Требования, предъявляемые к языку и стилю документов

Объяснительная записка

Докладная записка

Как правильно написать заявление

Правила оформления документов.

Типы документов.

Заявление пишется от руки. В любом заявлении составляется "шапка", которая расположена в верхнем правом углу:

§ первая строка: должность, ФИО в дательном падеже (кому адресовано заявление),

§ вторая строка: ваша должность, ФИО в родительном падеже.

Затем посередине пишется наименование документа "заявление" с маленькой буквы. Потом с красной строки пишем текст заявления с краткой формулировкой просьбы: "Прошу предоставить мне ….». Ниже слева ставится дата, справа напротив нее личная подпись заявителя.

Итак, докладная записка адресуется руководству по выбранному вопросу с изложением выводов и предложений. Обычно целью ее написания является желание побудить руководителя принять некое решение. Данное решение оформляется в виде резолюции руководителя. Но иногда докладная записка может быть просто информационного характера.

В объяснительной записке старайтесь придерживаться строго официального стиля, избегать эмоциональных реплик, используйте нейтральные слова. То, что допустимо в рабочей переписке, может быть неприемлемо в такой записке. Коротко опишите суть события, которому посвящена объяснительная записка. Отразите информацию в объеме, достаточном для того, чтобы получатель сориентировался и понял, о каком событии идет речь. Если описание сложное, то дайте ссылки на источники информации, из которых при необходимости могут быть получены дополнительные данные.

Документируемая информация должна излагаться предель­но ясно, четко и недвусмысленно – это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

· однозначность используемых слов и терминов;

· нейтральный тон изложения;

· соблюдение лексических, грамматических, стилистичес­ких норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

· смысловая достаточность и лаконичность текста.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затруд­няет работу с документами, а с другой – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Смысловая точность письменного высказывания в значи­тельной степени обусловлена точностью словоупотребления,т. е. использованием слов согласно их значениям.

При употреблении терминов в деловой документации не­обходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как авто­ру, так и адресату. Если термин является малоупотребитель­ным и его значение может быть непонятным, следует прибег­нуть к одному из предлагаемых способов:

· дать официальное определение термина, например: факторинг – продажа права на взыскание долгов;

· уточнить, расширить содержание термина словами ней­тральной лексики, например:... невыполнение договора вызвано форс-мажорны­ми обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сооб­щения с заводом);

· убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов.

В документах не должны употребляться слова и выраже­ния, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы).

Основное требование к информационному насыщению документа – это целесообразное количество включаемой ин­формации, необходимое и достаточное для реализации комму­никативной задачи – убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т. д. Избыточность, разнородность вклю­чаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а, следовательно, снижает его эффективность, убедительность.

Структура текста документа (логическое соединение смыс­ловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко восприни­маемой. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй – выводы, просьбы, предложения, решения, распо­ряжения и т. д. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняющие сведения:

Дата добавления: 2014-01-07