Принципи організації діловодних процесів

Система роботи з документацією в установі у тому чи іншому випадку повинна ґрунтуватися на певних принципах, а саме:

♦ принципі ділової необхідності,

♦ принципі одноразової реєстрації документів;

♦ принципі децентралізації відповідальності за виконання;

♦ принципі паралельності обробки документів. Розглянемо вищезазначені принципи проходження докумен­тів в установі більш докладніше.

Принцип ділової необхідності ґрунтується на тому, що процес роботи з документом, починаючи з його створення, погодження, затвердження, переміщення, відправки і, закінчуючи переданням його копії в архів, досить складний, вимагає розумової праці й креативності, застосування технічних засобів, постійного вдос­коналення технологічних процесів, подальшої автоматизації та інформатизації діловодства тощо.

Дотримання зазначеного принципу дає можливість підвищити оперативність проходження документів на всіх стадіях управлін­ського процесу — від стадії підготовки рішення і до його реаліза­ції. Однак відсутність чіткої регламентації руху документів може призвести до збоїв у документаційному забезпеченні управління.

Ефективним засобом зменшення кількості паперових докумен­тів в установі може бути заміна разових первинних документів на накопичувальні, наприклад, уведення накопичувальних відомостей замість виписки одноразових накладних на приймання-здавання продукції. Значну економію може дати також застосування лімітно-забірних карток замість застосування бланків індивідуальних мате­ріальних вимог, на оформлення яких витрачається багато часу, тощо.

Для того, щоб упорядкувати рух документації і визначити оп­тимальні маршрути руху документів, мають складатися конкрет­ні плани документообігу з переліченням кодифікаційних номерів і назв документів, прізвищ осіб, які їх складають та підписують, строків підготовки і передачі документів іншим виконавцям, прізвища відповідальних осіб і терміни обробки документації в канцелярії та інших відділах установи.

Принцип одноразової реєстрації документів і децентралізації відповідальності у процесі виконання управлінських функцій ґрунтується на чіткому розмежуванні відповідальності керівників і спеціалістів різного рівня управління за вирішення певного ко­ла питань. Це дає змогу передавати документ безпосередньо ви­конавцеві і уникати дублювання операцій однакового цільового призначення з одним і тим самим документом.

Побудова документообігу має передбачати пряме направлен­ня документів виконавцю і одноразовий розгляд їх відповідаль­ним працівником. Як показує сучасна практика, в більшості ви­падків немає потреби, щоб керівник спочатку читав лист-запит, а потім підписував відповідь. Доцільно цей запит одразу ж нап­равляти виконавцю, який вивчає його, а потім знайомить керів­ника з листом і підготовленою відповіддю.

Проходження документів має передбачати мінімум реєстраційних операцій і пунктів, де вони затримуються, а також скорочення періоду розгляду та оперативного вирішення справ шляхом визначення обов'язків службових осіб і рівня їх відповідальності

Підвищення рівня ведення діловодства і поліпшення опера­тивності управління можна досягти шляхом підвищення доско­налості організації праці управлінців, розширення кола питань, що вирішуються ними, завдяки впровадженню комп'ютеризації діловодних процесів.

Принцип паралельності обробки документів. В установах можуть використовуватися послідовна і паралельна організаційні форми об­робки документів. Суть паралельної форми обробки полягає в тому, що потрібно готувати кілька копій документа, які дають змогу одно­часно розпочати роботу над ним кільком відділам або виконавцям.

За послідовної форми обробки може опрацьовуватися тільки один примірник документа і виконавці працюють з ним по черзі, що може призвести до затягування строків його виконання внаслідок затримання на певних стадіях обробки.

Щоб упоратися зі зростаючим обсягом управлінських операцій, потрібно підвищувати насамперед оснащеність управлінської праці через її комп'ютеризацію та впровадження оргтехніки. А оскільки будь-який об'єкт управління діє одночасно в кількох функціональ­них системах, кожна з яких має потребу в інформації про стан справ на об'єкті і забезпечує її своєю інформацією (вказівки, розпоряд­ження, інструкції, рекомендації і т. ін.), доцільність роботи з основ­ними групами і видами документів на підприємстві треба регламен­тувати за допомогою відповідних схем їх обробки і руху.

Документообіг призначений для забезпечення кожного підрозді­лу достовірною інформацією в заданий сірок, а також її необхідну обробку, а досконала організація керування документацією — забез­печувати створення обгрунтованих схем докумснтно-інформацій-них зв'язків і усувати стихійне формування структури інформацій­них потоків в установі.

Дата добавления: 2014-01-07