Тема 8. Документування переддоговірної та господарсько-претензійної діяльності підприємства

Основні операції документування:

n Підготовка документів

n Складання документів

n Узгодження документів

n Оформлення документів

n Виготовлення документів

Основні операції документування:

n Підготовка документів

n Складання документів

n Узгодження документів

n Оформлення документів

n Виготовлення документів

Основні етапи роботи з документами на підприємстві:

Приймання

Розподіл

Контроль виконання

Довідкова робота

Формування справ

Передархівне оброблення

Використання

Зберігання документів

Класифікація переддоговірних документів:

n Оферта (замовлення-пропозиція)

n Проект договору

n Специфікація

n Супроводжувальний лист

n Протокол розбіжностей

n Протокол узгодження розбіжностей

n Заява по переддоговірній суперечці

Основні реквізити протоколу розбіжностей:

n Назва документу

n Назва сторін, між якими виникли розбіжності за договором із зазначенням № договору та його дати

n Формулювання заперечуваних пунктів специфікації та договору в редакції постачальника, які пишуться ліворуч

n Формулювання заперечуваних пунктів специфікації та договору в редакції, запропонованих покупцем, які пишуться праворуч

n Підпис покупця (внизу праворуч)

n Дата, підпис і печатка покупця

n Підпис постачальника (внизу ліворуч)

n Дата, підпис і печатка постачальника

Основні розділи протоколу узгодження розбіжностей:

n Редакція постачальника

n Редакція покупця

n Узгоджена редакція

Основні додатки до заяви по переддоговірній суперечці:

n Копія договору поставки

n Протокол розбіжностей

n Протокол узгодження розбіжностей

n Доручення про сплату державних податків

n Поштова квитанція про надсилання покупцю (постачальнику) копії справжньої заяви

Класифікація документів господарсько-претензійної діяльності:

n Комерційний акт

n Претензійний лист

n Рекламація

n Позовна заява

Основні реквізити комерційних актів:

n Назва документу

n №, дата і місце сладання

n Швидкість перевезення вантажів

n № і дата накладної

n Назви пунктів відправлення і призначення

n Назва відправника і одержувача

n Відомості по засоби транспорту та відповідні відмітки в накладній

n Результати перевірки вантажу

n Опис пошкодження і стан вантажів з виділенням нестач або надлишків

n Висновки експертизи

n Додаткові відомості та відмітки

n Підписи осіб, що склали комерційний акт

Основні реквізити претензійних листів:

n Адреса підприємства, куди передається претензія (вгорі праворуч)

n Адреса підприємства, що подає претензію (якщо лист оформляється не на бланку), сума претензії цифрами (вгорі ліворуч)

n Текст

n Банківські реквізити заявника

n Додатки із зазначенням кількості аркушів

n Підписи директора та головного бухгалтера підприємства, скріплені печаткою, якщо лист оформляється не на бланку

Основний зміст листа про нестачу товарів:

n Повідомлення про прибуття товару, згідно з яким прибуває партія продукції із зазначенням станції (порту) відправлення, станції (порту) призначення, дати прибуття, назви судна або № вагона

n Назва одержаного вантажу і його документація (№ і дата рахунку платіжної вимоги)

n Стан товару, що прибув (якість і кількість, перелік недоотриманих цінностей у кількісному і грошовому вираженні)

n Привід (підстава) для подання претензії, тобто, де, коли і за яких обставин виявлена нестача цінностей, ким і як оформлена

n Можливі причини нестачі товарів

n Конкретні вимоги сторони, що потерпіла щодо задоволення її претензій

n Порядок і терміни виконання вимог, якщо терміни не визначені спеціальним нормативним актом

Основні додатки до рекламації:

n Акт державної експертизи про недоброякісність товару

n Розрахунок суми уцінення і штрафу із зазначенням кількості та якості забракованого товару

n Транспортні документи (накладні, квитанції про перевезення вантажів)

n Комерційні акти (посвідчують нестачу товарів)

Відповіді на рекламацію:

n Якщо ухвала ще не прийнята, то подається інформація про прийняття претензії до розгляду

n Якщо претензія задовольняється повністю або частково, то зазначається термін і спосіб її задоволення, якщо вона не підлягає грошовій оплаті. При грошовій оплаті вказуються визначена сума, № та дата платіжного доручення. Відповідь надсилається рекомендованим листом або телексом

n Якщо претензія відхиляється повністю або частково, то зазначаються мотиви відмови з відповідним посиланням на нормативні акти і інші документи, що це обґрунтовують. Відповідь надсилається рекомендованим листом із додаванням документів

Основні реквізити листів-відповідей на рекламацію:

n Назва підприємства, що надає відповідь (якщо лист надсилається не на фірмовому бланку, то це зазначається вгорі ліворуч)

n Адреса підприємства, що виставила претензію

n Текст відповіді із зазначенням № і дати претензії, що надійшла на адресу підприємства

n Підписи керівника або головного бухгалтера підприємства, скріплені печаткою

n Номер

n Дата складання листа

Перелік документів, необхідних для вчинення позову:

n Договори

n Акти

n Транспортні документи

n Рознарядки

n Розрахунки

n Свої і листи-відповіді

n Телеграми

Основні реквізити позовної заяви:

n Назва і адреса підприємства, що вчиняє позов, її відомча приналежність (штамп)

n Дата позовної заяви

n Назва суду або арбітражу, до якого подається заява

n Назва і адреса позивача (у повній відповідності до назви, зазначеної в банківських документах)

n Повна назва і адреса відповідача і співвідповідача (якщо він є)

n Сума позову

n Назва документу

n Текст позовної заяви, у якій викладено суть суперечки, вжиті позивачем заходи для розв'язання розбіжностей на добровільних засадах та їх результати, що містять вимоги позивача; зазначення документів, що підтверджують позов

n Перелік додатків із зазначенням кількості аркушів

n Прізвища свідків (у разі потреби)

n Підписи службових осіб: керівника підприємства і головного (старшого) бухгалтера або юрисконсульта

Дата добавления: 2014-01-07