Процессы управления проектами

Тема 3-4. Краткая характеристика методов управления проектами

Еще недавно понятие "проект" в нашей стране относили только к комплекту конструкторских документов, описывающих сооружение или изделие. В последнее десятилетие в России вслед за всем миром это понятие приобрело новый смысл, связанный с распространением представлений о современных методах управления.

В соответствии с современными методами управления любой обладающий определенной степенью уникальности комплекс мероприятий, в результате реализации которого к заданному сроку должна быть достигнута некоторая система обладающих определенной уникальностью взаимосвязанных целей при ограниченных ресурсах, рассматривают как проект.

Конечно, в каждом проекте есть специфические для каждой прикладной области процессы. Но наряду с ними практически в каждом проекте присутствуют процессы, общие для всех прикладных областей, которые рассматриваются в управлении проектами и являются его существом. Несмотря на то что каждый из аспектов управления проектами имеет специфические особенности, методика управления для всех них имеет единую структуру, в которой выделяют следующие основные группы процессов:

- процессы инициации;

- процессы планирования;

- процессы анализа;

- процессы выполнения;

- процессы управления;

- процессы завершения.

Процессы из перечисленных групп тесно связаны между собой и на разных стадиях любого проекта реализуются с разной интенсивностью. Взаимосвязь основных групп процессов управления проектом приведена на рисунке1.

Рисунок1 - Принципиальная схема взаимосвязи основных групп процессов управления проектами

Процесс инициации подразумевает принятие на соответствующем уровне управления решения о запуске проекта после необходимой предварительной проработки, при которой часто применяют методы маркетинга и бизнес-планирования. Предварительная проработка проекта не ограничивается только экономическими соображениями — на этой стадии надо учесть основные риски и сопоставить их со стратегическим целями участников проекта. Инициация проекта обычно завершается составлением и утверждением устава проекта. Этот документ должен определить цели проекта, время его выполнения, бюджет проекта и основные ограничения, которые должны учитываться при выполнении проекта, а также критерии успеха или неудачи проекта. Устав проекта должен определить полномочия руководителя проекта. Утверждение устава проекта должно сопровождаться назначением руководителя проекта.

К процессам инициации относят также подготовку и принятие решений об управляемом переходе проекта из одной фазы в другую. При этом важно проанализировать, насколько полученные при выполнении завершенной фазы проекта результаты соответствуют критериям его успеха.

Процессы планирования представляют собой непрерывный процесс определения лучшего способа действий для достижения целей проекта с учетом складывающейся обстановки.

Предварительное планирование проекта может быть начато еще на стадии его инициации, т. к. уже тогда следует оценить цикл выполнения проекта. По существу для этого и нужен предварительный план. Конечно, на этой стадии план не может быть детальным и точно определять многие важные для проекта даты, но он должен формировать оценки для этих дат.

Понятие оценки в управлении проектами является одним из наиболее важных. Оценка некоторого показателя представляет собой его значение, определенное с доступной в данный момент (на данной стадии) проекта точностью.

Очевидно, что оценка любого показателя может изменяться с течением времени, а точность такой оценки быстро убывает по мере роста срока, отделяющего текущую дату от предполагаемого момента, в который для данного показателя можно будет определить фактическое значение.

Кроме того, предварительный план проекта, нужен чтобы на его основе можно было:

- оценить перечень и сроки выполнения основных фаз проекта;

- сформировать предварительный бюджет проекта;

- выявить роль, сроки и степень участия в проекте всех его участников;

- убедить потенциальных участников проекта в его эффективности;

- организовать детальное планирование проекта в соответствии с его целями и установленными для него ограничениями;

На практике усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и пользой, полученной при планировании информации. Для управления проектами характерно признание неизбежности отклонений реализации каждого проекта от плана, даже если последний идеален. Необходимо понимать, что предусмотреть все заранее невозможно и что непредвиденные обстоятельства являются неизбежными. В управлении проектами практически для всех показателей широко применяется понятие "оценка" как значение показателя, определенное с достижимой в данный момент точностью. Как правило, точность оценки сильно зависит от горизонта планирования — по мере его роста точность оценок быстро сокращается.

В условиях рыночной экономики эта система целей обычно включает в себя:

- своевременное выполнение проекта;

- достижение желаемого уровня рентабельности;

- достижение и сохранение устойчивости финансового положения;

- расширение объема продаж;

- обеспечение требуемого уровня качества продукта проекта и самого проекта.

Но вместе с перечисленными целями для каждого проекта могут существовать и другие цели. Далеко не все они могут и должны сводиться к сугубо утилитарным. Более того, основная цель проекта обязательно должна быть связана со стремлением компании к ее идеалу, с утверждением ее позиции на выбранном сегменте рынка. Планирование предметной области проекта тесно связано с управлением предметной областью, которая может, естественно, уточняться или даже трансформироваться в ходе реализации проекта.

Планирование любого проекта предполагает разработку бюджета связанных с его реализацией затрат исходя из того, что все виды ресурсов представляют собой сдерживающие выполнение проекта факторы.

Основой для планирования проекта является график его выполнения. В зависимости от стадии проекта, накопленного опыта и уровня управления могут использоваться различные графики, но определяющим требованием к графикам выполнения проектов является их комплексность, определяемая учетом всех потенциальных сдерживающих факторов. Пусть график будет укрупненным, но он должен учесть всех исполнителей и все стадии работ.

Процессы анализа включают в себя анализ, как плана, так и данных о выполнении проекта. Анализ плана должен ответить на вопрос о том, насколько план выполнения проекта удовлетворяет предъявляемые к проекту требования, а также ожидания участников проекта. Результатом анализа плана является оценка показателей плана проектной группой и другими участниками проекта. Результатом анализа плана может быть, например, вывод о необходимости принятия организационных или экономических решений и соответствующего изменения исходных данных для разработки плана. В таком случае требуется разработать новый вариант плана реализации проекта. В конечном счете, результатом анализа плана должно быть его утверждение на соответствующем уровне и принятие в качестве базового плана проекта, который в Дальнейшем послужит основой для количественной оценки выполнения.

Процессы анализа выполнения проекта предназначены для оценки его состояния и прогнозирования ожидаемых показателей проекта, их соответствия тем критериям и ограничениям, которые определены на стадии планирования. Такие критерии не могут быть универсальными, но практически всегда в число основных ограничений и критериев успеха любого проекта По определению входят степень достижения целей проекта, сроки, качество И стоимость проекта. Если анализ выполнения проекта приводит к отрицательному прогнозу, то это должно явиться основанием для решения о необходимости корректирующих воздействий.

Процессы анализа, как и процессы планирования, можно подразделить на основные и вспомогательные (рисунок 3). К основным относят те, которые прямо связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность выполнения проекта. успеха проекта.

Под процессами выполнения проекта (рисунок 4) подразумеваются процессы реализации составленного плана. Их важная особенность заключается в том, что показатели, определяющие ход работ, и получаемые результаты должны регулярно анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект и показатели, определяющие критерии его успеха.

Поэтому основным из этих процессов является собственно процесс выполнения утвержденного плана проекта, включая организацию работ, контроль их выполнения и приемку.

Процессы управления (рисунок 5) выполнением проекта включают разработку и реализацию решений о необходимых управляющих воздействиях, имеющих своей целью успешное выполнение проекта. Если проект реализуется в строгом соответствии с планом, то управление сводится к доведению до участников проекта плановых заданий и к контролю их реализации.

В отличие от этого, в случаях, когда в результате выполнения процессов анализа (см. рисунок 3) будет выявлено отклонение показателей реализации проекта от плановых, целью процессов управления является целеустремленная корректировка плана проекта, согласование его и доведение до всех участников проекта.

При реализации всей совокупности процессов управления наибольшее значение имеют управленческие решения по использованию ресурсов и технологий (их часто рассматривают в качестве основных средств управления). Контракты, организацию, персонал и взаимодействие рассматривают как вспомогательные средства управления.

Процессы завершения проекта имеют своей целью обеспечить упорядоченное завершение проекта, включая закрытие заключенных контрактов, окончательные расчеты со всеми участниками проекта, документирование необходимых решений и накопление отчетных документов, необходимых для изучения опыта проекта в целом

Дата добавления: 2014-01-06