Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Поняття службового документа




План

Вступ

1. Предмет і завдання курсу „Ділове мовлення та редагування службових документів”

2. Основні функціональні стилі сучасної літературної української мови. Місце офіційно-ділового стилю

3. Поняття службового документа

 

1. Предмет і завдання курсу „Ділове мовлення та редагування службових документів”

Ділове мовлення обслуговує сферу офіційного усного й писемного спілкування: зв’язок органів влади, установ, організацій між собою та з населенням, міжнародні стосунки в галузі політики, економіки, культури тощо.

Цей масовий засіб комунікації чутливо реагує на всі суспільні події, запити й потреби членів суспільства й, узагальнивши в безпристрасних формулах і канонах, доводить їх до відома громадян, народів, держав.

Ділові тексти, призначені до опублікування, а також машинописні (комп’ютерні) тексти службових документів обов’язково редагуються. Редактор повинен добре орієнтуватися в тій галузі науки, виробництва, культури, з якою пов’язаний зміст редагованих матеріалів; він повинен вільно користуватися довідковою літературою загального і спеціального призначення. Крім того, він зобов’язаний бездоганно володіти літературною мовою, методикою і технікою літературної правки.

Завдання курсу „Ділове мовлення та редагування службових документів”:

- ознайомити студентів з теоретичними основами курсу;

- розвивати й удосконалювати навички складання службових документів та їх редагування.

На вивчення курсу відводиться 12 годин лекцій, 18 годин практичних занять.

2. Основні функціональні стилі сучасної літературної української мови. Місце офіційно-ділового стилю

Стиль літературної мови – різновид мови (її функціональна підсистема), що характеризується відбором таких засобів із багатоманітних мовних ресурсів, які найліпше відповідають завданням спілкування між людьми в даних умовах. Це своєрідне мистецтво добору й ефективного використання системи мовних засобів Із певною метою в конкретних умовах й обставинах. Свіфт влучно зауважив, що стиль – це власні слова на власному місці.

Кожний стиль має:

1) сферу поширення і вживання (коло мовців);

2) функціональне призначення (регулювання стосунків, повідомлення, вплив, спілкування тощо);

3) характерні ознаки (форма та спосіб викладу);

4) систему мовних засобів і стилістичних норм (лексику, фразеологію, граматичні форми, типи речень тощо).

Ці складові конкретизують, оберігають, певною мірою обмежують, унормовують кожний стиль і роблять його досить стійким різновидом літературної мови. Оскільки стилістична норма є частиною літературної, вона не заперечує останню, а лише використовує слова чи форми в певному стилі чи з певним стилістичним значенням.

Наприклад, слова акт, договір, наказ, протокол, угода є нормативними для офіційно-ділового стилю, хоча в інших стилях вони також можуть нести забарвлення офіційності, якщо їх використання буде стилістично виправдане.

Досконале знання специфіки кожного стилю, його різновидів, особливостей – надійна запорука успіхів у будь-якій сфері спілкування.

Мовний стиль – це сукупність мовних засобів вираження, зумовлених змістом і цілеспрямованістю висловлювання.

Високорозвинута сучасна літературна українська мова має розгалужену систему стилів, серед яких: розмовний, художній, науковий, публіцистичний, епістолярний, офіційно-діловий та конфесійний.

Кожен із стилів має свої характерні особливості і реалізується у властивих йому жанрах. Жанри – це різновиди текстів певного стилю, що різняться насамперед метою мовлення, сферою спілкування та іншими ознаками.

Проте функціональні стилі не існують відокремлено один від одного. У будь-якому з них переважають загальномовні, міжстильові засоби, незважаючи на те, що кожен вирізняється специфічними елементами, властивими тільки йому.

Для виділення стилів мовлення важливе значення мають форми мови – усна й писемна, розмовна і книжна. Усі стилі мають усну й писемну форми, хоча усна форма більш притаманна розмовному стилю, а іншим – переважно писемна. Оскільки останні сформувалися на книжній основі, їх називають книжними.

Структура текстів різних стилів неоднакова, якщо для розмовного стилю характерний діалог (полілог) то для інших – переважно монолог.

Відрізняються стилі мовлення й багатьма іншими ознаками. Але спільним для них є те, що вони – різновиди однієї мови, представляють усе багатство її виражальних засобів і виконують важливі функції в житті суспільства – забезпечують спілкування в різних його сферах і галузях.

У межах кожного функціонального стилю сформувалися свої різновиди – підстилі – для точнішого й доцільнішого відображення певних видів спілкування та вирішення конкретних завдань.

Поряд із функціональними стилями, ураховуючи характер експресивності мовних елементів, виділяються також урочистий, офіційний, фамільярний, інтимно-ласкавий, гумористичний, сатиричний та ін.

Офіційно-діловий стиль – функціональний різновид мови, призначений для спілкування у сфері управління та в діловому спілкуванні.Під функціональним різновидом мови розуміється система мовних одиниць, прийомів їхнього добору і вживання, обумовлених соціальними завданнями мовного спілкування.

Лінгвісти одностайні в тім, що мова офіційних документів – це набір кліше, штампів, стандартів. Справа в тому, що особливістю сучасного етапу розвитку офіційних документів є їхня уніфікація. Вона розглядається як вибір одного мовного варіанту з декількох можливих способів передачі однієї і тієї ж інформації. З погляду лексики найважливішою стороною уніфікації текстів документів є використання мовних формул – стійких зворотів, словосполучень, моделей пропозицій, відібраних у результаті багаторічної прктики, термінів, прийнятих скорочень, умовних позначок, одиниць виміру, передбачених державними стандартами.

У мові документів слово повинно вживатися з урахуванням його стилістичного забарвлення (приналежності до того або іншого стилю). Поняття стилістичного забарвлення звичайно пов'язується з закріпленням слова за тією або іншою сферою використання мови, за тим або іншим функціональним стилем. Образно говорячи, кожне слово має свій «паспорт», у якому зазначено, як і де воно використовується, яка сфера його вживання.

Усі ділові папери за способом викладу матеріалу, як відмічає в своїх роботах проф. А.П. Коваль, можуть бути поділені на такі дві категорії:

· Документи з низьким рівнем стандартизації. За способом викладу в документах з низьким рівнем стандартизації звичайно виділяють такі види текстів: розповідь, опис, міркування.

· Розповідь про події, явища, факти в їх хронологічній послідовності використовується в автобіографіях, протоколах, звітах і подібних документах. Послідовність викладу в розповіді підпорядковується найчастіше зовнішньому, хронологічному принципу, а не внутрішньому, причиново-наслідковому. Відступ від цього принципу можливий лише тоді, коли необхідно, наприклад, підкреслити залежність роз’єднаних у часі, але внутрішньо пов’язаних подій.

Опис – це спосіб характеристики явища через перелік ознак, властивостей тощо. Частини опису, які розкривають ті чи інші риси предмета чи аспекти питання, називаються елементами опису. Звичайно, опис включає загальну характеристику явища, елементи ж опису лише обґрунтовують і конкретизують її. Опис застосовується у звітах, актах, наказах, постановах.

· Міркування – спосіб викладу, за якого логічно послідовний ряд визначень, суджень і висновків розкриває внутрішній зв’язок явищ і зазвичай доводить певне положення через причиново-наслідкові зв’язки, розкриття змісту цих зв’язків, порівняння. У міркуванні найчастіше щось доводиться.

У ряді документів усі три способи викладу поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один одного. В інших в основу побудови тексту покладається лише шлях доведення і від загального до часткового або, навпаки, від фактів до узагальнень.

Послідовність; викладу, що визначається побудовою конкретних доказів від загального до часткового, називається дедуктивною, а від фактів до узагальнень – індуктивною.

Якщо на початку документа викладаються обставини, які викликали його появу, або вказуються причини виникнення саме цього питання, а в кінці викладається мета, такий виклад називається прямим. Якщо ж мета викладається на початку документа, а вже потім даються пояснення, наводяться факти, розрахунки, такий виклад називається зворотним.

У будь-якому разі виклад належить вести за такими правилами:

1. Дотримання законів логіки. У будь-якому разі виклад належить вести за такими правилами: Закони логіки не можна порушувати ні в загальній системі викладу, ні в переходах від однієї частини тексту до іншої, ні в окремих формулюваннях законів логіки. Тому, готуючи складний за змістом документ, слід добре продумувати його логічну структуру. А оскільки головною частиною будь-якого документа є виклад його мети, то це і є основним елементом логічної побудови змісту.

2. Переконливий і несуперечливий виклад мети документа є стержнем, на який нанизуються в логічному порядку думки, покликані обґрунтувати, довести, роз’яснити й доповнити цю мету.

3. Достовірність фактичного матеріалу. Причиною помилок часто буває неуважність тих, хто відповідає за документ, їхнє небажання або невміння перевірити факти, підкріпити загальну думку точними даними, тобто відсутність культури документування. Так, у протоколах можуть бути пропущені цифрові дані виступу; у довідках механічно змінюють літери прізвища; плутають умовні позначення тощо. Усе це знижує якість документа, бо факти – це його фундамент. Більше того, значущість багатьох видів документів (акти обстеження, звіти, доповідні записки) прямо залежить від того, наскільки правильно представлений у них фактичний матеріал.

4. Урахування всіх фактів, повнота відомостей. Усебічний розгляд проблеми особливо важливий в документах. На їх підставі вирішуються практичні питання політичного, суспільного й господарського життя, конфліктні ситуації.

Існує ще одна причина відступів від суворо стандартизованого викладу. За повної стандартизації кількість інформації на одиницю тексту документа настільки зростає, що навіть у разі таких незначних ушкоджень тексту, як пропуск слова, нечітко надрукований рядок та ін., втрата їх стає дуже відчутною, зміст документа важко зрозумілим. Тому незначні відступи від суворої логічності викладу в бік деякого надлишку інформації забезпечують її передачу й відтворення без помітних змістових втрат.


Культура писемного ділового мовлення визначається як загальною культурою суспільства, так і культурою кожного його члена, зокрема державного службовця, який працює з документами, причетний до справочинства.

Слово документ (лат. доказ) – основний вид ділової мови; це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумову діяльність людини.

Документ має правове й господарське значення, може служити писемним доказом і джерелом різноманітних відомостей інформативного характеру. Вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи. Поняття „ службовий документ ” охоплює:

1) директивні та розпорядчі документи (закони, постанови, накази та ін.);

2) адміністративно-організаційні документи (плани., устави, статути, акти, звіти, протоколи, службові листи та ін.);

3) документи щодо особового складу (заява, автобіографія, характеристика та ін.);

4) фінансову документацію;

5) облікову документацію.

Особливий тип службової документації становлять документи, які регулюють міждержавні стосунки. Усі документи створюються відповідно до офіційно прийнятої форми (за певними зразками).

 




Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2014-01-07; Просмотров: 3770; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.022 сек.