Особливості мови ділових паперів

Загальні вимоги до оформлення та особливості мови ділових паперів

Для виготовлення службових документів встановлено два формати паперу - А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм). Усі реквізити доку­мента розміщують у межах робочої площі сторінки, тобто площі уні­фікованої форми чи бланка документа, яка призначена для заповнення основними реквізитами. З країв сторінки залишають вільне незаповнене місце - поля, або береги, документа. Вони призначені для закріп­лення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесен­ня спеціальних позначок і зображень. Установлено такі розміри бере­гів формуляра-зразка:

• лівого - 35 мм;

• правого - не менше, ніж 8 мм;

• верхнього - 20 мм;

• нижнього - не менше, ніж 19 мм (для формату А4);

не менше, ніж 16 мм (для формату А5).

Документи оформляють переважно з одного боку аркуша. Якщо документ оформляють також і на звороті, то відповідно міняються місцями лівий і правий береги, а нижній та верхній залишаються без змін.

Не завжди документ можна розмістити на одній сторінці. Якщо документ займає більше, ніж одну сторінку, то слід пам'ятати:

• на наступну сторінку не можна переносити лише підпис. Обо­в'язково має бути не менше двох рядків тексту;

• лише перша сторінка документа оформляється на бланку. Друга і наступні сторінки - чисті аркуші паперу такого ж розміру і якості;

• не бажано відривати один рядок від абзацу чи слово від речення переносити його на наступну сторінку або залишати на попередній.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, сторінки нумерують. При нумерації слід керуватися такими основними правилами:

• нумерація починається з другої сторінки;

• номери проставляють посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без будь-яких пунктирних знаків та слова „сторінка" на відстані не менше, ніж 10 мм від краю;

• якщо текст оформляють з обох боків аркуша, то номери сторі­нок ставлять вгорі скраю: парні - зліва, непарні - справа.

Рубрикація тексту. Використовують різні види рубрикації. Най­простішим із них є поділ на абзаци. Можливе використання традицій­ної і нової системи рубрикації. Традиційна рубрикація базується на використанні римських (для розділів) та арабських (для параграфів) цифр. Однотипні засоби рубрикації застосовують до однорідних час­тин. Нова система рубрикації ґрунтується на використанні лише араб­ських цифр. Номер кожної частини охоплює всі номери відповідних частин вищих ступенів поділу, напр.:

Традиційна система рубрикації Розділ І §1. §2. Розділ II	Нова система рубрикації 1. 1.1. 1.2. 2.
§1. §2.	2.1. 2.2.

Мова дідових паперів відпо­відає загальнолітературним нормам сучасної української мови, які без­посередньо не пов'язані з особливостями того чи іншого функціона­льного стилю. Вимога зрозумілості мови дідових паперів означає вжи­вання загальновідомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційних термінів у значенні, яке закріплюють за ними словники.

Однак мова не є пасивним фіксатором змісту документа, а виконує активну регулювальну функцію, тобто добір мовних засобів безпосе­редньо впливає на дієвість документів. „Ділові папери - не матеріал для читання, - зазначає А. Коваль, - а засіб спонукання до дії. Саме цій меті повинна бути підпорядкована мова ділового документа".

Людина, яка їх складає, мусить добре володіти українською літера­турною мовою, зокрема тим її варіантом, який обслуговує сферу Діло­вих стосунків та має писемну форму вияву.

Мовні засоби документів мають відповідати таким основним засадам:

Дата добавления: 2014-01-07