Критерії класифікації документів

План

Лекція 7. ДІЛОВІ ПАПЕРИ ЯК ЗАСІБ ПРОФЕСІЙНОЇ КОМУНІКАЦІЇ

Питання для обговорення

Чим спілкування в аудиторії відрізняється від інших його форм?

Що необхідно знати промовцеві для того, щоб забезпе­чити ефективне спілкування в аудиторії і досягти поставле­ної мети?

У чому полягає ораторське мистецтво промовця?

Які особливості має суперечка в аудиторії?

Які особливості має презентація?

1. Писемне мовлення.

2. Документ – основний вид офіційно-ділового стилю.

3. Критерії класифікації документів.

4. Вимоги до оформлення документів.

1. посібник.

1. Писемне мовлення

Писемне мовлення є основним для ділових людей, оскільки саме через ділову документацію, листування встановлюються певні ділові контакти. Одиницею писемного мовлення є текст різного характеру. Це може бути: стаття, книжковий чи газетний текст, лист чи будь-який документ.

Писемне мовлення відрізняється від усного мовлення і має такі особливості:

- фіксується графічними знаками. Слід зауважити, що писемне мовлення може передаватися за допомогою як літер, так і малюнків, схем, формул та інших символів;

- завжди спирається на усне мовлення і є вторинним. Писемне мовлення фіксує чиюсь висловлену думку і сприймається органами зору;

- писемна мова має в основному монологічну форму;

- характеризується більшою регламентацією мовних засобів, точнішим добором відповідної лексики;

- переважає особливий стиль, дещо традиційна форма викладу, загальноприйняті структури документів, правила вживання специфічних словосполучень;

- виділяються тексти за сферою спілкування.

1. Документ – основний вид офіційно-ділового стилю

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об’єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому зміст поняття “документ” багатозначний і залежить від того, в якій галузі і для чого використовується.

З латинської documentum означає “взірець”, “посвідчення”, “доказ”. Енциклопедичний словник трактує документ як:

1) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

2) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);

3) достовірне історичне письмове джерело;

4) матеріальний об’єкт, в якому міститься та чи інша інформація (дискета тощо ).

Автори “Універсального довідника-практикума з ділових паперів” тлумачать документ як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Отже, документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

З прийняттям незалежності України наказами Державного стандарту України були введені в дію нові стандарти з оформлення документів, зокрема 6.38-90 – “Правила оформлення документів”, за якими сьогодні створюється документація управлінської діяльності.

У статті 27 Закону України “Про інформацію” сказано, що “документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві”.

Документ – це закріплена будь-яким способом на спеціальному матеріалі інформація про факти, події. явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини за визначеним стандартом чи формою.

Документ, як правило, створюється за певним зразком-фомуляром. Саме реквізити надають документові юридичної сили.

Будь-який документ, де б і ким він не укладався, має відповідати таким вимогам:

1. Документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції.
2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству й директивним вказівкам керівних органів.
3. Документ має бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні та реальні пропозиції або вказівки.
4. Документ має бути складений за встановленою формою.
5. Документ має бути бездоганно відредагований та оформлений. У ньому недопустимі юридичні чи граматичні помилки.

У текстах ділових документів використовують тільки офіційно-діловий стиль.

Під час укладання ділових документів мовці обмежені у виборі добору слів, їх поєднанні, розташуванні; творчість як така – відсутня. Укладач має дотримуватися встановлених правил і не відходити від них, тобто дотримуватися певного регламенту, що в свою чергу забезпечить відповідність стандартизації мови і схеми документів. Ось чому говорять, що документи укладаються, а не пишуться.

Документ складається з елементів, які називаються реквізитами. Саме реквізити надають документові юридичної сили.

У Державному стандарті на терміни і визначення реквізит – це “обов’язковий елемент оформлення офіційного документа”.

Державний стандарт 4163 – 2003 діє з 1 вересня 2003 року і застосовується при оформленні документів у всіх структурах держави. У ньому 31 реквізит:

1 – Державний Герб України;

2 – емблема організації;

3 – зображення нагород;

4 – код організації;

5 – код документа;

6 – назва міністерства чи відомства;

7 – назва підприємства (структури);

8 – назва структурного підрозділу;

9 – індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа, телефону, рахунку в банку;

10 – назва виду документа;

11 – дата;

12 – індекс (вихідний номер документа);

13 – посилання на індекс і дату вхідного документа;

14 – місце складання чи видання;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту;

20 – позначка про контроль;

21 – текст;

22 – позначка про наявність додатка;

23 – підпис;

24 – гриф погодження;

25 – візи;

26 – відбиток печатки;

27 – позначка про завірення копій;

28 – позначка про виконавця;

29 – позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 – позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 – позначка про надходження.

З 1 січня 2007 р. чинний ДСТУ 4423: 2005, розроблений на основі ISO 15489 – міжнародного стандарту “Інформація та документація – керування документацій ними процесами”.

2) Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами.

Вирізняють такі види документів:

1. За найменуванням: рапорт, заява, протокол, довідка, характеристика. супровідний лист, пояснювальна записка, запрошення, телеграма, звіт, акт тощо.

2. За походженням:

- службові (офіційні) документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформлюються в установленому порядку.

- особисті документи створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності.

3. За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

- письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської або розмножувальної техніки;

- графічні, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

- фото- і кінодокументи – такі, що створені способами фотографування й кінематографії. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

- фонодокументи – такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію.

4. За призначенням: організаційно-розпорядчі, щодо особового складу, кадрово-контрактні, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні тощо.

5. За ступенем стандартизації: типові, трафаретні, індивідуальні.

6. За місцем укладання розрізняють такі документи:

- внутрішні, що мають чинність лише всередині тієї структури, в якій їх укладено;

- зовнішні – це документи, які входять чи виходять за межі структури, тобто вони є результатом спілкування структури з іншими організаціями, закладами тощо.

7. За напрямом:

- вхідні, що надходять до установи, закладу, організації тощо;

- вихідні, що адресовані за межі установи, організації.

8. За терміном виконання:

- термінові, що укладаються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою “терміново”;

- дуже термінові – зі спеціальною позначкою строку виконання;

- нетермінові – це такі документи, які виконуються в порядку загальної черги або в строк, зазначений керівництвом структури.

9. За гласністю документи є:

- звичайні (загального користування);

- для службового користування;

- таємні;

- цілком таємні;

- конфіденційні тощо.

10. За юридичною силою розрізняють такі документи:

- справжні (істинні) – це ті, які видані в установленому законом порядку з додержанням усіх правил. Справжні документи бувають чинні і нечинні. Документ стає нечинним, якщо втрачає юридичну силу з будь-якої причини;

- підроблені (фальшиві) – це ті, в яких зміст чи оформлення не відповідає істині. Підробленими документи можуть бути внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Перша буває тоді, коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення, підчистки тощо. Інтелектуальна підробка виражається у складенні й видачі документа свідомо неправдивого змісту. хоч і правильного з формального боку.

11. За стадією виготовлення розрізняють такі документи:

- оригінал – перший або єдиний примірник офіційного документа. Він має підпис керівника установи і в разі потреби завіряється штампом і печаткою;

- копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка “Копія” вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями чи установами у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу. Коли треба відтворити не весь документ. а лише його частину, робиться витяг (виписка).

Якщо документ загублено, видається його другий примірник – дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

12. За складністю (кількістю відображених питань):

- прості – відображають одне питання;

- складні – декілька.

13. За терміном зберігання розрізняють:

- документи постійного зберігання;

- документи тривалого зберігання (понад 10 років);

- документи тимчасового зберігання (до 10 років).

Дата добавления: 2014-01-07