Класифікація документів

Таблиця 7.3

Класифікаційні ознаки	Групи документів
За змістом (спеціалізацією)	? Загальні ? З адміністративних питань ? Спеціалізовані (облікові, фінансові, комерційні тощо)
За призначенням	? Організаційно-розпорядчі ? Фінансово-розрахункові ? З постачання та збуту ? З особового складу
За походженням	? Офіційні ? Особисті
За місцем складання	? Внутрішні ? Зовнішні
За джерелами виникнення	? Первинні (вхідні) ? Похідні (вторинні)
За технікою відтворення	? Рукописні ? Друковані ? Фотокінодокументи ? Звукові (аудіовізуальні)
За формою	? Індивідуальні ? Стандартні, типові ? Трафаретні
За видом носія	? Паперові ? На фотокіноплівці, на відеоплівці. ? На магнітних (оптичних) носіях. ? На екрані
За ступенем гласності	? Звичайні ? Для службового користування ? Секретні, з грифом "КТ" (комерційна таємниця) ? Цілком секретні
За терміном виконання	? Звичайні (безстрокові) ? Термінові
За кількістю питань	? Прості ? Складні
За стадіями створення	? Оригінали ? Чернетки ? Копії (виписка, дублікат)
За терміном зберігання	? Постійного зберігання ? Тривалого зберігання (понад 10 років) ? Тимчасового зберігання (до 10 років)

Розглянемо деякі з ознак класифікації.

Так, за походженням офіційні документи (службові) створюються установою або посадовою особою та оформляються у регламентованому порядку, а особисті - стосуються конкретної особи і створюються за межами сфери службової діяльності, тобто є іменними.

За призначенням, тобто за видами діяльності, документи поділяються на чотири групи:

1. Організаційно-розпорядчі - визначають такі важливі питання, як функції та права підприємства в цілому (статути, установчі договори), його структурних підрозділів, встановлення та зміну оргструктури управління, організацію процесу управління (положення, накази, листи, заяви, розпорядження тощо);

2. Фінансово-розрахункова документація забезпечує точне та своєчасне виконання фінансових забов' язань, банківських та інших операцій, пов' язаних з рухом коштів;

3. Документація з постачання та збуту супроводжує рух товарно-матеріальних цінностей, тобто є логістичним забезпеченням підприємницької діяльності;

4. Документація з особового складу відображає всі кадрові питання організації від забезпечення кадрами до їх переміщення, професійного вдосконалення, якісного складу тощо

За кількістю питань, які в них відображені, виділяють документи прості, що містять одне питання, та складні - що містять декілька питань.

За місцем складання (виникнення) документи поділяються на внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать такі, що готуються, оформляються і виконуються в межах тієї установи, де вони були складені. До зовнішніх відносять отримані організацією ззовні (вхідні) або направлені нею за свої межі (вихідні) документи.

За формою документи бувають індивідуальними, типовими, трафаретними. Індивідуальні створюються у довільній формі в кожному окремому випадку для вирішення конкретної управлінської ситуації. Типові - це текст-зразок, на основі якого складаються тексти документів аналогічного змісту зі збереженням основних граматичних конструкцій та формулювань. В трафаретних документах частина тексту віддруковується завчасно - це постійна інформація, а частина вписується від руки при його складанні. Трафаретні тексти, як правило, фіксуються бланками.

За стадією виготовлення розрізняють чернетки, оригінали та копії. Рукописний або машинописний документ, який відображає роботу автора над текстом, тобто опрацювання документу, є чернеткою.

Оригінал - документ, створений індивідуальним або колективним автором.

Копія - повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу, завірене у встановленому порядку.

Зі службовими документами, що не підлягають розголошенню, можуть ознайомлюватися тільки працівники організації, які мають до них безпосереднє відношення. Ознайомлення інших осіб, видача їм документів чи копій, довідок або відомостей службового характеру допускається тільки з дозволу керівництва організації.

Публікація службових документів у пресі, оголошення по радіо, телебаченню, використання в доповідях, лекціях, виступах здійснюється відповідно до Закону України "Про інформацію" від 2 жовтня 1992 року № 2657-ХІІ.

Мовою діловодства і документації, а також взаємовідносин з органами державної виконавчої влади, міністерствами, відомствами, підприємствами, громадськими організаціями та громадянами в Україні є українська мова. У випадках, передбачених законами, мовою діловодства, документації та взаємовідносин із зазначеними вище органами та громадянами поряд з українською може бути мова більшості населення тієї чи іншої місцевості або мова, прийнятна для населення даної місцевості.

Дата добавления: 2014-01-07