Комунікаційний процес, його елементи та етапи процесу

Забезпечення злагодженої роботи підрозділів організації, окремих виконавців, груп працівників, а також необхідних контактів із зовнішнім середовищем вимагає своєчасного передавання інформації різних видів, певної якості, необхідної достовірності тощо.

Комунікаційний процес - процес обміну інформацією з метою розв"язання конкретної проблеми.

Стадії процесу - це дії відправника, спрямовані на складання повідомлення, вибір і використання каналів для його передавання таким чином, щоб одержувач зрозумів і оцінив вихідну ідею.

До елементів належать: відправник, одержувач, повідомлення, канал,

шум.

2. МОДЕЛІ КОМУНІКАЦІЙНОГО ПРОЦЕСУ

Найпростіші теорії комунікації передбачають взаємодію трьох елементів (складників): відправника (того, хто надсилає повідомлення), самого повідомлення та адресата (того, хто його сприймає). Один з найперших теоретиків у галузі комунікацій СЕ. Осгуд доповнив основну

модель концепцією зворотного зв'язку. Він довів, що повідомлення ніколи не сприймається в чистій формі, а завжди по-різному інтерпретується його отримувачами.

3. ОРГАНІЗАЦІЯ КОМУНІКАЦІЙНОГО ПРОЦЕСУ

На підприємстві зв'язок між людьми має багато форм. Вивчення зв'язків між людьми відрізняється складністю. Установлено, що людина у своїй діяльності може використовувати такі способи зв'язку:

а) усні повідомлення;

б) письмові;

в) візуальні;

г) жести і манеру поведінки.

Ці способи зв'язку можуть використовуватися як окремо (наприклад, одержання документа і його читання), так і в сукупності. Наприклад, співробітник підприємства, одержуючи документ, може уточнювати окремі показники в усній формі й при цьому виражати своє ставлення жестами і манерою поведінки.

Тому при організовувані процесів комунікації необхідно встановлювати пріоритетний спосіб спілкування. Додаткові способи зв'язку, незважаючи на те, що вони можуть поліпшувати або погіршувати комунікаційний процес, мають розглядатися лише як чинники, що впливають на пріоритетний спосіб.

Ефективна система комунікації на підприємстві створюється трьома джерелами:

1. Організаційною структурою управління.

2. Розподілом і делегуванням повноважень у межах структури апарату управління.

3. Культурним середовищем, що домінує на підприємстві. Комунікації і делегування повноважень

До створення комунікацій у процесі делегування повноважень входить аналіз таких чинників:

1. Психологічних, соціальних і культурних запитів працівників підприємства.

2. Природи мови і характеру семантичних проблем.

3. Соціальної структури підприємства.

4. Спроектованої системи організаційних комунікацій (організаційної структури управління).

Делегування повноважень конкретним посадовим особам адаптує оргструктуру управління до структури апарату управління. Це викликано впливом перших трьох зазначених чинників.

4. КОМУНІКАЦІЙНІ ПЕРЕВАНТАЖЕННЯ

Перешкоди на шляхах обміну інформацією можуть також бути наслідками перевантажень каналів комунікацій. Керівник, захоплений переробкою інформації, що надходить, й необхідністю підтримувати інформаційний обмін, імовірно, неспроможний ефективно реагувати на всю інформацію. Він вимушений відсіювати менш важливу інформацію й залишати лише ту, яка здається йому найбільш важливою; те ж стосується й обміну інформацією. Нажаль розуміння керівником важливості інформації може суттєво відрізнятися від розуміння такої іншими працівниками організації.

Інформаційні перевантаження виникають внаслідок неможливості ефективно реагувати на всю інформацію, що отримується. Виникає потреба відсіювати найменш важливу інформацію та залишати тільки найсутєвішу.

Інформаційні перевантаження можливі в тих випадках, коли члени організації не в змозі ефективно реагувати на всю необхідну їм інформацію і відсіюють певну її частину, на їхню думку, найменш важливу. Однак можлива ситуація, коли саме ця частина інформації буде особливо необхідна для забезпечення нормального функціонування організації чи її підрозділу. Особливо часто інформаційне перевантаження спостерігається у керівників, що замикає на собі вирішення багатьох (навіть самих дрібних) питань, пов'язаних з управлінням діяльністю підрозділів організації. Відсутність чітких фільтрів і членів організації, що виступають у ролі «сторожів», не дозволяє керівнику ефективно використовувати саму важливу частину надходить до нього інформації.

Дата добавления: 2014-01-07