Организационно-методические документы, регламентирующие кадровые процедуры в организации

Нормативные документы, регламентирующие разделение труда в организации

Классификация и общая характеристика нормативно-методических документов

VI.НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛОМ

Эффективное управление персоналом организации невозможно без системы нормативно-методического обеспечения работы с персоналом, начиная от поиска сотрудника до его увольнения.

Правовое регулирование всех правоотношений между сотрудниками организации и ее администрацией осуществляется на основе правовых норм централизованного и локального характера.

В трудовом законодательстве преобладающее место занимают акты централизованного регулирования: Закон о труде Российской Федерации, Постановления Правительства Российской Федерации, акты Минтруда Российской Федерации.

К актам локального характера относятся: приказы руководителя организации по кадровым вопросам (по приему, увольнениям, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции, стандарты организации.

В настоящее время разрабатывается серия международных стандартов по сертификации качества персонала. Так в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 сформулированы основные требования к компетентности, осведомленности, вовлечению работников.

Семейство международных стандартов на базе стандарта ИСО 10015 регламентирует систему сертификации качества персонала.

В России еще в 1997 году было принято постановление Минтруда и Госстандарта № 21/9 «О развитии системы сертификации качества персонала в РФ».

Международные стандарты в будущем могут стать основополагающими нормативными документами при работе с персоналом.

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом – это совокупность документов, устанавливающих нормы, правила, требования, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации. Выделяют 3 группы нормативно-методических материалов (табл. 24).

Таблица 24 - Нормативно-методические документы системы управления персоналом [4]

Группы нормативно-методических документов	Содержание документов	Примеры норм, нормативов и документов	Наименование документов

Нормативно-справочные документы	Включают нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материального производства, управления.	1. Первичные операционные нормы времени и расценки, нормы времени на выполнение управленческих процедур.	Маршрутно-технологическая карта. Операционно-технологическая карта. Технологическая карта управленческих процедур. Оперограмма.
2. Производственные нормы и нормативы, полученные на основе первичных (сводные нормы трудовых затрат на изготовление продукции).	Программа выпуска деталей. Сменно-суточные задания.
3. Нормы, установленные вышестоящими организациями или в централизованном порядке (нормы налогообложения фонда оплаты труда, размер подоходного налога с физических лиц).	Инструкция государственной налоговой службы РФ по применению закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц».
Документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера.	Регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления персоналом; содержат методы и правила выполнения работ по управлению персоналом.	1. Законодательные акты по вопросам труда и кадров.	Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Закон «О занятости населения РФ».
2. Указы Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам труда, оплаты труда, охраны труда, занятости и т.п.	Указ Президента РФ «О привлечении и использовании в РФ иностранной рабочей силы», Постановление Правительства РФ «О мерах по социальной защите инвалидов».
3.Руководящие документы (положения, инструкции, методические указания, правила) и другие документы Минтруда и других государственных органов.	Постановление Минтруда РФ «Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих».
4. Приказы, положения, инструкции, методические указания, правила и другие документы министерства, госкомитета, ведомства, если им подчиняется организация.	Инструкция министерства машиностроения об улучшении условий труда работников, занятых на тяжелых и вредных работах.
5. Приказы, положения, правила и другие документы, издаваемые руководителем организации или соответствующими подразделениями по вопросам труда, численности, оплаты труда и т.п.	Правила внутреннего трудового распорядка, Коллективный договор, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Штатное расписание
Документы технического, технико-экономического и экономического характера.	Содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов.	Нормы планировки помещения и рабочих мест, стандарты качества, часовая тарифная сетка, коэффициенты отчислений в фонд социального страхования, медицинского страхования.	Временные санитарные нормы и правила работников, бизнес-план, смета затрат на производство, отчет о численности работников организации, система стандартов по технике безопасности.

Внутренние нормативно-методические документы могут быть классифицированы на группы в зависимости от цели (табл. 25).

Таблица. 25 -Внутренние нормативно-методические документы СУП

Регламентация направлений деятельности, организационной структуры	Устав, Положение, схема организационной структуры
Регламентация функций и задач структурных подразделений	Положения о структурных подразделениях
Регламентация разделения функциональных обязанностей между сотрудниками	Штатное расписание, должностные инструкции
Регламентация качества персонала	Внутрифирменные профессиональные стандарты
Регламентация кадровых технологий	Регламент, Положения о найме, адаптации, работе с резервом, аттестации и т.д.

Рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками является необходимым условием обеспечения эффективности системы управления персоналом.

Общероссийским документом, предназначенным для решения этих вопросов является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 (с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г.). Каждая квалификационная характеристика, включенная в Справочник, является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников.

Справочник разработан в соответствии с принятой классификацией служащих на три категории: руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей). Отнесение служащих к категориям осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические).

Наименования должностей служащих, квалификационные характеристики которых включены в Справочник, установлены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), введенным в действие с 1 января 1996 г.

Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Требования к квалификации».

В разделе «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании».

Квалификационные характеристики могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности. На основе Квалификационного справочника могут быть разработаны типовые должностные инструкции для различных сфер деятельности.

Однако существующие отраслевые и государственные критерии неполно и чрезмерно обще описывают требования к специалистам.

Каждая организация должна адаптировать нормативы под конкретные условия. В качестве внутренних нормативных документов, регламентирующих разделение труда применяются должностные инструкции. Должностные инструкции позволяют:

- рационально распределить функциональные обязанности между сотрудниками;

- повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей их периодичности, трудоемкости, продолжительности и т.д.;

- нормализовать морально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителями и подчиненными;

- конкретизировать права сотрудников в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;

- повысить коллективную и личную ответственность сотрудников за своевременное и качественное исполнение возложенных на них функциональных обязанностей.

Содержательная часть Должностной инструкции, как правило, состоит из следующих основных разделов:

В разделе «Общие положения» устанавливается сфера деятельности сотрудника, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещения во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность сотрудника и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться сотрудник в своей деятельности. В разделе «Функции» определяются основные направления деятельности сотрудника в соответствии с заключенным им трудовым договором (контрактом). В разделе «Должностные обязанности» перечисляются конкретные виды работ, возложенные на сотрудника, указывается форма его участия в управленческом процессе (руководит, утверждает, обеспечивает, рассматривает, контролирует и т.д.).

В разделе «Права» определяются полномочия, предоставленные сотруднику для выполнения возложенных на него функций и обязанностей по отношению к вышестоящему руководству, другим функциональным руководителям, подчиненным подразделениям и отдельным сотрудникам.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды ответственности за несвоевременное, неэффективное и некачественное выполнение сотрудником своих должностных обязанностей.

В разделе «Связи» устанавливается круг подразделений и должностных лиц, с которыми сотрудник вступает в официальные служебные взаимоотношения и обменивается информацией.

По мере необходимости в должностную инструкцию могут быть внесены дополнительные разделы. Должностные инструкции разрабатываются в соответствии со штатным расписанием организации и являются логическим продолжением и развитием Положения об отделе.

Анализ должностных инструкций, разработанных в ряде российских организаций, показал, что типичной ошибкой менеджеров по персоналу является ограничение должностной инструкции формальным перечислением обязанностей и прав сотрудника, что обусловливает «типовой» характер инструкций. Чтобы должностная инструкция стала реальным инструментом управления необходимо предварительное решение ряда задач [2]:

-четко определить цель деятельности сотрудника;

- на основе сформулированной цели определить совокупность задач по ее достижению;

- выделить последовательность конкретных действий (обязанностей) сотрудника по решению каждой из поставленных задач;

-наделить сотрудника реальными правами, адекватными сформулированными обязанностями;

-разработать систему критериев, позволяющих оценивать эффективность работы сотрудника в рамках конкретной должности;

- определить порядок и качество взаимодействия сотрудника по должности;

-установить систему его отчетности перед непосредственным руководителем.

Использование подобных должностных инструкций позволяет руководителю не только эффективно управлять персоналом, но и своевременно выявлять недостатки в деятельности организации

В общем виде схема распределения функциональных обязанностей может быть представлена в следующем виде, (рис.26):

Рисунок 26- Схема распределения функциональных обязанностей работника

Внутрифирменные профессиональные стандарты. Существующие отраслевые и государственные критерии неполно и чрезмерно общо описывают требования к специалистам. Для решения собственных кадровых задач каждому предприятию необходимо адаптировать стандарты под конкретные условия производства. Для этого предлагается система внутрифирменных профессиональных стандартов.

Внутрифирменный профессиональный стандарт специалиста – это требования к профессиональным качествам, предъявляемые организацией к своим сотрудникам.

Цель внутрифирменного профессионального стандарта (ВФС):

- формулировка требований к персоналу в соответствии с используемыми на предприятии технологиями и уровнем организационной культуры;

- создание системы критериев внутрифирменной оценки персонала;

-стимулирование индивидуального профессионального роста работников;

-определение направлений внутрифирменной профессиональной подготовки.

ВФС является критерием оценки профессионального соответствия занимаемой должности любым специалистом предприятия.

- требования к образованию и стажу работы в зависимости от квалификационной категории;

- требования к профессиональным характеристикам;

В отличие от должностной инструкции (ДИ), которая регламентирует процесс разделения труда, внутрифирменный профессиональный стандарт регламентирует требования к качеству персонала (табл. 27). Структура и содержание внутрифирменного профессионального стандарта на рабочие специальности отличается от структуры ВФС на специалистов.

Таблица 27- Сравнительный анализ функций ДИ и ВФС. [1]

Функции	ДИ	ВФС
Назначение документа	Должностные инструкции (ДИ) – перечень действий, прав, обязанностей и ответственности сотрудника, соответствующих его штатному положению.	Внутрифирменный профессиональный стандарт (ВФС) – система критериев внутрифирменной оценки персонала, перечень основных требований предприятия к персоналу, исполняющему конкретные профессиональные обязанности.
Объект оценки	Процесс выполнения работы.	Профессиональный и личностный потенциал работника.
Цель документа	-рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками -четко определить функциональные связи работника и его отношения с другими специалистами; - утвердить соотношение прав и обязанностей работника.	- формулировка требований к персоналу в соответствии с используемыми на предприятии технологиями и уровнем организационной культуры; - создание системы критериев внутрифирменной оценки персонала; - подтверждение квалификации персонала; - стимулирование индивидуального профессионального роста персонала; - определение направлений внутрифирменной профессиональной подготовки персонала.
Структура документа	- общие положения; -общие задачи; -основные функции; - полномочия по работе; -сфера ответственности; - квалификационные требования и необходимые качества сотрудника; - области взаимодействия.	- требования к образованию и стажу работы в зависимости от квалификационной категории; -требования к профессиональным характеристикам (умения, навыки); - требования к личным качествам и психофизиологическим особенностям; - медицинские ограничения; - требования к процедуре оценки профессиональной квалификации.
Объем документа	В среднем 8 – 10 листов формата А4 (формат 11).	1 лист формата А3 (формат 12).
Область применения документа	Конкретное подразделение, где работает сотрудник.	Управление персонала, руководители структурных подразделений, где есть специалисты по данной профессии.

Данные отличия определяются разрядной градацией в объеме специальности (профессии) с различными требованиями по каждому разряду, а также особыми условиями допуска к работе. По мнению разработчиков, ВФС может применяться:

- при наборе персонала для определения уровня готовности соискателя к исполнению профессиональных обязанностей в предполагаемой должности;

-при проведении конкурсов на замещение вакантных должностей в качестве критериальной основы для разработки процедур оценки конкурсантов;

- для определения потенциальных возможностей служебного роста работников из состава кадрового резерва, разработки индивидуальной подготовки;

- для развития системы внутрифирменной подготовки персонала как основы разработки направлений и программ повышения квалификации;

- как в качестве основы для разработки и совершенствования критериев и процедур при проведении внутрифирменной оценки персонала, так и для определения соответствия работника занимаемой должности, установления категории и тарифного разряда оплаты труда;

- для создания предпосылок к переходу на высший этап оценки – сертификацию персонала (подтверждение уровня квалификации) независимой стороной.

Таким образом, внутрифирменные профессиональные стандарты регламентируют основные требования к образованию, стажу, профессиональным умениям и навыкам, личностным качествам работника, необходимым для эффективной работы в должности.
Внутрифирменный профессиональный стандарт является предпосылкой для перехода к сертификации качества персонала.

Организационно-методические документы предназначены для регламентации кадровых процедур в организации, они разрабатываются на основе Правил внутреннего трудового распорядка.

В правилах внутреннего трудового распорядка отражаются организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, режим работы и другие вопросы отражаются.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются руководителем организации.

При разработке текста данного документа необходимо руководствоваться Типовыми правилами внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных Постановлением Минтруда РФ от 23 января 1996 года № 38-11.

Правила внутреннего трудового распорядка включают следующие разделы:

- порядок приема и увольнения рабочих и служащих;

- ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

К документам организационно-методического характера относятся положения, регламентирующие выполнение функций по управлению персоналом:

1. Положение по формированию кадрового резерва в организации.

2.Положение по организации адаптации работников.

3.Рекомендации по организации подбора и отбора персонала.

4.Положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе.

5.Положение по оплате и стимулированию труда.

6. Инструкция по соблюдению правил техники безопасности и другие.

Во многих коммерческих структурах наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о персонале. Это документ, отражающий вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и другие. Положения содержат информацию о принятых в организации технологиях работы с персоналом. Разработка Положений позволяет сделать кадровую политику открытой, повышает информированность сотрудников о возможностях продвижения, обучения, планирования карьеры.

Организационно-методические документы позволяют унифицировать кадровые технологии и значительно облегчают работу руководителей.

Одним из новых видов кадровых организационно-методических документов является Регламент кадровых процедур.

Таким образом, внутренние организационно-методические документы регламентируют кадровые технологии в организации, обеспечивая их унифицированность, простоту, недежность. Разработка и применение внутренних организационно-методических документов способствует повышению эффективности работы с персоналом руководителей и обеспечивает осведомленность и вовлеченность персонала в процессах управления.