Соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу

Документ - это деловая бумага, оформленная с учетом

Особенности официально-деловой переписки

Официально-деловая корреспонденция разделяется по тематическому признаку на деловую и коммерческую. С помощью деловой оформляются экономические, правовые, финансовые и др. формы деятельности предприятия. К коммерческой корреспонденции относятся письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и снабжения.

По функциональному признаку она делится на письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. Обязательного ответа требуют письмо-запрос, предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение, Не требуют ответа сопроводительные письма, письма-подтверждения, письма-извещения, письма-заявления. Они констатируют совершившийся факт.

По адресату деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, подчиненных инстанций.

По особенностям композиции: одноаспектные и многоаспектные. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме. Например, гарантийное письмо, письмо-приглашение, извинение. Многоаспектное содержит однотипные и разнотипные аспекты-просьбы, извинения, гарантии.

По структурным признакам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные составляются по определенному образцу, в соответствии с нормами стандартов, с соблюдением жестких требований к формату бумаги, составу реквизитов. Нерегламентированное письмо отражает какую-либо исключительную, необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, которое придает письму составитель. Структура такого письма менее жестка, возможен большой выбор речевых и синтаксических средств.

Основным свойством официально-деловой письменной речи является документирование. Это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией. Итогом документирования является создание документа.

В социальном плане любой документ полифункционален. Среди функций документа выделяют общие и специальные. К общим относятся: информационная, социальная, коммуникативная, культурная (каждый документ средство закрепления и передачи культурных традиций). К специальным: управленческая, правовая, функция исторического источника (документ источник исторических сведений о развитии общества).

Выделяется ряд факторов, позволяющих разделить все документы на типы и виды. Фактор адресации подразделяет все документы на внутренние и внешние. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами или подразделениями одной организации. При этом адресат и адресант состоят в отношениях должностного соподчинения. Документация этого типа называется еще служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению, друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и др. виды документов.

В зависимости от сферы человеческой деятельности: управленческие научные, технические, производственные, финансовые и др. документы

По фактору доступности: документы открытого пользования (доступа) ограниченного доступа, конфиденциального характера.

По срокам исполнения: срочные, второстепенные, итоговые периодические.

По критерию первичности происхождения: оригинал (первый экземпляр) и копия документа.

В последнее время выделяют еще 1 классификационный признак - ферма отправления официально-деловой корреспонденции: почтовое отправление, электронная почта, телефакс.

Ядро служебной документации составляют управленческие документы. Этот тип документов представлен комплексом систем: организационно-правовая документация, плановая документация, распорядительная документация, информационно-справочная и справочно-аналитическая; отчетная; документация по обеспечению кадрами, финансовая, документация по материально-техническому обеспечению, договорная документация.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. В юридическом плане они относятся к нормативным правовым актам. Основная задача распорядительных документов придание юридической силы тому или иному действию руководителя. Язык и стиль этого типа документов отличается жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей: освободить от занимаемой должности; создать комиссию в составе..., назначить на

должность.

Текст распорядительного документа состоит из двух частей констатирующей и распорядительной. В первой излагаются причины, цели мотивировка, послужившие основанием для издания этого документа, обосновывается причина его выпуска.

Констатирующая часть начинается словами: В соответствие целях,..Во исполнение...Эта часть может отсутствовать, если предписывание действия не нуждаются в разъяснении: распоряжения о назначении комисс» утверждение актов, инструкций. Распорядительная часть содержит перегон мероприятий или действий, их исполнителей и сроков исполнения В тес распорядительных документов, составляемых от

организаций, принята форма изложения от 3 лица единственного» множественного числа.

В систему распорядительных документов входят: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящими перед данными органами и установления стабильных норм и правил.

Дата добавления: 2014-01-07