Оборотні, шахові, сальдові відомості та їх контрольне значення

Для узагальнення господарських операцій, відображених на рахунках, з метою отримання інформації про наявність і зміни ресурсів підприємства та джерел формування їх, а також для перевірки правильності облікових записів і складання якісної звітності дані поточного бухгалтерського обліку за звітний період необхідно узагальнювати. Для цього складають обо­ротні відомості, які є способом узагальнення оборотів і за­лишків рахунків за звітний місяць, а також засобом взаємозв'язку між балансом і рахунками.

Оборотні відомості складають як по синтетичних рахунках, так і по аналітичних. В них показують обороти по дебету і кредиту ра­хунків, а також залишки на початок і кінець звітного місяця.

Ознайомимося передусім з будовою, порядком складання та призначенням оборотної відомості по синтетичних рахунках.

Оборотна відомість по синтетичних рахунках.

Оборотна відомість по синтетичних рахунках будується у вигляді багатографної таблиці, у першій графі якої записують назву рахунків, а в наступних графах — дебетові і кредитові залишки, на рахунках на початок місяця, обороти по дебету і кредиту кожного рахунка за місяць, а також залишки на рахунках на 1-ше число наступного за звітним місяця. В кінці оборотної відомості по кожній із граф визначають підсумки.

Складемо оборотну відомість по рахунках синтетичного*
обліку за даними розглянутого раніше прикладу і записів на
рахунках, наведених вище.

Рахунки	Сальдо на п.м.	Обороти за місяць	Сальдо на к.м.
Дт	Кт	Дт	Кт	Дт	Кт
Основні засоби			-	-
Виробничі запаси				-
Каса				-
Рахунок в банку
Покупці
Статутний капітал			-	-
Кредит
Постачальники
Разом:

Як видно, оборотна відомість узагальнює дані поточного синтетичного обліку, даючи зведену інформацію про зміни гос­подарських засобів та їх джерел за звітний місяць, а також їх наявність на початок і кінець місяця.

Оборотна відомість по синтетичних рахунках має велике кон­трольне значення для перевірки правильності і повноти облікових записів на рахунках, що грунтується на одержанні в ній трьох пар рівних між собою підсумків, рівність підсумків по дебету і кредиту рахунків на початок місяця; рівність підсумків оборотів по дебету і кредиту рахунків за місяць; рівність підсумків залишків по дебе­ту і кредиту рахунків на кінець місяця.

Рівність підсумків першої пари граф, тобто дебетових і кре­дитових залишків на рахунках на початок місяця, зумовлена рівністю підсумків активу і пасиву балансу, який є підставою для запису початкових залишків на активних і пасивних рахунках.

Рівність підсумків другої пари граф, тобто оборотів по дебету і кредиту рахунків, зумовлена подвійним записом операцій, згідно за яким кожна операція в однаковій сумі записується по дебету і кредиту різних рахунків.

Третя рівність (тобто підсумки залишків по дебету і кредиту рахунків на кінець місяця) зумовлена двома попередніми рівностями: якщо початкові залишки на рахунках рівні між собою, а також рівні суми оборотів, то і залишки активних і пасивних ра­хунків на кінець місяця в підсумку повинні бути рівні між собою.

Порушення цих рівностей свідчить про помилки, допущені в облікових записах або при складанні самої оборотної відомості.

За допомогою оборотної відомості по синтетичних рахунках можуть бути виявлені в облікових записах помилки, зумовлені порушенням правила подвійного запису: якщо сума операції запи­сана на дебеті одного рахунка, а на кредиті іншого пропущена (або навпаки), або коли на дебеті рахунка дана операція запи­сана в одній сумі, а на кредиті другого рахунка — в іншій. В цих випадках буде порушена рівність підсумків оборотів за місяць по дебету і кредиту рахунків в оборотній відомості, а також рівність залишків на них на наступну звітну дату.

Якщо ж господарська операція записана на рахунок в неправильній кореспонденції або в неправильній, але в однаковій сумі, або була зовсім пропущена чи, навпаки, записана двічи, тобто коли помилка виходить за межі порушення прав подвійного запису, то оборотна відомість не забезпечує її виявлення. Такі помилки виявляють іншими способами. Зокрема
повноту облікових записів на синтетичних рахунках перевіряють порівнянням підсумків дебетових і кредитових оборотів в оборотній відомості з підсумком реєстраційного
журналу, в якому в хронологічному порядку зареєстровані господарські операції, здійснені за звітний місяць. При правильних облікових записах на рахунках підсумок реєстраційного журналу (хронологічний облік) має дорівнювати підсумкам, оборотів по дебету і кредиту рахунків в оборотній відомості.

Помилки, зумовлені порушенням встановленої кореспонденції рахунків, виявляють на підставі первинних документів, що послужили підставою для складання бухгалтерських проводок, записаних на рахунках.

Оборотну відомість по синтетичних рахунках використовують для складання бухгалтерського балансу на наступну звітну і дату (на 1-ше число наступного за звітним місяця). Кінцеві залишки на рахунках оборотної відомості показують наявність та розміщення господарських засобів (дебетові залишки), а також власний капітал та зобов’язання (кредитові залишки). Ці залишки рахунків переносять у баланс, в якому рахунки, що мають дебегові залишки, записують в активі, а рахунки, що мають кредитові залишки,— в пасиві балансу.

Проте треба зауважити, що складання балансу — це не механічне перенесення в балансову таблицю залишків рахунків Іаведених в оборотній відомості. Оборотна відомість містить
тільки попередні показники про наявні господарські ресурси та їх джерела на звітну дату. Визначені в ній залишки перед складанням балансу перевіряють і уточнюють. Тому оборотну відомість по синтетичних рахунках називають ще перевірочним балансом.

Показники оборотної відомості по синтетичних рахунках використовують також для аналізу й оцінки загальних змін господарських ресурсів та їх джерел.

Отже, оборотна відомість по синтетичних рахунках є спосо­бом узагальнення даних поточного бухгалтерського обліку з метою перевірки повноти і правильності облікових записів і скла­дання балансу, а також отримання узагальненої інформації про наявність і зміни господарських ресурсів та джерел їх формуван­ня, необхідної для управління діяльністю господарства.

Оборотні відомості по аналітичних рахунках. Крім оборот­них відомостей по рахунках синтетичного обліку (простої і ша­хової форми) підприємства складають також оборотні відо­мості по аналітичних рахунках. Техніка складання оборотних відомостей по аналітичних рахунках така сама, як І по синте­тичних рахунках. Тільки по синтетичних рахунках щомісячно складають одну оборотну відомість, а по аналітичних рахунках — по кожній групі рахунків, що ведуться до відповідного син­тетичного рахунка.

Оборотні відомості по аналітичних рахунках за змістом мо­жуть відрізнятися між собою, що зумовлено особливостями обліковуваних на рахунках об'єктів. Так, аналітичний облік то­варно-матеріальних цінностей ведеться як в натуральних, так і в грошовому вимірниках, тому в оборотних відомостях по аналітичних рахунках таких цінностей передбачені графи для запису їх кількості, ціни і вартості. Для початкового і кінцевого залишків в оборотних відомостях по таких рахунках відводять тільки одну графу, оскільки кредитового залишку на матеріальних рахунках не може бути.

Аналітичний облік розрахунків і джерел засобів ведуть тільки у грошовому вимірнику, тому в оборотних відомостях по таких рахунках передбачені графи лише для грошового вимірника.

На відміну від оборотної відомості по синтетичних рахунках оборотні відомості по рахунках аналітичного обліку не мають трьох пар рівних між собою підсумків. Це пояснюється тим, що кожну оборотну відомість по рахунках аналітичного обліку складають тільки по одному синтетичному рахунку.

В оборотній відомості по аналітичних рахунках початкові і кінцеві залишки залежно від того, якими є рахунки — активни­ми чи пасивними, будуть дебетовими або кредитовими. Оскільки записи на синтетичних і аналітичних рахунках роблять паралельно на підставі одних і тих же документів, то при правильних облікових записах підсумки оборотів і залишків в оборотній відомості по аналітичних рахунках повинні дорівню­вати сумам оборотів і залишку відповідного синтетичного рахунка. Порушення цієї рівності свідчить про наявність помилок в облікових записах.

Розглянемо будову оборотної відомості по аналітичних ра­хунках до синтетичного рахунка «Виробничі запаси».

Показники оборотної відомості по рахунках аналітичного обліку свідчать про рух (надходження, видаток) і залишки матеріальних цінностей кожного виду. Підсумки оборотної відомості по цій групі аналітичних рахунків порівнюють з обо­ротами і залишками синтетичного рахунка «Матеріали». Пору­шення підсумків по синтетичному рахунку і відкритих до нього аналітичних рахунках в оборотній відомості свідчить про наявність таких помилок:

— операцію відображено на синтетичному рахунку, але про­пущено в аналітичному обліку (або навпаки);

— на синтетичному рахунку по господарській операції запи­сано одну суму, а на аналітичних рахунках — іншу.

Проте, якщо операція відображена не на тих аналітичних рахунках, але в групі синтетичного рахунка, що їх об'єднує, то помилку зазначеним вище способом виявити не можна. Рівність підсумків рахунків аналітичного обліку і відповідного їм синтетичного рахунка у цьому випадку не порушується. Такі помилки виявляють у процесі поточного обліку (поява креди­тового сальдо на матеріальному рахунку, якого не може бути, тощо) за допомогою документів, що послужили підставою для записів, інвентаризації.

Отже, підсумки оборотів і залишків по аналітичних рахунках повинні дорівнювати оборотам по дебету і кредиту, а також залишку синтетичного рахунка, який їх об'єднує.

Оборотні відомості по аналітичних рахунках використову­ють також для одержання детальної інформації про рух і за­лишки окремих видів засобів та їх джерел, необхідної для кон­тролю й оперативного керівництва. Аналіз цієї інформації дає змогу встановити, скільки і яких саме матеріальних цінностей надійшло у господарство, скільки використано, чи відпо­відають їх залишки встановленим нормативним запасам; у якому становищі перебувають розрахунки з окремими дебіто­рами і кредиторами та ін. На підставі одержаної інформації приймають управлінські рішення, спрямовані на усунення недоліків, покращання роботи підприємства.

Отже, оборотні відомості по аналітичних рахунках є спосо­бом узагальнення даних аналітичного обліку з метою перевірки правильності облікових записів і одержання інформації, необхідної для оперативного керівництва.

При значній кількості товарно-матеріальних цінностей більш доцільно складати сальдові відомості. Вони відкривають­ся на рік і по кожному виду цінностей містять дані (в натураль­них і грошовому вимірниках) про їх залишки на 1-ше число кожного місяця. Показники ж оборотів відсутні. Це значно спрощує їх складання. Контроль же за правильністю облікові записів при цьому не погіршується, оскільки звірка натура них і вартісних залишків на рахунках дає ті самі результати, і звіряння показників оборотних відомостей. Форма сальдової відомості наведена нижче.

Сальдові відомості широко використовуються при оператив­но-бухгалтерському (сальдовому) методі обліку товарно-матеріальних цінностей.

Шахова оборотна відомість. Розглянута оборотна відомість дає загальну інформацію про стан і зміни господарських засобів та джерел їх формування, але недостатньо розкриває економічний зміст оборотів: звідки надійшли товарно-матеріальні цінності або грошові кошти, за рахунок яких дже­рел або де вони «були використані. Цей недолік оборотної відо­мості можна усунути, побудувавши її за шаховою формою.

За будовою шахова оборотна відомість нагадує шахову дошку. Всі рахунки на ній записують двічі: один раз назви ра­хунків розміщують у лівій частині таблиці по вертикалі (як і в простій оборотній відомості), а другий — ці самі рахунки і в такій самій послідовності записують по горизонталі — у верхній частиш таблиці.

Суми оборотів по кожному рахунку записують на перетині кореспондуючих рахунків, що дебетуються (по вертикалі), і ра­хунків, що кредитуються (по горизонталі).

Шахову оборотну відомість складають за даними записів на рахунках, які при відповідних формах бухгалтерського обліку мають спеціальну будову. Це забезпечує мож­ливість складати шахову оборотну відомість без додаткових вибірок оборотів по окремих рахунках.

Основною перевагою шахової оборотної відомості є наявність в ній кореспондуючих рахунків, що дає змогу аналізувати госпо­дарські обороти і використовувати облікову інформацію для оперативного керівництва і контролю.

Шахову оборотну відомість використовують також і для перевірки правильності кореспондуючих рахунків. Проте, якщо обліковий запис зроблено не­правильний, але практично допустимий, то шахова оборотна відомість не забезпечує виявлення такої помилки.

Незважаючи на певні переваги шахової оборотної відомості перед простою відомістю, застосування її в практиці бухгал­терського обліку обмежене, оскільки при великій кількості ра­хунків вона громіздка, утруднюється й наочність і аналітичність. В той же час шаховий принцип будови і одно­кратні шахові записи оборотів широко використовуються при будові облікових регістрів, зокрема при журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку.

Дата добавления: 2014-01-07