Співвідношення паперового й електронного документів

Особливості впровадження систем електронного документообігу

Вигоди для корпоративних користувачів при впровадженні СЕД досить різноманітні. Наприклад, при використанні СЕД:

• продуктивність праці персоналу збільшується, як правило, на 20-25%;

• вартість архівного збереження електронних документів на 80% нижче порівняно з вартістю збереження паперових архівів.

Прийнято також вважати, що при впровадженні СЕД здобуваються тактичні та стратегічні вигоди. Тактичні вигоди визначаються скороченням витрат при впровадженні СЕД, пов'язаним зі звільненням фізичного місця для збереження документів, зменшенням витрат на копіювання і доставку документів у паперовому вигляді, зниженням витрат на персонал і устаткування тощо. До стратегічних відносяться переваги, пов'язані з підвищенням ефективності роботи підприємства або організації. До таких переваг можна віднести:

• поява можливості колективної роботи над документами (що неможливо при паперовому діловодстві);

• значне прискорення пошуку і вибірки документів (за різними атрибутами);

• підвищення безпеки інформації за рахунок того, що робота в СЕД з незареєстрованої робочої станції неможлива, а кожному користувачу СЕД призначаються свої повноваження доступу до інформації;

• підвищення схоронності документів і зручності їхнього збереження, тому що вони зберігаються в електронному вигляді на сервері;

• поліпшення контролю за виконанням документів. Розглянемо ряд досить важливих моментів, що найбільш істотні

при впровадженні СЕД. До них відносяться:

• співвідношення паперового й електронного документів;

• інтеграція СЕД і офісні додатки;

• складений і віртуальний документи, підтримка попередніх версій документа (версійність);

• автоматична кластеризація і віртуальна класифікація;

• анотування;

• вбудовані функції workflow і groupware.

Власне різниця між паперовим і електронним документами складається в типі носія, на якому вони розташовані (аналоговий вигляд на папері, чи цифровий на магнітному або оптичному носії). Рднак важливим фактором є те, що можливості по роботі з паперовим ¹ електронним документом значно розрізняються як функціонально, ^Так і за часом.

Переваги електронного документа раніше вже відзначалися. Цікава інша проблема, а саме, проблема спільного життя паперового документа і його електронного аналога.

Одночасне співіснування диктується логікою сьогодення^ великою практикою роботи і нормами роботи. Вже існують інструкції по безпаперовому діловодству в установах і електронному способу створення документів, і це нарівні з одночасною роботою, в багатьох випадках, з паперовим видом документа. Папір завжди має цінність як підсумок дій, універсально сприйманий, і має величезне історичне значення при поширенні інформації.

Невигідне положення папера виявляється в тих випадках, коли потрібно підтримувати цілісність інформації, що міститься в документах, при збереженні версійності і при одночасній роботі з документом багатьох користувачів, а також при необхідності відновлення протягом короткого часу. Життєвий цикл документа істотно видозмінюється при переході до його електронного виду.

Інтеграція СЕД і офісних додатків

СЕД не вирішує всіх задач установи, однак, при її створенні необхідно враховувати аспект інтеграції з додатками, що створюють документ. Якщо в установі строго дотримуються використання стандартів і відомих додатків (текстові редактори, електронні таблиці, СУБД), то таку інтеграцію можна організувати на рівні операцій з файлами, наприклад, шляхом здійснення імпорту документів у форматі додатка у внутрішній формат СЕД. Такі операції потрібно робити з кожним з додатків, що іноді є проблемою (наприклад, інтеграція із системами електронної пошти і факсами-системами).

Багато офісних додатків підтримують стандарт Open Document Management API (ODMA), що виключає необхідність програмування, -інтегрування здійснюється шляхом настроювання конфігураційних файлів. У ряді випадків для інтеграції потрібно додаткове програмування з використанням різних засобів розроблювача, що підтримують наявні промислові стандарти.

Ключовою властивістю сучасних СЕД є високий ступінь їх інтеграції з різними програмними додатками за рахунок використання технологій OLE Automation, DDE, Active, ODMA, MAPI тощо. А безпосередньо при роботі з документами взагалі немає необхідності користатися утилітами СЕД. Користувачі мають справу тільки зі звичайними прикладними програмами: у момент інсталяції клієнтської частини СЕД прикладні програми доповнюються новими функціями й елементами меню. Наприклад, користувач текстового процесора MS Word, відкриваючи файл, відразу бачить бібліотеки і папки з документами СЕД (звідки він і вибирає необхідний йому документ). При збереженні документ автоматично розміщається в базі даних СЕД. Те ж відноситься і до інших офісних і спеціалізованих програм.

Слід також зазначити, що в більшості поширених СЕД реалізована інтеграція з найбільш відомими ERP-системами (зокрема, з SAP R/3, Oracle Applications та ін.). Саме можливість інтеграції з різними додатками є одною з характерних властивостей СЕД. Завдяки йому СЕД можуть виступати як сполучні ланки між різними корпоративними додатками, створюючи тим самим основу для організації діловодства на підприємстві.

До складу більшості СЕД входять утиліти для перегляду документів (viewers), що розуміють багато десятків форматів файлів. З їхньою допомогою дуже зручно працювати, зокрема, із графічними файлами (наприклад, з файлами креслень у CAD-системах). Крім базового комплекту утиліт перегляду (який входить у кожну СЕД), можна придбати додаткові утиліти.

Дата добавления: 2014-01-07