливо враховувати численні типографські традиції, які утвердилися задовго до появи комп'ютерів. Однією з технічних помилок в документах є неправильне використання пробілів. Пробіл слід робити:

—після, а не до коми, крапки, крапки з комою, дво­крапки, тире, знака оклику, знака питання, три крапки, а також дужки, яка закриває, і «лапок», що закривають;

—до, а не після дужки, яка відкриває, «лапок», що відкривають, і крапок на початку речення;

—до і після довгого тире.

Не ставиться пробіл між дужкою чи «лапками» та будь-яким іншим розділовим знаком, крім довгого тире.

Нерозривний пробіл (Ctrl+Shift+пробіл) ставиться:

—між ініціалами та прізвищем;

—після географічних скорочень (м. Київ);

—між знаками номера (№) і параграфа та числами, які до них належать;

—всередині скорочення і т. д., і т. ін.;

—між внутрішньотекстовими пунктами й інформаці­єю, яка йде після них (наприклад, 1) підручник із морфо­логії; а) між підметом і присудком);

—між числами і одиницями виміру, які до них нале­жать (наприклад, 20 кг), а також це стосується і дат (на­приклад, XX ст., 2002 p.);

—перед довгим тире в середині речення (цей розділо­вий знак відділяється пробілами з обох боків — нерозрив­ним ліворуч і звичайним праворуч);

— між класами багатозначних чисел, починаючи з п'ятизначних;

— після однобуквених прийменників та сполучників, особливо на початку речення чи в заголовку.

Отже, оформляючи будь-який документ, необхідно суво­ро дотримуватися правил «Українського правопису» та чин­них державних стандартів, в яких закріплено систему вимог до стилю українських нормативних документів. Слід пам'ятати, що грамотна мова документів засвідчує загальну культуру як окремого мовця, так і організації, яку він пред­ставляє, а також сприяє ефективній діловій комунікації.

 

<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
Структура тексту документа | Психологического консультирования
Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2014-01-07; Просмотров: 417; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.013 сек.