ЛСП – фаза планирования

Этап 4. Определение логики участия. Логика участия в проекте представляет собой текстуальное описание проекта на каждом из четырех уровней "иерархии целей": действий, результатов, конкретных и общих целей. Определение логики участия является первым этапом составления логико-структурной матрицы. Дадим ее краткое описание.

Основным выходным продуктом ЛСП является логико-структурная матрица. По такой матрице излагается краткое содержание проекта, приводятся допущения, лежащие в основе его стратегии, а также указывается способ мониторинга проекта. В табл. 7 обобщенно представлены структура и содержание матрицы.

Таблица 7. Логико-структурная матрица

Текст	Показатель достижения	Измерение	Допущения и риск
Общие цели	Измерения достижения общих целей	Источники и методы для подтверждения достижений
Конкретные цели	Измерения достижения конкретных целей	Источники и методы для подтверждения достижений	Допущения, влияющие на связь между конкретными и общими целями
Результат	Измерения достижения результатов	Источники и методы для подтверждения достижений	Допущения, влияющие на связь между результатами и конкретными целями
Действия	Требующиеся ресурсы	Стоимость ресурсов	Допущения, влияющие на связь между действиями и результатами

В текстовой части логико-структурной матрицы излагается логика участия проекта (если предпринимаются действия, имеют место результаты и таким образом достигаются определенные цели и т.д.), а также указываются лежащие в основе данной логики важные допущения и факторы риска. Таким образом, создается основа для проверки выполнимости проекта и обеспечивается тщательная оценка сомнительных допущений и неоправданных факторов риска.

Для управления проектом и контроля над ним в логико-структурной матрице определяются задачи, ресурсы и обязанности менеджмента. Содержание второй и третьей колонок (показатели достижений и измерение) логико-структурной схемы следует рассматривать как основу мониторинга и оценки проекта.

Предупреждающее замечание. При всех своих преимуществах, ясно понимаемая и профессионально применяемая логико-структурная матрица не дает магического средства определения и разработки хороших проектов. Это лишь инструмент анализа, разработки и оформления. Если использовать логико-структурную схему механически, "пожнешь то, что посеешь", то есть, если будут введены неверные данные, выходной материал также будет недостоверным. При правильном ее применении логико-структурная схема способствует уяснению логических связей между мероприятиями, результатами, задачей и целями. Таким образом, построение логико-структурной схемы следует рассматривать не просто как набор механических процедур, а как помощь в более точном определении (позиционирование) проекта. По сути ЛСП складывается из аналитического процесса и способа показа результатов этого процесса, что дает возможность систематического логического изложения целей проекта и их причинно-следственных взаимосвязей.

Другим важным моментом является то, что логико-структурную матрицу следует рассматривать как динамический инструмент, который подлежит переоценке и пересмотру по мере того как происходит развитие проекта и изменение обстоятельств. Следует использовать матрицу для составления (уточнения) структурного и целенаправленного плана и бюджета проекта и не воспринимать как неизменное ограничительное предписание.

Строение логико-структурной матрицы.

Схема логико-структурная матрицы состоит из четырех столбцов и четырех строк. Вертикальная логика представляет намерение проекта, выявляет причинно-следственные связи и важные допущения, не подлежащие контролю со стороны руководителя проекта. Горизонтальная логика относится к измерению результатов проекта и используемых проектом ресурсов, что производится путем определения основных показателей измерения, а также средств проверки правильности этих измерений. Концептуальная модель представлена в табл. 8. Заголовки колонок определяются следующим образом.

Текст - текстуальное описание проекта на каждом из четырех уровней: общих целей, задачи проекта, результатов и действий.

Показатели - измеримые показатели на каждом уровне текстуального описания проекта.

Измерение - средство регистрации показателей.

Допущения - факторы риска и ограничения, могущие оказать отрицательное воздействие на ход выполнения и успех проекта.

Таблица 8. Логико-структурная матрица

В настоящее время многими учреждениями (включая Европейскую комиссию и Мировой банк развития) логико-структурная схема принята в качестве инструмента планирования и управления проектов.

Принцип заполнения логико-структурной матрицы.

Обычно предпочтительнее начинать заполнение логико-структурной матрицы, двигаясь вертикально вниз по первому столбцу (Текст), до тех пор, пока он не будет заполнен.

Как только иерархия общих целей, конкретных целей, результатов, действий и средств может считаться логичной, можно переходить к заполнению столбца Допущений. Такой порядок помогает проводить проверку логичности описания проекта, а также выявляет факторы, сдерживающие выполнение проекта, и всевозможные факторы риска, не поддающиеся контролю в рамках проекта. Затем заполняются второй и третий столбцы матрицы для каждого уровня иерархии проекта. Так для каждого Показателя указываются Измерения, с помощью которых определяется действительно ли показатель поддается измерению, эффективному с точки зрения затрат времени и стоимости.

Обычной задачей при переносе целей из дерева целей в логико-структурную матрицу является выяснение различий между целями, результатами и действиями. Различие между целями, результатами и действиями определяются их "управляемостью". Управляемость тесно связана с включенными в план проекта предположениями и факторами риска.

Реализуя свой уровень управляемости, руководитель проекта:

­ распоряжается ресурсами;

­ несет ответственность за их эффективное использование в ходе ведения действий;

­ отчитывается за достижение результатов.

Конкретные цели должны определяться с точки зрения их реальности и управляемости и в компетенции руководителя проекта входит наблюдение за тем, в какой мере результаты ведут к достижению конкретных целей, и принятие в случае необходимости управляющих воздействий по корректировке. На деле именно связь "от результатов - к конкретным целям" является критической для успеха проекта. Общие цели относятся к более широкой сфере влияния проекта и, находясь в дальнейшем вне контроля со стороны руководителя проекта, они, тем не менее, должны отвечать требования реальности и измеряемости.

Управляемость и логико-структурная матрица

В примере проекта, направленного на создание в системе высшего образования структуры обучения инновационной деятельности, последовательное развитие от действий по разработке новых учебных планов к общей задаче внести вклад в реформирование сектора высшего образования будет длительным и сложным.

Цепочка действий (последовательность работ):

­ университетом разрабатываются новые учебные планы курсов, дающих степени бакалавра в сфере инновационной деятельности, а также кратких курсов повышения квалификации;

­ университетом вводятся новые курсы, дающие степень в инновационной деятельности;

­ университетом вводятся краткие курсы повышения квалификации для занятых в социальной сфере;

­ новые курсы отвечают требованиям инновационных организаций (будущих работодателей, конечных пользователей);

­ по программам, дающим степени бакалавра, обучается большое количество студентов;

­ работодателями признается, что учебные курсы формируют необходимую квалификацию;

­ организуется программа переподготовки преподавателей университета;

­ приобретение новых знаний преподавателями университета;

­ приобретение новой квалификации преподавателями университета;

­ использование преподавателями университета своей квалификации при проведении дальнейшей актуализации учебного плана и разработке новых учебных материалов.

Цель: создать в системе высшего образования структуру обучения деятельности в инновационной сфере.

На каком уровне определяются действия, результаты, конкретные цели и общие цели? На деле, цепочка "действия - результаты - конкретные цели - общие цели" представляет собой последовательность, для которой возможности контроля в рамках проекта постепенно уменьшаются. С каждым успешным шагом желаемая реакция преподавателей, студентов и работодателей все менее поддается контролю руководителя проекта и все в большей степени подвергается воздействию внешних факторов риска. Недостаточно ограничивать ответственность менеджера только мероприятиями по разработке новых учебных планов и проведению курсов обучения с целью достижения результата, сформулированного как "обучение Х числа работников инновационной сферы", поскольку достижение одного этого результата далеко отстоит от цели создания в системе высшего образования структуры обучения инновационной деятельности. С другой стороны, неразумно требовать, чтобы руководитель проекта отвечал за эффективность деятельности учреждений инновационной сферы, поскольку он не имеет прямого влияния на эти учреждения. Решения о том, из чего складываются комплексные мероприятия, значимые результаты и выполнимые цели, следует принимать на основе двух критериев: потенциал управляющего коллектива и степень риска, присущая ситуации, в которой выполняется проект.

Следовательно, Действия (мероприятия) должны определяться в логико-структурной матрице с такой степенью комплексности, чтобы поощрять руководителя проекта сосредотачивать внимание более на стратегическом, чем на тактическом аспекте управления. Таким образом, Действия не являются простым предоставлением ресурсов (например, покупка канцелярских товаров), поскольку такой подход приведет к заполнению логико-структурной матрицы ненужными подробностями. Тактические вопросы могут рассматриваться с помощью других приемов, таких как составление графика действий и плана расходов (см. Этапы 7 и 8).

Результаты следует определять как значимые выходные продукты, произведенные благодаря Действиям. Если Действием является "проведение кратких курсов", недостаточно будет определить Результат как "завершение кратких курсов" или "обучение 75 студентов". Более значимым Результатом проведения кратких курсов будет приобретение их слушателями знаний. На руководителя проекта может быть возложена ответственность за достижение этого результата. Кроме того, отдельная задача должна ограничиваться разумной временной перспективой (год или меньше), не разумно возлагать на руководителя проекта (и\или отдельного члена команды проекта) ответственность за результат задачи, решаемой за более длительные периоды.

Конкретные и Общие цели связаны осуществлением (что делает проект) и направленностью (чего проект стремится достигнуть). Оба эти уровня следует определять с такой точностью, которая позволит вести эффективный мониторинг допущений и факторов риска. Если цели поставлены на чрезмерно высоком уровне, влияющие на их достижение допущения и факторы риска станут настолько многочисленными, что их мониторинг будет отвлекать управляющий коллектив от самого осуществления проекта.

Для приведенного выше примера, можно предложить в качестве основных действий проекта подготовку и предоставление новых курсов; в качестве ожидаемого результата - наличие разработанных и принятых Министерством образования учебных программ, дающих степень бакалавра инноватики; в качестве конкретной цели - создание в системе высшего образования структуры обучения инновационной деятельности, что ведет к достижению общей цели проекта, т.е. вкладу в реформирование системы высшего образования.

Этап 5. Определение допущений и факторов риска. Как бы хорошо ни был спланирован и подготовлен проект, не все будет идти согласно плану. На осуществление проекта и его способность к саморегулированию будут, вероятно, оказывать влияние внешние факторы, которые сами выходят за контролируемые рамки проекта. Для успешного осуществления проекта эти условия следует иметь в виду и включать в качестве допущений в четвертую колонку логико-структурной матрицы. Необходимо учитывать важность допущений: цель (на каждом уровне иерархии первого столбца матрицы) может считаться достигнутой тогда и только тогда, когда удовлетворяется сделанное допущение. После этого осуществление проекта может переходить на следующий уровень.

Одна из функций разработчиков проекта состоит в выявлении таких внешних факторов и, по возможности, учета в плане проекта механизмов, позволяющих или работать с этими факторами, или вести наблюдение за их влиянием. Вероятность этих условий и значимость их выполнения должны быть представлены в общей оценке степени риска проекта. Некоторые из них будут иметь решающее значение для успеха проекта, другие же будут незначительными. Полезно проводить оценку важности допущений с помощью алгоритма, представленного в табл. 11. Примерами допущений могут служить (применительно к рассматриваемому проекту Темпус):

­ сотрудничество с учреждениями на местах при планировании действий;

­ проведение набора требуемого персонала на месте и из-за рубежа;

­ возвращение обученных сотрудников к работе в проекте;

­ ассигнование соответствующего бюджета;

­ создание правительством определенных предпосылок для реализации проекта.

Дата добавления: 2014-01-07