Пример 23

Пример 22

Пример 21

При работе с какой-то определенной страховой компанией удобно все договоры, заключаемые с ней, формировать в одно дело «Договоры, заключенные со страховой компанией «Квадрат». В него могут войти договоры добровольного медицинского страхования, договоры страхования от несчастного случая, договоры страхования имущества, договоры страхования средств наземного транспорта и др.

При работе с несколькими банками удобно формировать дело по каждому банку, в которое войдут договоры о расчетно-кассовом обслуживании с использованием электронной формы документов, договоры об открытии банковских счетов, договоры об открытии кредитной линии, договоры залога и др.

Поэтому при разработке номенклатур дел нужно прежде всего разработать принцип классификации договоров на предприятии таким образом, чтобы он обеспечивал максимально быстрый поиск договоров, позволил обоснованно распределить документы и формировать дела. Ведь часто договоры заключаются не на один год, а с возможностью их последующей пролонгации. Поэтому обычно в службе делопроизводства (договорном отделе) может храниться большое количество действующих договоров, заключенных несколько лет назад.

При разработке номенклатуры дел можно рекомендовать осуществлять классификацию договоров по структурным подразделениям, а внутри структурных подразделений — по видам в случае необходимости.

В коммерческих службах можно выделить следующие виды договоров: типовые договоры поставки, международные договоры поставки, общие договоры, которые включают договоры на перевозку грузов, договоры складского хранения и др.

Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М.,2000), с ведомственными перечнями документов и иными нормативными документами. При этом следует выделять отдельно договоры с постоянным сроком хранения, например:

- договоры дарения;

- договоры купли-продажи земельных участков, зданий, помещений;

- договоры о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности;

- договоры на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (постоянный срок хранения для всех договоров этой группы установливает ст.57, одновременно на отдельные договоры этой группы Перечень устанавливает исключения — более короткие сроки хранения, например, ст. 28 обязует хранить договоры о купле-продаже акций акционерами только 5 лет после истечения их срока действия);

- договоры регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания;

- договоры о приеме-сдаче помещений в аренду;

- договоры о приватизации;

- договоры об экономических, научных и культурных связях;

- договоры поставки материалов (сырья), продукции, оборудования для государственных нужд.

Следует обратить внимание на то, что при хранении и формировании дел к каждому договору должны подкладываться не только дополнительные соглашения о его изменении и дополнении, но и, если это определено условиями договора, письма об изменении реквизитов сторон, а также письма о расторжении договора в одностороннем порядке. Такие письма, полученные от контрагента, должны быть зарегистрированы. Письма, направляемые вашей организацией контрагенту, тоже должны пройти регистрацию и иметь отметку о получении уполномоченным лицом контрагента. Дополнительно к каждому договору могут подкладываться листы согласования с визами специалистов.

Приведем в качестве примера фрагмент номенклатуры дел службы делопроизводства, непосредственно касающийся договорной работы:

ЛИТЕРАТУРА:

Базовый учебник:

Психология и этика делового общения. Учебник под редакцией профессора В. Н. Лавриненко,М.,2005

Дополнительная литература

Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».

Е.Г. Юсипова, начальник договорного отдела, заместитель начальника правового управления ФГУП НПО «Микроген» МЗ РФ, член Гильдии Управляющих Документацией

Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации”.

Федеральный закон от 27.12.02 № 184-ФЗ “О техническом регулировании”.

ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”.

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93.

Дата добавления: 2014-01-07