Порядок выдачи подотчетных сумм

Тема 3.5. Учет расчетов с подотчетными лицами.

ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА – работники предприятия, которым выданы деньги с условием предоставления отчета об их использовании.

Список подотчетных лиц организации утверждает своим приказом ее руководитель.

Под отчет выдаются деньги:

– на командировочные расходы;

– на хозяйственные расходы (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т.п.);

– на оплату представительских расходов.

Запрещается:

1 - выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученному авансу;

2 - передавать подотчетные суммы от одного работника к другому;

3 - использовать подотчетные суммы не по назначению.

Деньги на хозяйственные нужды выдаются на основании заявления работника, которое подписывает руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, руководитель структурного подразделения). Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые под отчет на хозяйственные нужды, законодательство не устанавливает. Однако, оплачивая расходы, работник действует от имени предприятия. Поэтому он должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одной сделке).

Если работник нарушит установленный лимит расчетов, предприятие может быть оштрафовано на сумму от 40 до 50 тыс.руб. за то же нарушение на руководителя может быть наложен штраф от 4 до 5 тыс.руб.

Срок, на который можно выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может (но не обязан!) установить руководитель организации. Если же руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через 3 рабочих дня после истечения такого срока.

Сумма аванса на командировочные расходы определяется сметой, которую составляет бухгалтер, исходя из предполагаемых расходов. Аванс выдается в рублях. Однако если работник уезжает в командировку за границу (в том числе и в страны СНГ), аванс может выдаваться выдается в валюте страны, в которую он направляется. Валюту для оплаты командировочных расходов предприятие получает с валютного счета в банке. Если у предприятия нет валютного счета, то его нужно открыть. При получении аванса в валюте авансовый отчет составляется также в валюте.

Подотчетному лицу может быть выдан аванс в рублях, на которые работник приобретает валюту в обменном пункте банка. В этом случае авансовый отчет составляется в рублях, если есть остаток аванса, то он возвращается также в рублях.

Дата добавления: 2014-01-06