Вбудовані функції workflow і groupware

Анотування документів

Система повинна забезпечувати анотування документів, тобто накладення або "приклеювання" до документа своїх коментарів (приміток), що виконують критичні функції або щось роз'ясняють. В анотації обов'язково зазначається місце розташування об'єкта, що коментується, автор примітки, дата примітки.

До документа можуть бути прикладені декілька анотацій. Текст коментарю можна редагувати і до нього можна застосовувати елементи форматування, такі ж, як для самого документа.

Очевидно, що для забезпечення цієї функції СЕД повинна вміти працювати з гіпертекстовими структурами (у загальному випадку - з гипермедіа).

Оскільки в деяких випадках користувачі позбавлені прав на внесення яких-небудь змін у документ у процесі його узгодження, то вони можуть скористатися можливістю його анотування. У більшості СЕД анотування реалізується за рахунок включення в картку документа атрибута для анотації та передачі користувачам прав на редагування такого поля картки. Але таке рішення не завжди прийнятне (особливо при анотуванні графічного документа). У зв'язку з цим, у деяких СЕД існує так звана функція "червоного олівця", за допомогою якої можна графічно вказати недоліки на самому зображенні. Програмні засоби, у яких реалізована функція "червоного олівця", широко пропонуються різними фірмами.

Серйозною проблемою підвищення ефективності роботи установи є колективне (кооперативне) створення документів. Тому важливою функцією СЕД є підтримка кооперативної роботи.

Workflow - це повна або часткова автоматизація бізнес-процесу, при якій документи, інформація або завдання передаються від одного учасника бізнес-процесу до іншого для виконання дій відповідно до набору керуючих правил (робота виконується послідовно або паралельно двома або більше учасниками робочої групи з метою досягнення загальної мети).

Документообіг треба розуміти як document workflow. Workflow узагальнює поняття автоматизованого документообігу.

Аналіз діяльності багатьох неавтоматизованих установ показує, що приблизно половина часу іде на власне бізнес-процес, а інша половина - на переміщення паперових документів з місця на місце -від одного виконавця до іншого. Тому вже просте впровадження електронних документів може дати економію в часі до 50%. Це означає, що автоматизоване переміщення документів - це вже часткова автоматизація бізнес-процесів, тобто workflow.

З іншого боку, документообіг є теж бізнес-процесом, особливо для тих установ, де документи відіграють головну роль (адміністративні органи, видавництва, інформаційні агентства тощо). Для таких установ workflow у чистому вигляді означає document workflow.

Повна система управління процесами (Workflow Management System) повинна містити наступні функції: графічний дизайн, тестування, моделювання, реалізацію, вимір і оптимізацію будь-якого бізнес-процесу з необхідною гнучкістю для застосування в довільній організаційній складності.

Одною з найбільш важливих, але часто недооцінюваних якостей системи, є здатність відпрацьовувати позаштатні ситуації, коли користувачі самі б могли задавати маршрут проходження робіт і режими обробки завдань. Існує багато ділових процесів, у яких заздалегідь неможливо визначити і спланувати порядок робіт. Якась визначеність з'являється вже після того, як "процес пішов". Тоді система повинна бути здатна визначити маршрут по ходу справи.

Іншою важливою властивістю є можливість повернення назад. Коли користувач спостерігає за ходом процесу і виявляє, що він "пішов не туди", процес необхідно повернути на кілька кроків назад, змінити деякі параметри і запустити знову.

Документообіг тісно пов'язаний з бізнес-процесами установи, ^отже, автоматизація діяльності установи - workflow тісно пов'язана з автоматизацією документообігу - document workflow. Таким чином, ^система workflow включає автоматизацію документообігу як одну зі ^своїх функцій.

У технології workflow, як і будь-якої іншої технології за участю людей, велике значення приділяється людському фактору й організації спільної (кооперативної) роботи людей. Програмне забезпечення, головною задачею якого є організація колективної роботи людей, одержало назву groupware. Звичайно, це дуже широке поняття, навіть більш широке, ніж workflow.

Як правило, таке програмне забезпечення діє в оточенні корпоративної мережі й інтегрується з такими природними для групової роботи додатками, як електронна пошта і workflow, причому багато пакетів groupware мають вбудовані засоби workflow і навпаки. Багато систем такого класу будуються за принципом "усе в одному", коли в одній програмі містяться майже всі інструменти, необхідні в настільному додатку: календар, годинник, планування зустрічей і нарад, розсилання завдань співробітникам і контроль за їх виконанням, колективна робота над документами і підтримка версій документів, і багато чого іншого.

Всяка установа як велика система містить функціональні (технологічні) інформаційні підсистеми і підсистеми, що управляють. Впровадження workflow приводить до того, що інформаційна підсистема установи впливає на функціональну і управляючу підсистеми. У цьому впливі і закладена основна сентенція підвищення ефективності роботи установи від застосування засобів автоматизації (workflow).

Технологія workflow є фундаментальним елементом, що підтримує метафору нового офісу разом з електронними документами.

З одного боку, технологія workflow базується на системі електронного документообігу. З іншого боку, СЕД містять workflow, що дозволяє маршрутизувати конкретні документи, керуючись внутрішніми чи зовнішніми критеріями. Тобто, системи електронного документообігу і технологія workflow є взаємопроникними.

У сучасному розумінні бізнес-процесу документ може бути вбудований у сам процес як динамічний об'єкт. Інформаційний агент, аналізатор тексту, об'єкт workflow - усі вони мають здатність не тільки підсилювати процес, але і цілком перевизначати його.

При автоматизації документообігу крім вбудованих функцій workflow використовуються також технології groupware - відкриті системи обміну інформацією між учасниками процесу, що забезпечують вільний (не жорстко запрограмований) обмін документами при їх колективній обробці.

У технології groupware ініціатива завжди за користувачем. Система не змушує користувача виконувати жорсткий порядок ходів _прй вирішенні якої-небудь колективної задачі по підготовці документа, вона лише полегшує її виконання. Це, як правило, системи з вільним рухом документів, хоча в них можуть бути включені функції контролю доставки і прочитання.

Використання технологій workflow і groupware вимагає найчастіше критичного переосмислення всіх аспектів документообігу установи в умовах автоматизації.

Найбільш типовими прикладами кооперативної роботи з документами є процедури узгодження й анотування документів.

Дата добавления: 2014-01-07