Телефонограма

Телефонограма — це документ, який передають адресатам по телефону. Вона фіксується у спеціальній книзі (журналі) і містить розпорядження, інформацію вищих органів.

Застосовується телефонограма також для документаційного оформлення усних телефонних переговорів і є одним із видів ді­лової кореспонденції.

Особа, якій адресується телефонограма, після ознайомлення з текстом ставить свій підпис: таким чином підтверджує свою відповідальність за виконання переданих розпоряджень чи дове­дення інформації до відома. Реквізити телефонограм:

1) назва документа (заголовок);

2) номер і дата телефонограми (слово «телефонограма», її но­мер і дату надходження пишуть у першому рядку; датою те­лефонограми є дата її передачі);

3) назва організації і службової особи — одержувача телефо­нограми (кому);

4) текст телефонограми, який має буї и таким самим стислим, як і текст телеграми. Треба уникати слів, що важко вимов­ляються, складних зворотів, (лона записують повністю, без скорочень. Текст телефонограми не повинен включати більше 50 слів;

5) підпис службової особи — керівника організації або його заступника (в окремих випадках — керівників відділів);

6) у графах «передано» і «прийнято» зазначають посаду, ініціа­ли, прізвище того, хто передає, того, хто приймає, та номе­ри їхніх телефонів.

На деяких підприємствах використовуються спеціальні блан­ки, на яких нотуються телефонограми.

2. Підготовка розпорядчих документів

В управлінській діяльності провідну роль відіграє організацій­но-розпорядча документація. Вона призначена для оформлення процесів управління, правового закріплення розпорядчо-вико­навчих дій державних та інших органів, а також підвідомчих їм установ, організацій чи підприємств на основі єдиноначальності чи колегіальності.

Порядок створення,, оформлення та застосування основних груп організаційно-розпорядчих документів регламентується нормативними актами, що надає їм правового характеру.

Загальна й найбільш характерна властивість зазначених доку­ментів полягає в тому, що вони є джерелом або носієм інформації, широко використовуються в повсякденній діяльності, сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якої установи, слугують підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідкової роботи.

Основна ознака, яка дає можливість виділити розпорядчі до­кументи в особливу групу — юридична підстава їх створення. Зазвичай вони регламентують процеси діяльності, встановлю­ють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створються у випадках, передбачених нормативними актами.

Жодний із розпорядчих документів не може містити положень, що суперечать закону.

Особливості складання розпорядчих документів

Складання розпорядчих документів — досить складний процес, у якому можна виділити такі стадії: вивчення суті питання, зби­рання та аналіз інформації із зазначеного питання, підготовка проекту документа, його, оформлення, погодження, засвідчення та доведення до виконавців.

Важливе значення має процедура складання та оформлення розпорядчих документів. Вона визначається інструкціями з діло­водства конкретної установи, правилами про порядок оформлен­ня і підготовки проекту наказу та іншими правовими актами.

В інструкції з діловодства, зазвичай, викладаються послідов­ність робіт над проектом документа і вимоги, дотримання яких забезпечує його юридичну повноцінність.

Підготовку проекту розпорядчого документа може бути дору­чено одному або кільком структурним підрозділам або окремим посадовим особам. Для розробки проектів складних розпорядчих документів можуть створюватися робочі групи, залучатися квалі­фіковані фахівці, вчені.

Основна вимога до створення розпорядчих документів — дос­татня компетентність посадових осіб, які над ними працюють. Чим важливішим є документ, тим повинні бути вимоги вищими до культурного рівня (професіоналізм, глибоке знання питання, вміння викладати думки) осіб, які його складають.

Юридичною підставою створення розпорядчого документа може бути видання відповідного документа державними органа­ми управління, конкретне доручення вищої установи, потреби виконавчої і розпорядчої діяльності для вирішення управлін­ських завдань. Установа або структурний підрозділ також можуть виступити ініціаторами розробки будь-якого питання розпоряд­чого документа.

Для того, щоб висловлені у розпорядчому документі пункти були конкретними і реальними, відповідали чинному законо­давству, забезпечувалися необхідними матеріально-технічними засобами та фінансуванням і виключали необхідність видання додаткових документів до нього, проект розпорядчого документа має складатися на підставі ретельного й усебічного вивчення від­повідних питань.

Залежно від важливості управлінської дії, яку планується сформулювати у розпорядчому документі, передусім, слід озна­йомитися з законодавчими та іншими нормативно-правовими актами з цього або ж з аналогічних питань. Вивчення законодав­чих та урядових документів забезпечить не лише правову підста­ву документа, а й визначить його спрямованість. А перегляд рані­ше виданих розпорядчих документів з аналогічних питань надає змогу, у разі необхідності, порушити питання про їх заміну або скасування їх окремих пунктів.

Лише зібравши й проаналізувавши всі необхідні документи та факти, отримавши повну ясність з предмета вивчення, чітко виз­начивши мету видання, можна приступати до складання проекту розпорядчого документа. При цьому основну увагу слід сконцен­трувати на формулюванні основних положень конкретного рі­шення. Спочатку треба зробити це в чорновому варіанті, потім відредагувати й уточнити у порядку погодження й, нарешті, оформити належним чином.

Перша стадія розробки розпорядчого документа — визначення кола питань, які необхідно вирішити. Починати роботу слід із вив­чення нормативно-правових, насамперед, законодавчих, урядових і попередніх розпорядчих документів з питання, яке розглядаєть­ся. Це забезпечить правову основу створюваного документа, його спрямованість, дасть змогу запобігти дублюванню і протиставлен­ню, загострити увагу на невирішених аспектах проблеми.

Підготовка проекту розпорядчого документа вимагає добору необхідної інформації, для чого використовують різні довідко­во-інформаційні документи: звіти, довідки, акти, службове лис­тування тощо.

Зібравши й вивчивши необхідні матеріали, досягши повної ясності з суті питання, яке розглядається, чітко визначивши мету видання розпорядчого документа, розпочинають створення його проекту.

У нормативно-правових актах передбачається обов'язкове дотримання ряду вимог і правил, які повинні забезпечувати юри­дичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, пра­вильне і всебічне вирішення питання.

Проект розпорядчого документа погоджують із заступником ке­рівника установи — куратором питань, що порушені в документі, та з керівниками структурних підрозділів, яких стосується наказ.

Юридична служба (юрисконсульт) перевіряє відповідність проекту розпорядчого документа законодавству та розпоряджен­ням вищих організацій і візує його за наявності необхідних віз. У разі невідповідності проекту документа вимогам законодавства чи розпорядженням вищих органів юридична служба, не візуючи проект, дає письмовий висновок з пропозиціями щодо законнос­ті вирішення відповідного питання для прийняття остаточного рішення керівником установи.

Видання розпорядчого документа без попереднього розгляду юридичною службою не допускається. Працівник юридичної служби, який не вжив необхідних заходів до усунення порушень законодавства, що призвели до негативних економічних наслід­ків, ураження прав і законних інтересів працівників, несе відпо­відальність у встановленому законодавством порядку (Постанова Кабінету Міністрів України від 27 серпня 1995 р. №690).

Перед підписанням у керівника проект розпорядчого доку­мента додатково ретельно вивіряється. При цьому особлива ува­га звертається на перевірку чисел, прізвищ, найменувань.

Особливу увагу фахівці концентрують на формулюванні ос­новних положень конкретного рішення.

Дата добавления: 2014-01-07