Документальне оформлення замовлення й поставок

У стандартний бланк замовлення включають: назва документа; порядковий номер; назва й адреса компанії; посадова особа, відповідальне за замовлення;

Найменування й адреса постачальника; строки поставки й кількість товарів, що поставляють; опис товарів; адреса поставки; ціну; розрахунковий рахунок; відповідальність сторін.

Закордонні фірми, крім самих дрібних, використають, як правило, чотири екземпляри замовлення. Для полегшення роботи вони звичайно пофарбовані в різні кольори.

Екземпляр 1 (білий) відправляють постачальникові. Це замовлення на поставку. Він ставить за обов'язок постачальникові поставляти товари відповідно до обговорених умов, а замовника - приймати й оплачувати товар.

Екземпляр 2 (рожевий) відправляють у фінансовий відділ. Цей екземпляр підтверджують передачу замовлення і є підставою для оплати рахунку.

Екземпляр 3 (голубий)) відправляють у відділ матеріально-технічного постачання. По ньому відділ перевіряє відповідність кількості і якості товарів, зазначених у бланку замовлень і транспортній накладній, і повідомляє відділ закупівель і фінансовий відділ про поставку, що відбулася.

Екземпляр 4 (зелений) залишають для контролю й використають при необхідності дозволу конфліктних ситуацій з постачальниками.

Після того як відділ матеріально - технічного постачання підтвердив одержання товарів, зелений екземпляр здається в архів.

Залежно від особливостей фірми кількість, кольори й варіанти використання екземплярів можуть варіюватися. Важливо полегшити роботу й уникнути можливих винятково технічних помилок.

Для правильного виконання операцій, пов'язаних з поставками товарів, необхідно уважно працювати з документами, їх що відображають.

Копія замовлень повинна бути спрямована в підрозділ-споживач для перевірки на відповідність повідомленням про поставку фактично, що надійшов товару. При перевірці використають і специфікації(опис товару).

Повідомлення про відвантаження - документ, що направляє постачальником споживачеві після підготовки продукції відправленню й утримуючий номер замовлення й час поставки.

Супровідний лист - документ, що обов'язково супроводжує поставлену партію товару й підтверджує, що ці товари призначені саме для даної фірми.

Документ постачальника - документ, застосовуваний, коли постачальник користується транспортом іншої фірми. У цьому документі вказуються: назва й адреса відправника; опис продукції; кількість місць; маса(вага) продукції; особливості транспортування; назва постачальника.

Підтвердження одержання поставки - документ, використовуваний для інформування підрозділів-споживачів про фактичну доставку товарів і для контролю бухгалтерією відповідності повідомлення про відвантаження товару й копій замовлення й рахунку.

У книзі реєстрації товарів указують номер супровідного листа, дату поставки, відправника, спосіб транспортування й дають короткий опис товарів.

Дата добавления: 2014-01-07