Форматування діаграм

Зміна даних у діаграмі

Подані у діаграмі дані можна у будь-який момент змінити. Excel надає прості, зручні та інтуїтивно зрозумілі засоби, що дозволяють додати у діаграму нові дані або видалити наявні, змінити діапазон клітинок, що містять значення для побудови діаграми, безпосередньо у діаграмі змінити подані у ній значення, змінити вид даних або порядок відображення категорій та рядів даних.

Додати новий ряд даних у діаграму, впроваджену на робочому листі, простіше за все шляхом перетаскування мишею. Для цього виділіть у робочому листі ряд даних, що добавляються, встановіть покажчик миші на границі виділеного діапазону та перетягніть його на діаграму. Ряд даних буде відображений у діаграмі. У виділений діапазон можна включити відповідні текстові мітки даних.

При додаванні ряду даних у діаграму, створену на листі діаграм, можна скористатися буфером обміну, виконавши копіювання та вставку виділених даних, що добавляються.

Іншу можливість вставки даних у діаграму (будь-яку) надає команда «Диаграмма\Добавить данные…». Вказана команда доступна тільки у тому випадку, якщо діаграма активізована. У вікні діалогу, що з'явилося, зазначте посилання на діапазон клітинок з новими значеннями, виділивши потрібний діапазон у робочому листі або увівши адреси з клавіатури.

Для видалення ряду даних необхідно виділити потрібний ряд і натиснути клавішу < Delete >. Ряд даних буде вилучений без попереджувального повідомлення, проте можливе скасування виконаної команди.

Щоб змінити діапазон клітинок, що містять значення для діаграми, необхідно активізувати діаграму та виконати команду «Диаграмма\Исходные данные…». У вікні «Исходные данные», що з'явилося, зазначте новий діапазон клітинок, що містять значення (шляхом виділення діапазону або уведення посилання з клавіатури). Закрийте вікно діалогу кнопкою «ОК».

Excel надає у розпорядження користувача можливості для форматування окремих елементів діаграми. Можна керувати типом, кольором, товщиною ліній, змінювати склад палітри доступних кольорів. Для елементів діаграми, що містять текст, управляти шрифтами та їх розмірами. Для числових даних вибирати відповідний числовий формат. Для осей вибирати шкалу, вид, мітки, створювати сітку та додаткову вісь. Вибирати вид маркера даних, використовувати графічні об'єкти для заповнення ліній та стовпчиків діаграм. Для об'ємних діаграм — змінювати різноманітні параметри (наприклад, поворот, перспективу, висоту), що впливають на інформативність діаграми.

Всі ці зміни можна зробити, виділивши потрібний обєкт на діаграмі та виконавши у меню «Формат» команду «Выделенная область диаграммы…» (назва команди залежить від виділеного об’єкта).

Вікно діалогу для завдання параметрів форматування містить вкладки з параметрами, що можуть бути застосовані для виділеного елемента. Одні вкладки відображаються при завданні параметрів форматування для декількох елементів діаграми, інші — тільки для одного визначеного елементу.

Якщо значення окремих рядів даних, відображених у діаграмі, сильно відрізняються один від одного, то у багатьох випадках інформативність діаграми можна поліпшити шляхом додавання для окремого ряду значень власної осі (другої, допоміжної, осі). Клацніть двічі на ряді даних, для якого необхідно додати власну (другу) вісь, перейдіть на вкладку «Ось» та встановіть перемикач у становище «по вспомогательной оси».

Вид об'ємної (тривимірної) діаграми можна також досить легко змінити. Можна змінити перспективу об'ємної діаграми безпосередньо у самій діаграмі. Для цього активізуйте діаграму та виконайте команду «Диаграмма\Объемный вид…».

У вікні діалогу, що відкрилося, введіть потрібні значення у поля «Возвышение» та «Поворот». У полі перегляду Excel відобразить діаграму з урахуванням заданих значень.

Лекція 16

ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ ЯК БАЗИ ДАННИХ

1 Формування бази даних. Пошук даних. Фільтр, автофільтр.

2 Створення багатосторінкових звітів

Організувавши табличні дані у формі списку, користувач одержує можливість виконання в Excel дій, аналогічних процедурам обробки баз даних (наприклад, сортування, відбір або фільтрація даних, уведення та редагування даних через спеціальні вікна, підведення підсумків). Дані, організовані у список, у термінах Excel часто називають базою даних. Звичайно, таблиця-список суттєво відрізняється від бази даних у фахових системах керування базами даних, але наявність спеціальних команд і функцій для керування такою “базою” істотно спрощує роботу.

Крім перелічених можливостей Excel підтримує обмін даними (імпорт та експорт даних) із системами керування базами даних, дозволяючи прочитати або зберегти дані у традиційних форматах баз даних. Крім того до складу пакета Excel входить прикладна програма MS-Query. З її допомогою можна опрацьовувати дані (бази даних), збережені програмами керування базами даних, будувати запити до цих баз, зробити дані доступними для опрацювання засобами Excel. При цьому вхідні дані можуть бути подані у форматах dBase або Paradox, Microsoft Access, FoxPro, а також у будь-яких інших форматах, доступ до яких можливий через інтерфейс ODBC (Open Data Base Connectivity).

Що стосується термінів база даних і список, будемо дотримуватися прийнятої у Microsoft угоди та називати таблиці у документах Excel списками. Базами даних будемо називати файли даних, створені іншими системами обробки даних (системами керування базами даних).

Список являє собою таблицю у робочому листі, побудовану за принципом бази даних. Кожний рядок, крім першого, містить окремий запис списку (набір даних), кожний стовпчик є полем даних і містить однотипну інформацію. Перший рядок списку містить назви полів. Необхідно уникати порожніх рядків і стовпчиків усередині списку. В ідеалі на робочому листі не повинно бути нічого, крім списку. Якщо це неможливо, то список варто відокремити від інших даних принаймні одним порожнім рядком та одним порожнім стовпчиком. Максимальний розмір списку обмежений хіба що розміром робочого листа.

Excel розпізнає списки автоматично. Перед виконанням дій зі списком достатньо активізувати будь-яку клітинку усередині списку. Вміст першого рядка Excel вважає іменами полів і не опрацьовує їх, як інші дані. Якщо перед здійсненням обробки списку виділити окрему частину списку, то Excel сприйме як список тільки виділений діапазон клітинок.

Діапазону клітинок, що містить список, можна дати ім'я. Присвоєння імені дозволить простіше переходити до списку у робочій книзі. Якщо діапазону клітинок списку присвоєно ім’я «База_данных», то Excel інтерпретує вміст кожної клітинки першого рядка, як ім’я окремого поля. Щоб виділити рядок з іменами полів використовуйте шрифти та рамки. Не варто вставляти окремий рядок із дефісів або знаків рівності, тому що Excel може сприйняти таке “підкреслення” за дані.

Для роботи з великими списками, дані яких не поміщаються одночасно у робочому вікні, використовуйте розглянуту раніше можливість фіксуванняобластей (команда «Окно \ Закрепить области»). Перший рядок списку з іменами полів буде зафіксований на екрані та завжди представлений при прокручуванні списку. Приклад списку зображений на рис. 16.1.

Рисунок 16.1

Як бачимо, створити список можна, використовуючи традиційні засоби. Задавши імена полів і порядок їхнього розташування, визначивши ширину стовпчиків і параметри форматування (насамперед для дат, часу, числових значень), можна вводити записи списку. Якщо для стовпчика з “вузькими” даними потрібно зазначити довге ім'я поля, представте ім'я у декількох рядках клітинки. Список може також містити значення полів, які отримані у результаті обчислення формул.

Хоча нові дані можна добавляти безпосередньо у кінець списку, для уведення та зміни окремих записів Excel надає у допомогу користувачу стандартну екранну форму даних. Для виводу на екран вікна форми даних помістіть покажчик клітинки в область списку та виконайте команду «Данные\Форма…». На рис. 16.2 наведений приклад такої форми для списку з попереднього рисунка.

Рисунок 16.2

Форму даних можна використовувати тільки у тому випадку, якщо перший рядок списку містить імена полів. Якщо перед виводом на екран вікна форми даних був виділений певний діапазон клітинок, то у вікні форми будуть відображатися тільки поля та записи, які включені в область виділення. Excel автоматично розпізнає імена полів, якщо формат клітинок, що містять імена, відрізняється від формату клітинок з даними. За допомогою мови Visual Basic можна створити власну (нестандартну) форму даних.

У рядку заголовка форми виводиться ім'я робочого листа, що містить список, який редагується. У лівій частині форми розташовуються заголовки стовпчиків (імена полів) і поля уведення відповідних значень. Обчислювальні та захищені поля даних змінити не можна. Ці поля відображаються разом із відповідними значеннями, але поля уведення для них відсутні (у нашому прикладі вік студента розраховується за формулою, тому для поля «Вік» просто виводиться результат розрахунку). Ширина та висота вікна форми визначається кількістю стовпчиків і максимальними розмірами імен полів і ширини стовпчиків.

У правому верхньому куті форми відображається лічильник, що вказує номер поточного запису та кількість записів у списку. Положення движка смуги прокрутки позначає приблизну позицію поточного запису у списку. Праворуч розташовуються кнопки керування списком. Деякі літери в іменах полів у вікні форми даних підкреслені. Натиснувши клавішу з підкресленою літерою у сполученні з клавішею < Alt >, можна швидко перейти до відповідного поля у вікні форми даних.

Для керування вікном форми даних у розпорядженні користувача є 7 кнопок:

1. Кнопка «Добавить» дозволяє ввести новий запис.

2. Кнопка «Удалить» дозволяє видалити поточний запис. Розташовані нижче записи перемістяться угору. Виконання цієї команди скасувати не можна, і на екран буде виведене попереджувальне повідомлення.

3. Кнопка «Вернуть» дозволяє скасувати виконані зміни та повернутися до початкового вигляду запису. Ця кнопка доступна тільки у тому випадку, якщо після внесення змін ви ще не перейшли до іншого запису.

4. Кнопки «Назад» та «Далее» дозволяють перейти до попереднього або наступного запису списку. При цьому враховуються задані критерії відбору записів.

5. Кнопка «Критерии» дозволяє відобразити на екрані порожню форму даних і ввести критерії для відбору записів списку. При указанні критеріїв можна використовувати символи шаблона «*» — для заміни довільного числа символів і «?» — для заміни одного символу) та традиційні відношення порівнянь (=, <, >, <>, <=, >=). Наприклад, для пошуку студентів, прізвища яких починаються на літеру Б, як критерій у полі «Прізвище» можна ввести «Б*». Кнопки «Далее» та «Назад» будуть здійснювати пошук потрібних записів з урахуванням заданого критерію. Кнопка «Критерии»дозволить у разі потреби змінити критерій. Для видалення заданих критеріїв і відображення всіх записів використовується кнопка «Очистить».

6. Кнопка «Закрыть» дозволяє закрити вікно форми даних.

У вікні форми даних можна представити до 32 полів.

Дата добавления: 2014-01-07