Призначення систем електронного документообігу

Основні поняття систем електронного документообігу

Класифікація, тенденції розвитку

Ключові слова та поняття: система електронного документообігу, технологія обробки документів, модель діяльності установи, маршрутизація документів, складений документ, віртуальний документ, workflov, groupware, об'єктно-орієнтований підхід, інтерфейс, концепція управління корпоративним вмістом, репозитарій.

На думку галузевих аналітиків, електронний документообіг включає: створення документів, їх обробку, передачу, збереження, виведення інформації, що циркулює в організації чи підприємстві, на основі використання комп'ютерних мереж. Під управлінням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів або окремими користувачами. При цьому, під рухом документів мається на увазі не їх фізичне переміщення, а передача прав на їхнє застосування з повідомленням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням.

Системи електронного документообігу (СЕД, EDMS - Electronic Document Management Systems) забезпечують процес створення, управління доступом і поширення великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками Документів в організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах в ієрархії файлової системи. Типи файлів, що, як правило, підтримують СЕД, включають: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіодані, відеодані і Web-Документи. До загальних можливостей СЕД відносяться: створення Документів, управління доступом, конвертація даних і забезпечення безпеки даних.

Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема, їх пошуку як по атрибутах, так і по вмісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їх версії і підверсії. Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства або організації - від постановки задачі на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. Вони мають забезпечувати гнучке управління документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалізоване жорстке розмежування доступу користувачів до різних документів залежно від їх компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами.

Основними користувачами СЕД є великі державні організації, підприємства, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури, чия діяльність супроводжується великим обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.

Дата добавления: 2014-01-07