Режимы работы с базами данных, работа в СУБД Мicrosoft Ассеss

Типы данных

С основными типами данных мы уже знакомы. Так, например, при изучении электрон­ных таблиц Мicrosoft Ехсеl мы видели, что они работают с тремя типами данных: текстами, числами и формулами. Таблицы БД, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. БД Мicrosoft Ассеss работают с типами данных, которые представлены в таблице 4.1.

Таблица 4.1. Типы данных СУБД Мicrosoft Ассеss

Название типа	Назначение
Text (Текстовый)	Тип данных, используемый для хранения обычного неформатиро­ванного текста ограниченного размера (до 255 символов).
Memo (Поле Мемо)	Специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него.
Number (Числовой)	Тип данных для хранения действительных чисел.
Data/Time (Дата/время)	Тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.
Currency (Денежный)	Тип данных для хранения денежных сумм.
AutoNumber (Счетчик)	Специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использо­вание - для порядковой нумерации записей.
Yes/No (Логический)	Величины, способные принимать только два значения, да/нет или 1/0.
OLE Object (Поле объекта OLE)	Поля, позволяющие вставлять рисунки, звуки и данные других полей.
Hyperlink (Гиперссылка)	Ссылки, дающие возможность открывать объект Мicrosoft Access (таблицу, запрос…), файл другого приложения или Web-страницу.

Обычно с БД работают две категории исполнителей. Первая катего­рия - проектировщики. Их задача состоит в разработке структуры таблиц базы данных и согласовании ее с заказчиком. Кроме таблиц проектировщики разраба­тывают и другие объекты базы данных, предназначенные, с одной стороны, для автоматизации работы с базой, а с другой стороны - для ограничения функциональ­ных возможностей работы с базой (если это необходимо из соображений безопас­ности). Проектировщики не наполняют базу конкретными данными (заказчик может считать их конфиденциальными и не предоставлять посторонним лицам). Исклю­чение составляет экспериментальное наполнение модельными данными на этапе отладки объектов базы.

Вторая категория исполнителей, работающих с БД, - пользователи. Они получают исходную БД от проектировщиков и занимаются ее наполне­нием и обслуживанием. В общем случае пользователи не имеют средств доступа к управлению структурой базы - только к данным, да и то не ко всем, а к тем, работа с которыми предусмотрена на конкретном рабочем месте.

Соответственно, система управления базами данных имеет два режима работы:

1. Проектировочный.

2. Пользовательский.

Первый режим предназначен для создания или изменения структуры базы и создания ее объектов.

Во втором режиме проис­ходит использование ранее подготовленных объектов для наполнения базы или получения данных из нее.

Для реляционных БД развернуто можно определить типичные режимы работы:

- режим создания;

- режим редактирования;

- режим манипулирования;

- режим поиска.

Для работы в каждом из режимов существует своя система команд, и значит работа пользователя строится в виде алгоритма, составленного из этих команд. Такие алгоритмы могут выполняться в режиме прямого исполнения (по-командно), а во многих СУБД и в программном режиме (автоматически).

Режим создания БД включает следующие этапы:

1. Описания структуры.
2. Ввод данных.
3. Модификация структуры.

Описания структуры хранящихся в ней записей. Для каждой записи указывается, сколько и каких полей она содержит. Каждому полю присваивается свое имя (идентификатор), который позволит обращаться к полю для того, чтобы прочитать из него данные, записать их или произвести над ними какие-либо действия.

Следующим после описания структуры этапом создания БД является ввод данных.

В процессе ввода данных может выясниться, что структура описана не совсем точно и нужно ее изменить (модифицировать). Например, данные не умещаются в поле, или забыто какое-либо поле. В процессе модификации структуры можно переопределить длину полей, изменить их тип, имена, добавить в описание структуры до­полнительные поля или удалить ненужные и т.д.

Программы СУБД обеспечивают пользователям удобные средства для просмотра документов базы данных, внесения в них исправлений и изменений. Процесс внесения изменений и исправления ошибок в документах базы данных называется редактированием.

Ведение БД (манипулирование) характеризует операции, выполняемые над БД для поддержания ее в актуальном состоянии. Процесс может включать:

- дополнение базы новыми документами;

- удаление существующих документов;

- изменение данных в отдельных записях в связи с изменением учетных данных и т.д.

Использование БД предполагает выполнение действий по поиску и получению в заданном виде, хранимой в ней информации. При этом могут выполняться операции выборки записей, удовлетворяющих определенным условиям. По желанию пользователя записи могут быть отсортированы, например, в алфавитном порядке значений одного или нескольких символьных полей, по возрастанию или убыванию числовых полей и т.д.

Дата добавления: 2014-01-06