Нормативна база діловодства

Діловодні процеси мусять розроблятись і виконуватися відпо­відно до нормативної бази, сучасних законодавчих, нормативних та методичних розробок, які мають суттєве значення для ефективнос­ті здійснення документаційного забезпечення управлінської діяль­ності. Нормативну базу можна умовно розділити на кілька груп.

Першу групу правових актів нормативної бази становлять зако­ни, які призначені регламентувати загальні засади політики дер­жави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема.

На час виходу посібника очікуваного Закону «Про діловодство (справочинство)» згідно з Концепцією його проекту, схваленою роз­порядженням Кабінету Міністрів України від 26 липня 2006 року №426, не має (термін його подання на розгляд Кабінету Міністрів України закінчився 1 грудня 2006 року).

У проекті вищезгаданого закону (остання редакція від 10 бе­резня 2007 року) передбачалося впровадження чітких правових засад побудови діловодства в державі з метою визначення єдиних норм створення управлінської документації і роботи зі службови­ми документами, що зафіксовані на папері, кіно-, відео- і фото­плівці, електронних та інших носіях. Планувалося встановлення відповідальності за порушення чинного законодавства з метою запобігання втраті і несанкціонованому знищенню службових документів на підприємствах, установах і в організаціях незалеж­но від форми власності та організаційно-правових форм, врегу­лювання мовних питань у справочинстві.

Відсутність законодавчого урегулювання в державі цих питань продовжує призводити до безсистемного розроблення проектів нормативно-правових актів, безконтрольності в побудові діло­водства, умисного псування, знищення, підроблення, прихован­ня і незаконної передачі службових документів.

Певне відношення до питань ведення поточного діловодства має Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року №381 [7] з унесеними змінами і доповненнями згідно із Законом «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 13 грудня 2001 року №2888-11 та За­коном від 22 грудня 2006 року №534-У, в якому справочинство разом з архівною справою становлять єдину сферу практичної ді­яльності з документами. Зазначені нормативні акти стосуються загальних напрямів побудові справочинства та роботи з докумен­тами, що відносяться до Національного архівного фонду та спе­ціалізованих архівних установ.

Питання створення і роботи з кадровими документами частково розглянугі в Кодексі законів про працю України [4], фінансово-господарськими — в Господарському кодексі [2], правовими — в Цивільному кодексі [3], бухгалтерськими — в законах України про бухгалтерський облік тощо.

Документування звернень громадян та організування роботи з цими документами деталізовані в Законі України «Про звернен­ня громадян» від 2 жовтня 1996 року №393/96 -ВР[12].

Порядок роботи з конфіденційними документами, що станов­лять державну таємницю, розглянуто в Законі України «Про дер­жавну таємницю» від 2 жовтня 1996 року №393/96 — ВР [10].

Особливості роботи з електронними документами розкрива­ються в Законах України «Про електронні документи та електрон­ний документообіг», «Про електронний цифровий підпис» та ін [20, 21]. Зазначені нормативні документи та перспективні розроб­ки зафіксовані у відповідних державних програмах впровадження електронних документів, електронного документообігу, електрон­ного цифрового підпису, стимул іона пня підприємств, установ і ор­ганізацій, які впроваджують електронний документообіг».

Другу групу правових актів нормативної бам становлять правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це насамперед: «При мірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Авто­номної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої вла­ди», затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153 [29]. Вона регламентує порядок роботи із документами з моменту їх створення або надход­ження до відправлення або передачі в архів установи. Поло­ження цієї інструкції поширюються на всю службову доку­ментацію, що не має таємного характеру. Застосовуючи на­ведену інструкцію, необхідно враховувати, що, зазвичай, вона діє для центральних органів виконавчої влади. Іншим суб'єктам господарювання необхідно підготувати на основі зазначеної постанови КМУ власну інструкцію з діловодства і ввести її в дію наказом по своїй установі. «Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв ін­формації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави», що затверджена Постановою КМУ від 27 листопада 1998 року №1893[36]. Зазначену постанову не­обхідно брати за основу у випадку, якщо в установі наявна інформація, що становить власність держави й корисна при розробці в організації внутрішньої системи захисту інфор­мації з обмеженим доступом.

«Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в орга­нах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднан­нях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях (незалежно від форм власності, в засобах масової інформа-ції», яка затверджена Постановою Кабінету Міністрів Укра­їни від 14 квітня 1997 р. № 348 [28]. Вимоги цієї інструкції є обов'язковими для роботи зі зверненнями громадян на­віть у тому випадку, якщо в установі взагалі не встановлена загальна система ведення діловодства. Сьогодні діє майже два десятки уніфікованих систем докумен­тації, що також відносяться до цієї групи. Це насамперед держав­ні стандарти, які визначають вимоги до складання документів, вимоги до побудови формулярів-зразків, систем організаційно-розпорядчої документації, вимоги до її оформлення за певними схемами класифікації документної інформації тощо.

Застосування стандартів веде до одноманітності створення до­кументів і є необхідною умовою автоматизації роботи з ними та розуміння їх змісту. Сюди необхідно віднести діючі стандарти щодо дотримання принципів визначення формату, розмірів бере­гів, розміщення реквізитів, правил оформлення і нумерації сто­рінок, поділу та нумерації тексту, прийомів виділення окремих його частин і т.і.

Так, назви та позначення уніфікованих форм документів, що входять до класу уніфікованих систем документації (УСД), мож­на знайти в Державному класифікаторі управлінської документа­ції ДК 010-98 [72].

Загальні вимоги щодо оформлення документів містяться у ви­пущеному Держстандартом ДСТУ 3843-99 «Державна уніфікована система документації. Основні положення» [69]. У цьому докумен­ті визначено загальні положення щодо уніфікації управлінської документації та правила розроблення, узгодження, затвердження, реєстрації та ведення уніфікованих форм документі в (УФД) у скла­ді Державної уніфікованої системи документації (ДУСТ).

З 1 вересня 2003 р. наказом Державного комітету України з пи­тань технічного регулювання та споживчої політики введено Національний стандарт України ДСТУ 4163-2003 «Державна уні­фікована система документації. Уніфікована система організа­ційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання до­кументів» [71].

Колективом УНДІАСД підготовлені відповідні «Настанови щодо застосування ДСТУ 4163-2003, які конкретизують та пояс­нюють його вимоги. Оскільки зазначений стандарт містить нові, раціональні підходи до змісту й оформлення організаційно-роз­порядчих документів (ОРД), то безперечно, як зазначив професор С. Г. Кулешов, потрібно переробити «Примірну інструкцію...» і внести до неї відповідні зміни [111].

Завершено роботу з удосконалення ДСТУ 2732—94. В новій редакції це— ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Тер­міни та визначення понять» [76], який за наказом Держкомстандарту набрав силу в червні 2005 р.

Зважаючи на наявність у країні певної кількості посібників з різними рекомендаціями щодо їх застосування, планується ви­пустити збірник нових форм організаційно-розпорядчої доку­ментації.

Третю групу нормативної бази складають різноманітні типові та примірні положення, правила та інструкції з діловодства кон­кретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місце­вого самоврядування, які розроблені на основі вищезазначеної «Примірної інструкції...» та «Інструкції з діловодства за звернення­ми громадян...». Це нормативні акти, що регламентують ведення спеціального діловодства [28, 29].

Наприклад, у сфері юридичної діяльності Міністерство юстиції України затвердило «Правила ведення нотаріального діловодства» [58], впроваджено також «інструкцію з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби», «Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції» [52, 53].

Закон України «.Про судоустрій та статус суддів» регламентує ведення діло­водства в судах [22], накази Держкомархіву регламентують пи­тання роботи з документами в органах державної влади та місце­вого самоврядування, інших установах, організаціях і на підпри­ємствах [51, 52].

Постановою Правління Національного банку України від 12 ве­ресня 2006 року №357 [56], затверджене Положення про порядок формування, зберігання та знищення електронних архівів у Націо­нальному банку України і банках України. Затвердженим Положен­ням визначені загальні правила формування, обліку, використання та знищення електронних архівів (документів), створених у цен­тральному апараті, структурних підрозділах, територіальних уп­равліннях, навчальних закладах НБУ та банках України, їх філі­ях, представництвах і відділеннях.

Дата добавления: 2014-01-07