Елементи документа, що включаються до шаблону

Установки, що зберігаються в шаблоні, визначають такі характеристики нового документа, який базується на даному шаблоні:

* Текст, надписи і малюнки, які повинні з’являтися у кожному документі, такі як: колонтитули, поля для вставлення дати, часу і інформації про автора, назву документа тощо, стереотипний текст і емблеми компаній, поля сторінки і інші параметри макету сторінки, які встановлюються за допомогою вказівки Файл/Параметры страницы.

* Стилі для форматування абзаців і символів.

* Макроси WordBasic, які дозволяють спростити рутинну роботу користувача.

* Текст і малюнки, які зберігаються як елементи автотексту, тобто фрагменти тексту чи малюнки, які можна швидко вставити до документу.

* Спеціально налагоджені панелі інструментів, меню і комбінації клавіш.

Общий (глобальний) шаблон – це шаблон, який завантажується до програми Word за допомогою вказівки Файл/Шаблоны та дозволяє під час роботи з будь-якими іншими документами користуватися всіма макросами, стилями, елементами списку автотексту, меню та призначеними клавішами, що зберігаються в ньому, і в тому випадку, коли документ базується на іншому шаблоні. Щоб використати елементи із іншого шаблону, його слід підвантажити до документу як загальний шаблон.

Шаблон Обычный (Normal.dot) розроблено спеціально для використання як загального шаблону. Елементи, які створюються користувачем та зберігаються в шаблоні Обычный, доступні для всіх документів. В цьому шаблоні зберігаються стандартні параметри:сторінки, стилі, списки, меню, панелі тощо.

При роботі з будь-яким документом, як правило, використовуються тільки ті елементи списку автотексту, стилі, макроси, які зберігаються в шаблоні, що приєднується до цього документа, або в шаблоні Обычный.

Програма Word включає кілька шаблонів і майстрів для створення різних типів документів, які використовуються найчастіше. Майстер – це програма, за допомогою якої користувачеві задаються питання та на основі одержаних відповідей автоматично створюється розмітка та формат потрібного документа. Такі шаблони та майстри створюються на допомогу користувачеві, їх використання зберігає час на підготовку ділових паперів.

Так, для створення особистих або ділових листів можна використати майстер по створенню таких листів, який допоможе підготувати листи, що необхідні при виникненні багатьох ділових ситуацій.

За допомогою Word можна створити такі документи: Деловые письма; Титульные страницы факсимильных сообщений; Служебные записки; Отчеты; Брошюры; Справочники; Руководства; Бюллетени; Заявления для печати; Научные работы; Расписание встреч; Грамоты; Календари; Счета; Резюме.

Для створення одного із вищезгаданих документів слід викликати вказівку Файл/Создать, а потім вибрати потрібний шаблон або майстер.

Якщо необхідно створити набір документів, які мають схоже форматування, слід використати шаблони із однієї групи: Стандартные, Изысканные або Современные. Так, якщо для створення резюме використовувався шаблон Резюме стандартного стиля, то для підготовки листа до нього слід використати шаблон Письмо стандартного стиля.

В основі кожного документа повинен лежати шаблон. Як правило, в основі нових документів лежить стандартний шаблон Обычный (Normal.dot). Крім нього в Word існує багато інших стандартних шаблонів, які дозволяють швидко створювати документи різних форматів, наприклад, листи, записки, звіти, пропозиції, резюме тощо.

Для створення документу на основі шаблона, який відрізняється від Normal.dot, слід скористатися вказівкою Файл/Создать, потім в діалоговому вікні Создание документа слід вибрати потрібний шаблон та клацнути на кнопці Ok.

Стандартна панель інструментів містить кнопку Создать , яка дозволяє автоматично створювати новий документ на базі шаблона Normal.dot.

Лекція 9

ВИКОРИСТАННЯ СТИЛІВ, ОПЕРАЦІЇ З ТАБЛИЦЯМИ

1 Типи стилів та їх застосування. Створення та зміна стилів.

2 Створення таблиць. Операції з колонками та рядками таблиць.

3 Форматування таблиць, табуляція.

Стилем називається група форматів, яка позначається унікальним іменем. Стиль можна розглядати як вказівку форматування, створену користувачем. Користувач може вибрати формати, які необхідно застосувати (наприклад, шрифт і його розмір, вирівнювання, відстань між символами, відстань між абзацами, тип обрамлення тощо) та присвоїти цій групі форматів унікальне ім’я. Після цього можна за один крок застосувати всю вибрану групу форматів: достатньо виділити текст, який необхідно відформатувати, а потім на панелі інструментів Форматирование в полі Стиль вибрати ім’я потрібного стиля.

Для форматування тексту можна застосувати стилі двох видів:

Стиль символу управляє зовнішнім виглядом окремих символів, слів, фраз і застосовує довільні формати вказівки Формат/Шрифт – шрифт і його розмір, а також формати накреслення – полужирний, курсив тощо, ефекти – маленькие прописные, зачеркнутый, верхний индекс, скрытый і т.п. Стилі символу можна використовувати для виділених слів або фраз в тексті.

Стиль абзацу управляє зовнішнім виглядом абзацу: шрифтом, розміром шрифту і іншими атрибутами тексту, а також міжрядковим інтервалом, вирівнюванням тексту, позиціями табуляції, обрамленням і іншими форматами, які впливають на весь абзац цілком.

В списку Стиль панелі інструментів Форматирование міститься список доступних стилів при роботі з активним документом. При створенні нового документу до цього списку спочатку входять стандартні стилі. Потім, якщо користувач створює нові стилі або модифікує існуючі, то вони теж заносяться до списку та в подальшому зберігаються разом з документом.

Система Word пропонує для роботи стандартні стилі: Обычный, Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3,..., Заголовок 9, Список нумерованный, Список маркированный, Номер страницы, Текст примечаний тощо.

При введенні користувачем звичайного тексту нового документа текст форматується стилем Обычный – стандартним стилем для звичайного тексту. Аналогічно при використанні таких елементів документа, як зноски, колонтитули, примітки, нумеровані та маркировані спискм, номери сторінок і колонтитули, вони також форматуються відповідними стандартними стилями. Для форматування заголовків можна застосовувати вбудовані стилі заголовків.

Щоб змінити формат окремого стандартного елемента документа, слід перевизначити стандартний стиль цього документа. Наприклад, для зміни шрифту та розміру тексту у верхньому колонтитулі документа необхідно перевизначити стандартний стиль Верхний колонтитул.

Всі стандартні стилі (Обычный, Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3...) зберігаються у шаблоні Normal.dot, який є глобальним шаблоном. Він завжди є доступним при роботі з редактором Word, незалежно від того, призначений він активному документу чи ні. Шаблон Normal.dot зберігається у папці /MSОffice/Шаблоны.

Дата добавления: 2014-01-07