Свойства полей базы данных

Описание поля

Описание поля — это необязательный элемент, который используют только для напоминания о назначении поля. Чаще всего его вообще не используют, а если и используют, то применительно к тем полям, назначение которых может быть неверно истолковано. Если описание поля все-таки вводится, то в момент, когда соответствующее поле при работе с базой данных становится активным, оно отображается в строке состояния. Описание поля может помочь и в тех случаях, когда пользователю необходимо объяснить, какие значения допустимы для этого поля.

Поля базы данных не просто определяют структуру – они еще задают групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

• Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

• Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

• Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

• Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

• Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).

• Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

• Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

• Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

•Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение).

• Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;

• Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

• Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Ключевые поля

Microsoft Access относится к реляционным БД. В этих БД описываются отношения между данными, что обеспечивает их гибкость, большие возможности поиска и способность к развитию. Сила реляционных баз данных заключается в том, что они могут быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих каждую запись в таблице. Это называется ключевым полем таблицы. Если для таблицы обозначены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Типы используемых ключевых полей

Ключевые поля счетчика

Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносилось порядковое число. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика. Также таблица может быть использована при репликации базы данных.

Простой ключ

Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое. Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, то оно не будет определено как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

Составной ключ

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим». Примером такой таблицы может служить таблица «Заказано» из демонстрационной базы данных «Борей», связывающая таблицы «Заказы» и «Товары». Ключ в этой таблице состоит из двух полей: «КодЗаказа» и «КодТовара». В таблице «Заказано» может быть представлено много товаров и много заказов, но каждый товар включается в заказ только один раз, поэтому комбинация значений полей «КодЗаказа» и «КодТовара» достаточна для образования ключа.

Другим примером может служить база данных по складским запасам, в которой используются один основной и один или несколько вспомогательных инвентарных номеров.

Примечание. Если определить подходящий набор полей для составного ключа сложно, просто добавьте поле счетчика и сделайте его ключевым. Например, не рекомендуется определять ключ по полям «Имена» и «Фамилии», поскольку нельзя исключить повторения этой пары значений для разных людей.

Поле типа «Счетчик» и репликация

При репликации базы данных необходимо определить подходящий размер для поля типа «Счетчик», используемого в качестве ключевого поля таблицы. При использовании поля типа «Счетчик» как ключевого поля для таблицы в реплицированной базе данных следует установить для его свойства Размер поля (FieldSize) либо значение «Длинное целое», либо «Код репликации».

· Если между операциями синхронизации реплик обычно добавляется менее 100 записей, то с целью экономии дискового пространства для свойства Размер поля (FieldSize) используется значение «Длинное целое».

· Если между операциями синхронизациями добавляется более 100 записей, следует использовать значение «Код репликации» с целью предотвращения повторения значений в ключевых полях в разных репликах. Однако следует отметить, что в поле типа «Счетчик» с размером «Код репликации» генерируются 128-байтовые значения, требующие больше места на диске.

Создание и изменение ключевых полей

1 Откройте таблицу в режиме конструктора.

2 Выделите одно или несколько полей, которые необходимо определить как ключевые.

Для выделения одного поля выберите область выделения строки нужного поля.

Для выделения нескольких полей нажмите и удерживайте клавишу CTRL и выберите область выделения для каждого поля.

3 Нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов.

Примечания. Допускается назначение ключевым полем поля, содержащего данные, однако, если в этом поле имеются повторяющиеся или пустые значения, будет выведено сообщение об ошибке. Получивший такое сообщение пользователь имеет три возможности: выполнить запрос на поиск повторяющихся записей для поиска записей, содержащих повторяющиеся или пустые значения в поле, и изменить эти значения; выбрать другое поле или добавить поле счетчика и определить его как ключевое.

· Для составного ключа существенным может оказаться порядок образующих ключ полей. Сортировка записей осуществляется в соответствии с порядком ключевых полей в бланке в режиме конструктора таблицы. Если необходимо указать другой порядок сортировки без изменения порядка ключевых полей, то сначала определите ключ, как это описано выше, а затем нажатием кнопки Индексы на панели инструментов откройте окно «Индексы» и укажите другой порядок полей для индекса с именем «PrimaryKey».

Установка свойств файла

Свойства файла - это данные о файле, которые помогают его идентифицировать, например, заголовок, имя автора, тема и ключевые слова, определяющие темы или важные сведения в файле. Пользователь может установить свойства файла для любой активной базы данных и для любой базы данных Microsoft Access или файла Microsoft Excel, которую нужно импортировать или связать с таблицами.

Существуют три различных вида свойств файла.

· Встроенные свойства файла. К таким свойствам относятся автор, заголовок и тема файла. Такие свойства уже созданы и в них можно вводить значения. Например, можно ввести имя автора, чтобы можно было организовать поиск всех баз данных, созданных определённым автором.

· Настраиваемые свойства файла. Создаются пользователем и могут включать любую информацию. Например, можно создать свойство базы данных, содержащее информацию о номере ее версии.

· Автоматически обновляемые свойства файла. К таким свойствам относится размер базы данных, даты её создания и внесения последних изменений. Например, можно организовать поиск всех баз данных, которые были созданы после 3 марта 1996 года или вчера последний раз были изменены.

Дата добавления: 2014-01-07