Загальні вимоги при складанні автоматизованої звітності

Найпоширенішими на території України інтегрованими програмними пакетами є програмні комплекси «1С: Підприємство 7.7», «1С: Підприємство 8.1», «Парус-Підприємство 7/8», «Бест 5», «Бест-Про».

При складанні звітності для зовнішнього користувача, процес її складання не завершується на етапі перенесення розрахованих показників діяльності підприємства, стану його активів та пасивів до визначених форм звітності, а переходить до наступної стадії обумовленої особливостями електронної звітності:

1. Необхідність поєднання звітності окремого підприємства в єдиний пакет, що і буде поданий до зовнішніх користувачів. Формування єдиного пакету звітності можливе у комп’ютерній системі «Бест-ЗВІТ» або «Бест-ЗВІТ+», а також у середовищі спеціалізованих програм звітності. Дані програми дозволяють поєднати декілька форм звітності до єдиного файлу, який може бути імпортований до програми, що використовується користувачем. Зазвичай, в ролі такої програми використовується система «Бест-ЗВІТ+», або відповідна спеціалізована програма.

2. Необхідність захисту створеного пакету від змін на самому підприємстві, на його маршруті руху до зовнішнього користувача. Захист створеного пакету звітності здійснюється в трьох напрямках: забезпечення незмінності інформації файлу, захист від випадкового пошкодження та запобігання втраті інформації, та контроль руху файлу за засобами електронного транспорту.

3. Необхідність захисту звітності від можливих її змін у адресата звітності. Оскільки пакет електронної звітності буде використовуватися установою, що є адресатом даного пакету необхідно забезпечити його незмінність в процесі використання і з іншого боку потрібно передбачити можливість внесення змін до пакету працівниками підприємства, що подає звітність, у випадку самостійного виявлення ними помилок. Це досягається за допомогою електронного підпису документа, який дозволяє обмежити доступ до змісту документу який вже було підписано електронним підписом.

4. Необхідність чіткої ідентифікації осіб, які виконували операції із звітністю, що дозволяє розподілити відповідальність між виконавцями, що приймали участь в складанні, передачі, прийманні та обробці звітності. Забезпечується за допомогою електронного підпису, що обумовлює необхідність розподілу електронних підписів між виконавцями підприємства, що складає та подає звітність, та працівниками установи-користувача звітності. Створення ієрархії електронних підписів дозволяє розмежувати обов’язки та відповідальність осіб, які приймають участь в роботі над електронним пакетом звітності, однозначно ідентифікувати особу, яка виконувала операції з даним пакетом звітності або з окремою формою звітності та надає можливість відстежити зміни внесені даними особами, або взагалі заборонити їм змінювати вміст електронного документу.

5. Необхідність забезпечення зрозумілості та доступності звітності для зовнішнього користувача. Досягається за допомогою використання уніфікованого програмного забезпечення, яке дозволяє здійснювати обмін файлами встановленої структури, що використовується на установах, що складають та подають звітність, та на установах-користувачах звітності. На території України таким уніфікованим програмним засобом для подання фінансової звітності є система «Бест-Звіт» та її модифікації. В електронному вигляді звітність постійно зобов’язані подавати установи банків та бірж.

Для безпечного подання звітності платника податків до державних органів засобами електронної пошти можна використовувати програмний комплекс "БЕСТ-ЗВІТ+" - перший такий продукт, в який вбудована складна система захисту інформації з використанням алгоритму шифрування з асиметричними ключами. Захист асиметричними ключами здійснюється шляхом формування пари ключів - секретного та відкритого. Секретний ключ (СК) призначений для шифрування інформації і зберігається тільки у тієї сторони, яка формує та відправляє звітність. Одночасно з секретним генерується і відкритий ключ (ВК), який використовується для розшифровки інформації, зашифрованої тільки своїм парним секретним ключем. Саме він і передається іншій стороні. Такий підхід забезпечує досить надійний захист інформації.

Для безпечного подання звітності платника податків до державних органів засобами електронної пошти можна використовувати програмний комплекс "БЕСТ-ЗВІТ+" - перший такий продукт, в який вбудована складна система захисту інформації з використанням алгоритму шифрування з асиметричними ключами. Захист асиметричними ключами здійснюється шляхом формування пари ключів - секретного та відкритого. Секретний ключ (СК) призначений для шифрування інформації і зберігається тільки у тієї сторони, яка формує та відправляє звітність. Одночасно з секретним генерується і відкритий ключ (ВК), який використовується для розшифровки інформації, зашифрованої тільки своїм парним секретним ключем. Саме він і передається іншій стороні. Такий підхід забезпечує досить надійний захист інформації.

Для імітації підтвердження оригіналу звичайного паперового документа - двох підписів відповідальних осіб і мокрої печатки підприємства - використовуються три пари ключів: пара бухгалтера і пара директора для електронного цифрового підпису поштового повідомлення, а також пара для шифрування. А оскільки державний орган не тільки приймає повідомлення, але і відправляє платникам податків повідомлення про прийом їх звітів, генерується ще дві пари ключів державному органу - для підпису і для шифрування. Таким чином, всього в процесі обміну повідомленнями використовується п'ять пар ключів захисту інформації.

До початку роботи після генерації ключів сторони мають обмінятися своїми відкритими ключами. Генерацію ключів, настройку поштового клієнта та передачу ключів іншій стороні здійснюють представники компанії "Бест Звіт" або уповноважені нею організації.

На практиці це виглядає таким чином. Співробітник уповноваженої організації (консультант) отримує в державному органі його відкриті ключі і приїжджає до офісу клієнта. Використовуючи спеціальне програмне забезпечення, консультант генерує у клієнта дві дискети з секретними ключами клієнта і відкритими ключами державного органу (дискету бухгалтера і дискету керівника), а також окрему дискету з відкритими ключами клієнта. Ця остання дискета передається до державного органу, де відкриті ключі реєструються в АРМ збору і обробки звітності. Після цього автоматично формується та з необхідними мірами захисту відсилається повідомлення, що поштова служба працює: якщо клієнт отримав та прочитав його - система налагоджена вірно і можна починати проводити відправку звітності.

Для того щоб почати відсилати звітність засобами електронної пошти, необхідно виконати кілька технічних та організаційних умов:

1) Клієнт повинен мати власну зареєстровану адресу електронної пошти. Якщо в одному комплексі "Бест-Звіт+" готується звітність кількох підприємств, для кожного з них необхідно мати індивідуальну поштову скриньку (адресу електронної пошти). На комп'ютері клієнта повинна бути встановлена підтримка стандартних поштових протоколів (SMTP і POP3).

2) На комп'ютері клієнта також повинен бути встановлений програмний комплекс "Бест-Звіт+" версії 7 або вище.

3) Клієнт повинен укласти з відповідним державним органом спеціальний договір про передачу звітності засобами електронної пошти. Цей договір передбачає право платника податків подавати звітність в електронному, відповідним чином зашифрованому, вигляді.

4) Укласти договір з організацією, яка має ліцензію Департаменту спеціальних телекомунікаційних систем і захисту інформації СБУ на право проведення робіт в області криптографічного захисту конфіденційної інформації, на виконання робіт з установки, налагодження, навчання та гарантійного супроводу програмного комплексу підготовки та подання звітності засобами електронної пошти. Договір передбачає: надання носія з програмним забезпеченням; генерацію та надання секретних та відкритих ключів клієнта для забезпечення конфіденційності інформації, що буде передаватися засобами електронної пошти; встановлення та настройку програмного комплексу в офісі клієнта; навчання персоналу роботі з програмним комплексом; передачу відкритих ключів в державний орган; ліцензійний супровід та консультаційну підтримку за телефонами гарячої лінії.

Подання звітності має проводитися у встановлений законодавством термін. Крім того, платник податків не звільняється від зобов'язання готувати та зберігати у себе оригінали документів на папері (з підписами та мокрою печаткою), але має право надавати ці документи для перевірки тільки в разі письмової вимоги державного органу.

Після того, як платник надіслав звітність електронною поштою на пошту Міндоходів, він отримує дві квитанції.

Перша квитанція підтверджує передачу електронних податкових документів та направляється на електронну адресу, з якої було надіслано податкову звітність. До тих пір, поки не надійшла перша квитанція, податковий документ вважається неодержаним.

Підтвердженням прийому податкових документів до бази даних Міндоходів є друга квитанція в якій вказуються:

- Реквізити прийнятого електронного податкового документа;

- Відповідність електронного податкового документа затвердженому формату (стандарту);

- Результати перевірки електронних цифрових підписів (ЕЦП);

- Інформація про платника податків;

- Дата і час прийому;

- Реєстраційний номер;

- Податковий період, за який подається податкова звітність;

- Дані про відправника квитанції.

На цю квитанцію накладається ЕЦП податкового органу та здійснюється її шифрування перед відправленням платнику. А інші примірники першої та другої квитанції в електронному вигляді зберігаються в податковому органі.

Дата добавления: 2014-01-07