Етикет запрошення та відмова від нього

1. Види прийомів

Найпоширенішою формою ділового протоколу є прийоми, основи організації яких необхідно знати як бізнесменам, підприємцям, так і менеджерам будь-якого рівня.

Прийоми — це зібрання запрошених осіб, де гостям пропонують різні стра­ви і створюють умови для спілкування і знайомства, відпочинку, ритуальних процесій і церемоній.

Прийоми влаштовуються у зв'язку із завершенням якої-небудь видатної події, на національні свята, релігійні та професійні святкування, ювілейні дати, проведення важливих заходів.

Слайд 2. Важ­ливо зазначити, що основним сенсом прийомів є не споживання їжі та дегустація напоїв, а встановлення та поліпшення ділових й дружніх взаємин їх учасників. Йдучи на прийом, треба бути не тільки відповідно вдягнутими, але й підготовленими до відповідей на запитання та ведення світської бесіди.

Слайд 3. Залежно від часу, на який вони призначені, звані прийоми поді­ляються на два типи - денні та вечірні, а також з розсаджу­ванням за столом чи без. До денних прийомів відносяться: «Келих вина», «Келих шампанського» та «Сніданок».

Слайд 4. Основними видами вечірніх прийомів є «Обід» («Dinner»), «Обід-буфет»(«BьffetDinner»), «Вечеря» («Supper»), прийоми типу а-ля фуршет, коктейль, а також маленькі прийоми – кавовий або чайний стіл.

До прийомів з розсаджуванням за столом відносять «Сніда­нок», «Обід» та «Вечерю».

Слайд 5. «Келих шампанського» та «Келих вина» починаються о 12-ій годині та закінчуються о 13-ій. Під час такого прийому подають лише шампанське, вина та соки. На закуску пода­ють маленькі тістечка, бутерброди, горіхи. Цей вид прийому зручний тим, що займає небагато часу і не потребує багато уваги. Прийом відбувається стоячи. Форма одягу - повсякден­ний костюм чи сукня.

Відповідно до міжнародної етики, найбільш почесними за своїм характером видами прийомів є «Сніданок» та «Обід».

Слайд 6. «Сніданок» влаштовується між 12 та 15 годинами. Подають до сніданку одну-дві холодні страви, одну рибну чи м'ясну, десерт. Коли гості зібралися, їм пропонують аперитив. По завершенні сніданку подають чай, каву, пропонують коньяк та лікери.

Слайд 7. Форма одягу - повсякденний костюм чи сукня, якщо інше не зазначене в запрошенні.

Слайд 8. «Коктейль» розпочинається між 17 та 18 годинами, триває не більше 2 годин, відбувається стоячи. На запрошенні вказується час початку та закінчення прийому (17.00-19.00, 18.00-19.00). Гості можуть приходити чи йти додому в будь-який час за вказані години. Нормальним вважається бути на прийомі приблизно 1,5 години.

Надмірним порушенням етикету вважається прибуття на прийом співробітників фірми пізніше за своє керівництво. За­лишають прийом, навпаки, першими керівники фірм чи підприємств, за ними (за старшинством) – інші співробітники.

Господар та господиня в продовж всього часу прийому сто­ять біля входу, зустрічають та проводжають гостей.

Слайд 9. Коктейльний стіл від інших видів столів відрізняється тим, що на ньому немає а ні тарілок, а ні виделок, є тільки дерев'яні чи пластмасові палички.

В залі біля стінок та по кутках ставлять невеличкі столи­ки, на які кладуть сигарети, ставлять попільнички та вазочки з паперовими серветками. Прикрашають столики квіти у невеличких вазах.

Слайд 10. «Фуршет» проводиться з 17 до 20 години. Фуршетні столи накри­вають банкетними скатертинами так, щоб краї з усіх боків столу звисали однаково, на відстані 5-10 см від підлоги.

Слайд 11. Столи зі стравами та закусками ставлять таким чином, щоб гостям було зручно підійти до них з будь-якого боку. Біля стінки по кутках залу ставлять маленькі столики, на яких знаходяться сигарети і попільнички, квіти, паперові серветки.

Крім холодних закусок, інколи до меню фуршетів включа­ють другі гарячі страви. Всі закуски, до яких був би потрібен ніж, нарізають невеликими порціями, щоб зручно було їсти стоячи, за допомогою однієї виделки, яка є основним столовим прибором.

Слайд 12. «Обід» -найбільшпочесний вид прийому. Починається він у проміжку між 19 та 21 годинами. Стіл накривають білими скатертинами. Серветки білі, накрохмалені, їх кладуть на тарі­лочки для хліба.

Столи ставлять у вигляді літери «Т» або «П». Найпочесніші місця за головним столом ті, де гості знаходяться обличчям до вхідних дверей.

Слайд 13. Вибір холодних закусок невеликий - тільки по одній рибній і м'ясній страві та овочеві салати. Після холодних закусок подають бульйон із грінками, потім - страву з м'я­са. Може бути дві гарячі страви, одна з них - з риби, яка подається перед гарячим м'ясним блюдом з приготовленими по-різному овочами. Обід закінчують десертом, прибравши спо­чатку весь посуд, столові прибори та чарки, які були подані для попередніх страв.

На десерт можна подавати желе, креми, різні ласощі, ягоди з вершками.

Слайд 14. «Обід-буфет» - або «шведський стіл», тому що був започаткований у Швеції. Його звичайно проводять у ті ж часи, що й «Обід», але не пов'язане з розміщенням гостей за столом.

Слайд 15. Сервіруючи стіл як буфетну стійку «по-шведськи», його розміщу­ють біля стінки чи посеред кімнати, накривають широкою ска­тертиною, що звішується мало не до підлоги. На середину сто­лу ставлять холодні закуски, холодні соуси, хліб, різні салати, печиво, кондитерські вироби, прохолодні напої, соки, мінераль­ну воду. По краях столу рядочками чи трикутниками розміщу­ють чарки й келихи, закусочні тарілки ставлять одна на одну. Ножі та виделки розташовують у декоративному посуді чи розкла­дають на столі малюнком. Серветки кладуть групами в кількох місцях. Квіти з довгими стеблами ставлять у високі вази.

Слайд 16. Учасники великого обіду не сидять за спільним столом, а підходять до нього, беруть лівою рукою серветку, на яку став­лять тарілку із заздалегідь покладеними на неї ножем та ви­делкою, а потім кладуть на таріль їжу. Правицею беруть ке­лих з вином, соком чи іншими напоями. З наповненою таріл­кою гості відходять від столу та сідають за маленькі столики. Вони можуть розташовуватись також на диванах, у кріслах, намагаючись сісти з людьми, з якими бажають поговорити. Вина, коктейлі та інші алкогольні напої виставляються на буфетних стійках та столах, за якими стоять офіціанти.

Слайд 17. «Вечеря» - починається о 21-ій годині чи пізніше. Від обіду відрізняється тим, що на вечері не подають супу; форма одягу зазначається в запрошенні - темний костюм, смокінг чи фрак. Для жінок – вечірня сукня.

Слайд 18. Крім урочистих прийомів практикуються (навіть на найвищому рівні) зустрічі за чайним чи кавовим столами. На каву зазвичай запрошують з 17 до 19 годин, на чай до 20 годин. До кави чи чаю подають маленькі бутерброди, пиріжки, солодке та солоне печиво, здобні булочки, кекси, солоні чи солодкі торти.

Слайд 19. На стіл можна поставити коробки шоколадних цукерок, вершки чи морозиво, лимон.Форма одягу - повсякденний костюм чи сукня.

Слайд 20. Урочисті прийоми потребують урочистості в зовнішньому вигляді. У цьому випадку на запрошеннях звичайно вказують «Whitetie» (біла краватка, що означає «фрак»), чи «Blacktie» (чорна краватка, тобто смокінг). А якщо на запрошенні написано «Eveningdress» - це вечірній одяг, тобто фрак. Якщо форма одягу вказується, виконання цієї умови обов'язкове. Дами в таких випадках повинні бути у вечірніх сукнях, хоча у запрошенні про це і не говориться.

Слайд 21. Англійці на своїх запрошеннях пишуть інколи: «Undress» (без одягу), що не слід розуміти буквально. Це означає, що слід бути у простому костюмі.

Якщо в запрошенні написано: «вечірній костюм» - слід одягати фрак або смокінг. Якщо вказано «малий вечірній туалет» — одягаєте смокінг. Якщо його немає - комбінований вечірній костюм, але не фрак.

Слайд 22. Жінкам на прийоми слід приходити в одязі стриманого фасону, не яскравих тонів.

Слайд 23. На сніданок, коктейль прий­нято приходити в сукні звичайної довжини, сукні-костюмі чи костюмі, невеличкому фетровому капелюшку або капелюшку з шовку чи іншого схожого матеріалу. Капелюшок під час прийому знімати не обов'язково.

Слайд 24. До 18 години ювелірні прикраси надягати не прийнято, пізніший час зобов'язує їх мати, але в такій кількості, щоб не виглядати вульгарно.

Слайд 25. До фрака потрібні такі аксесуари: біла краватка-метелик (шовкова, або краще пікейна), зав'язана від руки; туго накрохмалена манишка, стоячий комірець із загнутими кутами, білий пікейний жилет, причому можна і шовковий, але це вважається гіршим тоном. Не забудьте лаковані туфлі (чорні). Із фраком не носять наручний годинник, а тільки кишеньковий на ланцюжку.

До смокінга потрібна туга крохмальна манишка, стоячий комірець із застебнутими кутами, чорна краватка-метелик, лаковані туфлі, чорний жилет.

Слайд 26. Як би вам не сподобалось на прийомі, як би ви не були захоплені цікавою розмовою, не слід затримуватися на ньому довше часу, зазначеного в запро­шенні, оскільки це може бути обтяжливим для господарів. Всім гостям, присутнім на прийомі, слід направити лист з висловленням подяки господарям, або протягом тижня надіслати свою візитну картку з абревіатурою Р.К.

Слайд 27. Успішно проведені прийоми завжди залишають у партнерів, гостей — потенційних клієнтів добрі спогади про організаторів прийому та їх бізнес.

Слайд 28. Приємне спілкування, нові знайомства сприяють рекламі і зміцненню добро­го імені, свідчать про благополуччя фірми і є засобом покращення ділових зв’язків та іміджу організаторів.

2. Організація підготовки до прийому

Час і засоби для організації прийомів залежать від обставин і бувають різні, але в будь-якому випадку це питання потрібно вивчити завчасно і підготува­ти його якомога ретельніше. При цьому сторона (особа), що проводить прийом, заздалегідь повинна виконати таку підготовчу роботу:

• визначити вид прийому;

• скласти список запрошених осіб;

• підготувати і завчасно розіслати запрошення;

Після вибору виду прийому можна переходити до складання списку за­прошених. Особливу увагу при цьому необхідно звернути на те, щоб серед гостей не опинилися осіб, які ворожо ставляться один до одного або ж до­тримуються протилежних політичних поглядів.

У запрошенні прийнято зазначати, хто дає прийом, у зв'язку з чим, де і коли проводиться, хто особисто запрошується. Етикет вимагає, щоб запро­шення були виготовлені на яскравих бланках, а ім'я, прізвище та посада за­прошених були вписані від руки або набрані на комп'ютері.

При проведенні прийомів з розміщенням у запрошенні міститься прохання дати відповідь — R.S.V.P. (Respondez, s'ilvous plait), що означає дай­те відповідь, будь-ласіса. Іноді додається regrets only — в разі відмови. Не заве­дено передавати своє запрошення іншій особі. Але, якщо це необхідно, обо­в'язково попереджають організаторів заходу.

Якщо прийом влаштовують на честь важливої персони, то запрошення надсилається лише після одержання від неї усної згоди. У такому випадку літе­ри R.S.V.P. на запрошенні підкреслюються, і під ними пишуться літери РМ (Pour memoire або to remind — «для пам'яті»).

Якщо в запрошенні вказується і форма одягу, то літери R.S.V.P. і номер телефону проставляються в лівому нижньому куті, а в правому — форма одя­гу: темний костюм (dark suite), сукня (dress) або смокінг (black tie) і довга сук­ня (long dress), або фрак (white tie) і вечірня сукня (full dress).

Запрошення розсилають за один-два тижні до дня прийому - це етикет­ний мінімум. Але якщо врахувати час на доставку запрошення, термін на об­міркування та прийняття рішення гостя, підготовку відповіді (після отримання якої можна починати конкретну підготовку прийому), то запрошення треба розсилати за місяць.

У разі, коли візит гостя не зовсім бажаний, то запрошення передають удень прийому. Таке запрошення розцінюється як формальне, від якого завж­ди можна відмовитись.

Якщо запрошується подружжя, це зазначається окремо. На перше місце в запрошенні для подружжя завжди ставлять ім'я чоловіка. Коли жінку за прошують як офіційну особу, або з огляду на її положення в суспільстві, то запрошення оформляється персонально. На прийомі їй відводиться місце за­лежно від рангу та статусу.

Якщо на прийом запрошують особисто або по телефону, то відреагувати потрібно відразу ж. Дати відповідь по телефону можна й у випадку, якщо в запрошенні зазначено номер телефону. Запрошення може надсилатися із зазначенням бажаної кількості гостей. У такому випадку у відповідь надси­лається список осіб, які будуть присутні на прийомі.

Якщо з певних причин відповідь не може бути позитивною, то від запро­шення слід відмовитися. Причиною відмови за наявності згоди можуть бути лише форс-мажорні обставини.

Жінка може відмовитись від запрошення у випадку легкого нездужання, чоловік же може послатись на нездоров'я, тільки якщо він серйозно хворий.

Якщо запрошення відповідає згодою, то в конверт запрошеного окрім листа відповіді вкладається візитна картка, а також картки супроводжуючих осіб з приміткою PRV, яке означає, що запрошення прийнято.

Прийом вважається офіційним, якщо запрошені — виключно посадові особи. Чоловіки мають бути присутні на офіційному прийомі без жінок, а за­прошені з огляду на соціальне становище жінки — без чоловіків (сніданок, на який запрошуються чоловіки разом з жінками, вважається неофіційним не­залежно від кількості запрошених).

Офіційні запрошення відрізняються за формою від неофіційних. У за­прошенні на офіційний прийом зазначається титул запрошеного без зазна­чення його імені та імені дружини. У тексті запрошення на дипломатичний прийом використовують форму: Маємо честь запросити….

• підготувати приміщення;

• скласти, якщо необхідно, план розміщення запрошених осіб;

• визначити (скласти) меню, продумати сервіровку столу і порядок об­слуговування гостей;

• підготувати тости і промови (на прийомах з розміщенням);

• скласти схему і порядок проведення прийому, розподілити обов'язки між тими, хто готує прийом.

✓ Зустріч гостей

Від місця, де проводиться прийом, залежить характер зустрічі гостей. У будь-якому випадку потрібно уточнити шляхи під'їзду, паркування і виїзду автомобілів, передбачити прикриття при виході з машин у негоду.

Незалежно від того, де буде проходити прийом, гостей необхідно зустрі­чати біля вхідних дверей. Одягнуті по формі, що відповідають тому чи іншому заходу, представники господарів направляють запрошених до гардеробу й пояснюють їм, як пройти до аванзали. Трохи ближче до виходу гостей зуст­річають господар (господарі), господиня, почесний гість з дружиною. Поблизу знаходиться розпорядник чи організатор прийому.

Першою на прийомах вітається дружина гостя з господарем, потім з гос­подинею: чоловік (гість) — спочатку з господинею, потім — з господарем. Довго затримуватись біля господині не слід, щоб не відволікати їх увагу від інших запрошених гостей.

Після вітань з господарями гість робить загальний уклін всім присутнім в аванзалі і підходить до своїх близьких знайомих, яких вітає особисто. Потім переходить до іншої групи учасників, намагаючись переговорити зі всіма знайо­мими, з ким не буде змоги спілкуватись за столом у бенкетній залі.

В аванзалі офіціанти на підносах подають аперитив або будь-який інший напій, що зменшує жагу й викликає апетит. Це може бути мінеральна вода, соки, вермут, сухе вино, шампанське, коньяк, віскі або горілка. Аперитив може бути одинарний або комбінований. Іноді до аперитиву подають горішки, мас­лини, тартинки з солониною тощо.

✓ Складання плану розміщення за столом

Складаючи план розсадки гостей за столом, необхідно дотримуватись певних правил.

1. Почесним є місце напроти вхідних дверей, а якщо двері знаходяться збоку — на стороні столу, біля вікон. Почесні гості завжди займають місця посередині столу (маючи на увазі його довшу сторону).

2. На сніданку (обіді), наякому присутні тільки чоловіки, першим вважаєть­ся місце праворуч від господаря, а не праворуч від його почесного гостя.

3. Якщо на прийомі присутня господиня дому, то запрошуються дружи­ни всіх запрошених. У такому разі першим почесним вважається місце пра­воруч від господині, другим — праворуч від господаря. Якщо дружина госпо­даря відсутня або ж господар неодружений, він може посадити напроти себе одну із запрошених жінок (заздалегідь спитавши її згоди) або чоловіка найви­щого рангу.

4. Між офіційними гостями можна садити інших гостей, враховуючи відповідність їх посад.

5. Жінки і чоловіки розсаджуються поперемінно, причому чоловіки мо­жуть сидіти один біля одного, а жінки — ні.

6. Розсаджуючи гостей, треба завжди пам'ятати, щоб один біля одного сиділи гості, які б могли між собою спілкуватись і які симпатизують один од­ному.

7. Найменш почесними вважаються місця на торцях столу (за винятком тих випадків, коли господар один очолює стіл), тому саджати на ці місця гос­тей, особливо жінок, не заведено. Якщо ж виникають труднощі з розміщен­ням і є необхідність використати ці місця, їх можуть зайняти господар і гос­подиня.

8. Якщо сніданок чи обід проводяться під час двосторонньої наради, мож­ливе розміщення однієї делегації напроти іншої. При цьому голови делегацій також сідають один проти одного. Складаючи план розміщення, слід звернути увагу на те, щоб чоловік не сидів поряд з дружиною. Загальноприйнято відводити місця чоловіку та дру­жині з одного боку столу, а якщо по різні, то не напроти один одного.

9. Якщо при розміщенні немає можливості комусь із подружжя надати місце згідно з протоколом, господар мусить забезпечити належне за рангом місце хоча б дружині і вибачитися перед чоловіком. Чоловіки погодяться з розумними вибаченнями, жінки — ніколи.

10. Коли під час проведення заходу необхідна допомога перекладача, то він, відповідно до протоколу, займає місце зліва від особи, якій він необхіден.

11. Господиня прийому завжди сідає обличчям до дверей, з яких заходять офіціанти, щоб вони весь час були у полі її зору.

Кувертні картки вказують місце гостей за столом на прийомі з розсаджуванням. Розмір кувертної картки - 76 х 101 мм. її згинають навпіл і на лицьовому боці, де надрукований герб України, співробітники відділу протокольної служби від руки каліграфічним почерком пишуть ім'я та прізвище (у вітчизняній дипломатичній практиці - заголовні літери імені та по батькові і повністю прізвище).

3. Пунктуальність та поведінка в бенкетному залі

Йдучи на прийом, перевірте, чи не забули свої візитні картки. Обов'язко­во запам'ятайте ім'я того, хто влаштовує прийом, інакше ризикуєте опини­тися в неприємній ситуації.

Не заведено приходити на прийом з розміщенням раніше призначеного часу, але якщо вже так сталося, необхідно почекати десь поруч. У будь-якому випадку, якщо з вашої сторони на прийомі присутня делегація, не можна при­ходити пізніше, ніж її керівник, не попередивши і не одержавши його згоди.

Пунктуальність цінувалася завжди. Ще Людовіку XVIII належить вираз: «Точність — ввічливість королів і обов 'язок добрих людей». Точність є однією з тих якостей великих людей, наслідувати яку не є принизливим ні для кого. Точність — це ознака уваги до господаря і господині, що чекають гостей у зазначений у запрошенні час.

Запізнення вважається порушенням етикету і може бути сприйняте як образа. Чекають того, хто запізнюється, не більше зазначеного часу, потім запрошують гостей до столу, щоб не склалося враження, що останньому віддається перевага щодо інших. Гостю, що запізнився, подають ту саму стра­ву, яка подається в цей час присутнім.

Поведінка в бенкетному залі

Першим до бенкетного залу (столу) входять господар і почесна гостя. Чоловіки підходять до пані, які згідно з планом розміщення будуть сидіти спра­ва, подають їй руку і проходять вслід. Завершують церемонію господиня з почесним гостем.

У бенкетній залі гості підходять до своїх місць і стоячи біля них чекають приходу господині. Господиня підходить до свого місця, привітливо оглядає всіх присутніх і пропонує сідати. Перед тим як сісти, чоловіки спочатку допо­магають сісти пані (на прийомах високого рівня це роблять кельнери).

Сидячи за столом гості слідкують за діями господарів і повторюють їх: бере господар блюдо з їжею, так само і гість бере блюдо й пропонує його спо­чатку пані, що сидить справа.

Протягом обіду (сніданку) господарі повинні направляти розмову, залу­чати до участі в ній всіх присутніх гостей, сприяти тому, щоб гості розмовля­ли між собою на спільні теми, що цікавлять усіх. Коли господар бачить, що за столом запанувала тиша, то йому самому потрібно налагодити спільну роз­мову. Недарма французи говорять: Мовчання віддаляє більше, ніж відстань. Недоліком організації розмови за столом, проте, буває не відсутність спільної теми, а невміння знайти потрібну.

Починати розмову за столом можна з розповіді про місто, країну, про мистецтво, спорт, музику та подібні «легкі теми». При цьому не треба забува­ти: ніколи не слід нав'язувати присутнім свою тему розмови, навіть якщо ви господар, і тим більше самому хвалити свою ж гостинність. Якщо присутні зацікавлені в обговоренні серйозних питань, то протягом бесіди розмова природним шляхом перейде до них.

Протягом протокольного заходу не заведено проводити раніше не погод­жені жорсткі й остаточні переговори щодо цілей та умов контракту. І вже зовсім нетактовно проводити такі переговори після вживання алкогольних напоїв.

У гостей залишаться найприємніші згадки про зустріч навіть в тому ви­падку, якщо з яких-небудь причин не сподобались страви, але вони мали мож­ливість познайомитися з цікавими людьми і приємно провести час за змістов­ною розмовою.

На прийомах з розміщенням заведено обмінюватися тостами, які виго­лошуються не раніше 10—15 хвилин після початку прийому. На вечері, яка влаштовується безпосередньо після закінчення якого-небудь заходу, можна обмінюватися тостами, промовами і побажаннями на самому початку прийо­му, оскільки всі знаходяться під впливом тільки що завершеної події.

Перше слово надається господарю прийому, потім почесному гостю. Промова господаря, зазвичай, вміщує вітання на адресу почесного гостя, за­гальні положення, що стали приводом для зустрічі, побажання почесним го­стям здоров'я та успіхів фірмі. У відповіді гостя повинно звучати подяка за гостинність, вираз задоволення взаємною зацікавленістю переговорів, заві­рення в дружніх почуттях, добрі побажання господарю та його справі.

Після проголошення тосту немає необхідності пити «до дна». Достатньо лише пригубити трішки. Під час промов, тостів чи інших побажань недопус­тимо присутнім гостям розмовляти, наливати і пити напої, їсти.

До холодних закусок подають охолоджену горілку, до рибних страв — охолоджене сухе біле вино, до м'яса — сухе червоне вино кімнатної темпера­тури, до десерту — охолоджене шампанське, до кави — коньяк, до чаю —лікер. Мінеральні води і соки подають протягом всього прийому.

Дотримання правил етикету обов'язкове. Господар прийому після трапе­зи першим встає з-за столу і запрошує гостей у приміщення, де сервіровано столи для кави та чаю (пропонують коньяк і лікер).

Щоб гості не нудились, і за столом панувала атмосфера дружелюбності й піднесеного настрою, важливе значення надається розміщенню не тільки по старшинству^ але й у відповідності з особливостями темпераменту й ха­рактеру тієї чи іншої особи. Гостей, що схильні більше слухати інших, ніж розповідати самим, бажано садовити поруч з людиною, що вміє цікаво вести бесіду. Хоча, які б не були індивідуальні особливості характеру: надмірна со­ром'язливість, побоювання сказати щось невлучно тощо, кожен присутній повинен підтримувати розмову і особливо з тими гостями, котрі сидять по­руч, при цьому не можна показувати поганий настрій.

Ініціатива залишення прийому належить головному гостю. Після того, як він попрощався з господарями і присутніми на прийомі, поступово йдуть й інші гості. При цьому необхідно подякувати господарям за приємно прове­дений час і смачні страви.

Дата добавления: 2014-01-07