Функціональна структура інформаційних систем управління персоналом

Функціонально використовувані нині автоматизовані системи управління персоналом складаються з трьох контурів управління: HRadmіnіstratіon, HR-management і HR-process management (див. рис. 3.1).

Контур HR-admіnіstratіon є обліково-обчислювальним ядром системи. Тут розв’язуються завдання адміністрування персоналу, кадрового документообігу, обліку витрат робочого часу, виробничо-аналітичного обліку витрат на персонал, розрахунку заробітної платні, формування звітності, у тому числі податкової, пенсійної і статистичної, отримання довільних аналітичних зрізів інформації за обліковими даними.

Рис. 3.1. Функціональний склад HR-системи

Контур HR-management підтримує методики профілізації посад, управління на основі компетенцій і грейдинг посад, підбір і розставляння кадрів, оцінку персоналу, управління заходами щодо розвитку персоналу, управління кар’єрою і мотивацією.

Ну і, нарешті, третій контур HR-process management призначено для аналізу і моделювання кадрових процесів. На основі певних базових знань з персоналу створюється система індикаторів стеження за цим ресурсом підприємства. Потім задають певні коридори допуску, в рамках яких значення індикаторів вважають нормальними. Відхилення показників тих або інших індикаторів призводить до необхідності управлінської дії.

Окрім функціональної повноти, система повинна володіти такими можливостями, як розподілена робота і стикування з іншими системами, а також мати низку додаткових режимів, призначених для ІТ-служб. До таких режимів належать версійний супровід системи постачальником і модель ролевого доступу.

Наявність інструментального середовища налаштування і програмування дасть змогу розвивати додатковий функціонал системи, а у форс-мажорних випадках самостійно супроводжувати систему, оскільки навіть за відмови обслуговування постачальником подібна система має бути працездатною. Звичайно, це мають бути промислові сервери баз даних і реляційні моделі даних, які дають змогу здійснювати прямий доступ до даних і проводити адміністрування системи. Крім того, система повинна мати продуктивну архітектуру, щоб десятки/сотні розраховувачів могли працювати без втрати продуктивності.

Нині на українському ринку існує стабільний попит на HR-системи. Передусім підприємства, особливо середні і великі, відчувають потребу в автоматизації основних і найтрудомісткіших бізнес процесів, пов’язаних з управлінням персоналом: прийняття на роботу, переведення, звільнення, оформлення відпусток тощо. Досить велика потреба в інтегрованих системах, що забезпечують також функціональність з обліку робочого часу (електронний табель) і розрахунку заробітної платні. З’являється попит на більш “просунуту, “західну” функціональність”: планування кар’єри, управління навчанням, підбір

кандидатів, планування оргструктури і штатного розкладу, самообслуговування. Такою функціональністю цікавляться компанії із західним стилем менеджменту, що, передусім, швидко розвиваються. Необхідно відзначити, що, незважаючи на існуючий попит, автоматизація бізнес сфери управління персоналом не є найпріоритетнішим завданням автоматизації в більшості українських компаній. Передусім, автоматизуються бухгалтерський, матеріальний і виробничий облік. Можливо, тому бюджети проектів з автоматизації управління персоналом суттєво менші за бюджети на автоматизацію, скажімо, бухгалтерського обліку, хоча за трудовитратами ці завдання цілком порівнюються.

Гравців на цьому ринку достатньо багато, особливо в ніші mіddle market (500 – 2000 працівників), де присутні західні системи (SAP, PeopleSoft, Oracle, HRB, Scala, Navіsіon), українські системи (PersonPro; inTEAM: Структура” й “inTEAM: Кадры; Свод; Кадры FinExpert; Т-система единый контракт; Триплан – Персонал; MegapolisT. Управлiння персоналом; Система: КАДРЫ), а також російські системи (Галактика, БОСС-Кадровик, Парус, БЭСТ-ПРО, 1C). Конкуренція примушує компанії розвивати функціональність, інтегрувати свої продукти з продуктами інших постачальників і суміжними продуктами (наприклад, з системами документообігу, системами підбору персоналу тощо), розвивати партнерські мережі, проникати в сусідні ринкові ніші.

Водночас спостерігається не лише звичний для програмного забезпечення рух “від низу до верху” у бік більш великих клієнтів, а й “згори донизу”: виробники великих систем створюють недорогі типові рішення для невеликих компаній.

Поточні потреби українських підприємств визначаються двома чинниками: загальною ситуацією з автоматизацією і законодавчими вимогами. Нині автоматизація обліку персоналу на багатьох українських підприємствах – “шматково-клаптева”. Наприклад, табель ведуть вручну, кадровий облік – на Excel, накази друкують з текстового редактора Word, зарплатню нараховують деінде. У випадку чисельності працюючих у декілька сотень осіб і більше, трудовитрати на все це, а також на отримання статистичних даних та вивіряння інформації, отримуваної керівництвом з різних підрозділів, зростають у геометричній прогресії. Тому, першорядне завдання – налагодити облік основних бізнес-процесів, часто – просто навести елементарний лад. Вимоги українського законодавства також привносять свій внесок. Закони, на жаль, дотепер достатньо сумбурні, допускають неоднозначне тлумачення.

Тому в Україні користуються попитом системи з оперативною підтримкою змін вимог законодавства, випробовувані в реальній роботі на українських підприємствах. На Заході з автоматизацією й дещо краще, та й законодавчі вимоги чіткіше сформульовані і не так часто змінюються.

Тому західні HR-менеджери мають значно більше можливостей для управління персоналом: планування потреб у персоналі, аналізу тенденцій, навчання працівників тощо. А, отже, і функціональність користується попитом відповідно. Можливо, через декілька років в Україні законодавство в цій галузі стабілізується, і українські HR-менеджери зможуть приділяти більше уваги проблемам своєї компанії, а не держави.

Нині проблеми автоматизації управлінських функцій у кадровій сфері на вітчизняних підприємствах вирішують, в основному, через придбання готових програмних продуктів у формі пакетів прикладних програм (ППП).

Нині всі програмні продукти управління кадрами можна підрозділити на такі групи:

1) любительські програми;

2) самостійні (автономні програми);

3) програми, виконані за замовленням;

4) модуль до бухгалтерії;

5) модуль у системі управління підприємством (західний ППП);

6) модуль у системі управління підприємством (ППП, розроблений в СНД).

Проаналізуємо кожну з цих груп з погляду реалізованої в них концепції автоматизації. Навряд чи любительські програми варто серйозно розглядати як повноправний учасник відповідного програмного ринку. Проте, оскільки вони все-таки є, то скористатися ними можуть невеликі фірми, для яких комплексна автоматизація управлінської діяльності принципового значення не має, а придбані програми

(які можуть бути з числа автономних) покликані спростити виконання рутинних процедур за умов окремих автоматизованих робочих місць.

Друга група програм також не задовольняє принцип корпоративності. Але, порівняно з першою групою, самостійні ППП з управління персоналом зроблені на професійнішому рівні, оскільки їх розроблення проводять не програмісти-самітники, а спеціалізовані колективи, які можуть у разі потреби організувати доопрацювання продукту з урахуванням побажань клієнта, модернізацію при зміні системних програм і супровід (консультації) у процесі експлуатації.

Третя група програм, хоча і виділена окремо, але, по-суті, може належати до другої групи з тією лише різницею, що кількість реалізовуваних завдань і алгоритми їх розв’язування заздалегідь узгоджують із конкретним замовником. Тоді як програми другої групи орієнтовані спочатку на типові постановки традиційних завдань без урахування яких-небудь вимог з боку потенційних покупців.

Четверта група програм має в Україні досить широке розповсюдження. Пакети цього типу орієнтовані передусім на автоматизацію бухгалтерської діяльності, а звертання до кадрових завдань розглядають як додаткову і неминучу функцію, але лише з позицій задоволення ними завдань бухгалтерського обліку. Купуючи такий пакет, підприємство “прив’язує” себе до певної системи управління кадрами. Її розширення в рамках існуючого пакету концептуально не передбачене. Хоча, можливо, деякі доповнення за окрему оплату – не виняток. За таких умов доводиться задовольнятися тими завданнями і якістю їх розв’язування, які вже реалізовані, або купувати (чи замовляти) інший модуль управління кадрами, розрахований на більший обсяг завдань. Останнє вимагає фінансових витрат і керівництво навряд чи зважиться на такий крок, знаючи, що управління кадрами вже автоматизоване (хоча б частково). Проте, більшість підприємств, які досить успішно користуються програмами, що належать до четвертої групи, ситуація з автоматизацією кадрової діяльності цілком влаштовує і на більше вони не претендують.

Більшість корпоративних інформаційних систем (КІТ) західного розроблення (втім, як і майже всі вітчизняні КІТ) побудовані за модульним принципом і мають у своєму складі модуль управління персоналом, що реалізовує автоматизоване управління кадрами (нерідко управління кадрами з’єднане також з розрахунком зарплатні). Можна назвати такі відомі у світі системи, які мають у своєму складі Human Resources (HR) модулі, як SAP R/3, Baan, Oracle Applіcatіons тощо.

Існують і автономні програмні пакети управління персоналом, одним із прикладів яких є ПЗ Renaіssance CS Human Resources.

П’ята група програм, незважаючи на дорогі рекламні кампанії, так і не зуміла скласти суттєвої конкуренції вітчизняним продуктам аналогічного класу.

Це пояснюється такими причинами:

1) особливостями української економіки;

2) недосконалістю законодавства;

3) складністю адаптації систем до умов українських підприємств (системи можуть мати до 40 000 параметрів, які потрібно налаштувати, зокрема, R/3);

4) високою ціною.

Впровадження пакетів такого роду іноді здійснюється за наявності особливих умов.

Безумовно, західні розробники вклали у створення НR-модулів величезні людські і матеріальні ресурси, а також накопичили досвід їх упровадження на сотнях і тисячах зарубіжних підприємств. У той же час, існують певні обмеження для розповсюдження цих модулів на українських підприємствах (не беручи до уваги такі чинники, коли власниками підприємства є західні інвестори, а впроваджувану систему прийнято як корпоративний стандарт).

Основними з цих обмежень є:

— висока ціна впровадження і підтримки (наприклад, вартість розрахунку зарплатні для одного співпрацівника підприємства може сягати декількох тисяч доларів);

— функціональна надмірність (наприклад, HR-модулі вміщують такі незатребувані поки що на українських підприємствах функції, як індивідуальне планування службового зростання співпрацівника підприємства; відображення довгострокових тенденцій у потенціалі співпрацівника; облік зниження кваліфікації співпрацівника (залежно від тривалості його перерв у роботі за фахом), що впливає на розмір його зарплатні; планування заходів щодо підвищення кваліфікації персоналу із завчасним резервуванням приміщень тощо);

— недостатня швидкість адаптації до українського законодавства, що динамічно змінюється (особливо, податкового);

— у деяких випадках, недостатня повнота локалізації інтерфейсів.

Проте, нині зареєстровано чималу кількість впроваджень HR-систем західного розроблення на великих українських підприємствах.

І нарешті, підхід, реалізований у шостій групі пакет програм з управління персоналом, є найраціональнішим і перспективним, оскільки задовольняє всі принципи корпоративності в управлінні підприємством, враховує особливості української економіки та законодавства і полегшує взаємодію між всіма управлінськими структурами, включаючи інформаційні обміни між підприємством й організаціями загальнодержавного рівня, а також передбачає можливість поетапного вдосконалення будь-якого з модулів, що входить до складу корпоративної системи. Розробники цього класу систем уже досить добре зарекомендували себе на вітчизняному програмному ринку і мають серед своїх клієнтів великі українські структури (компанії, фірми, банки, організації, державні установи (найрізноманітнішого призначення і форм власності). Більше того, пакети такого рівня завжди випускають у декількох варіантах, що розрізняють за ціною і призначені, відповідно, задовольняти потреби не лише великих організаційних структур, й дрібних та середніх.

Проте, варто зазначити, що всі представлені на ринку вітчизняні готові корпоративні системи, які обов’язково вміщують модуль управління персоналом (або управління кадрами, хоча незалежно від назви комплекс розв’язуваних завдань завжди відповідає тим, які традиційно закріплені за кадровою службою), далеко не завжди впроваджують у первинному варіанті. Для кожного підприємства вони проходять процес адаптації, але трудові і тимчасові витрати тут неспіврозмірно менші порівняно з діями щодо аналогічного роду продуктів західного походження.

Є дві основні причини, які призводять до того, що готовий продукт необхідно пристосовувати до умов конкретного підприємства. Суть першої полягає в тому, що будь-який готовий пакет такого класу орієнтований на певну абстрактну систему управління, що в реальних умовах навряд чи має місце. Система управління кожного підприємства відрізняється специфікою. Друга причина полягає в тому, що якісну програму може бути створено лише на основі якісної постановки завдання. А остання, у свою чергу, може бути зроблена тільки фахівцем, що працює в тій предметній сфері, до якої це завдання належить. Але оскільки розробники ППП практично ніколи повною мірою не володіють знаннями у сфері управління кадрами, то і відповідні постановки завдань не завжди відображають усі особливості цієї предметної сфери. Крім того, для кожного підприємства характерні деякі інші специфічні особливості (крім системи управління), які, в міру можливості, також повинні бути врахованими у відповідному пакеті програм.

Однак, у будь-якому функціональному пакеті програм управлінського класу реалізовано відповідні постановки завдань, зроблені фахівцями в галузі комп’ютерних технологій, що неминуче може призвести і фактично призводить до деяких витрат у процесі впровадження таких програмних продуктів.

Отримуємо замкнуте коло, вихід з якого може бути лише один: розробник повинен мати у своєму штаті або активно залучати фахівців, що мають професійну підготовку системного характеру, тобто тих, що знають не лише особливості функціонування своєї предметної сфери, а й особливості автоматизації (технологію проектування, характер і зміст окремих видів робіт, сучасний стан технічного і програмного забезпечення тощо).

Практичне вирішення завдань управління кадрами є основою для реалізації кадрової політики підприємства, як складові елементи якої розуміються: політика зайнятості, політика навчання, політика трудових відносин, політика оплати праці, політика добробуту. Залежність цих елементів від використовування нових інформаційних технологій (НІТ) для основних завдань управління кадрами узагальнено у табл. 3.1.

Таблиця 3.1.

Дата добавления: 2014-01-07