Технология применения электронного документооборота

Большое значение при изучении информационных потоков придается правильной организации документооборота, т.е. последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив. Документооборот выявляется на стадии обследования экономического объекта. Любое экономическое задание обрабатывается на основе определенного количества первичных документов, проходят различные стадии обработки: движение документа для обработки, в процессе обработки и после него. Движения документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, возникает в ходе выполнения определенных производственно-хозяйственных операций, в разных подразделениях экономического объекта. В его составлении могут участвовать различные исполнители многих подразделений. Этим и объясняется сложность документообороту. Обычно здесь есть преимущество ручного способа формирования документа, низкая степень механизации и автоматизации при его составлении. В частности, появляется несколько копий документов, дальнейшем имеют свои схемы движения. Наблюдается дублирование реквизитов в разных документах, избыточная многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это усложняет документооборот и увеличивает сроки обработки.
Как показывает существующая при ручном возделывании практика, система документооборота сложна и громоздка за существования различных форм документов, многоэтапности прохождение каждой из них, дублирование одних и тех же показателей в различных документах. Например, учет сдачи готовой продукции на склад выполняется во многих подразделениях: на складе, в отделе сбыта, бухгалтерии, производственных и плановых отделах. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь с другими документами. Например, по данным обследования объемов информации и маршрутов учетных документов, каждый показатель случается в среднем в трех-четырех документах.
По ожиданиям специалистов, в мире ежедневно появляется более миллиарда новых документов. В основном это текстовая информация, и только 10% - это документы, предназначенные для дальнейшего автоматизированной обработки. Это свидетельствует о необходимости организации на предприятиях (организациях, банках и т.д.) электронного документооборота. Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются масштабы предприятия, степень технической и технологической подготовки в сфере компьютерного обработки, структуре управления, наличие или отсутствие других систем автоматизации управления.
Малые и средние предприятия с небольшим объемом документооборота, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые редакторы. Малые и средние предприятия с большим объемом документооборота, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом. При выборе системы следует учитывать следующие критерии: интеграция с другими автоматизированными системами и базами данных, легкость освоения, удобство работы, что обеспечивает работу в сетях, надежность системы и защиту от несанкционированного доступа.
Особое внимание оптимальной организации документооборота должны уделять предприятия с очень большим объемом документов, где наиболее рациональным является создание собственной системы документооборота специалистами самого предприятия или по индивидуальному заказу специализированной фирмы. Любая система должна пройти специальную сертификацию и тестирование, что обеспечивает защиту от потерь, краж и умышленного порчи документов.

На рынке предлагается достаточно широкий выбор приложений для автоматизации управления документооборотом.

Приведем пример электронного документооборота. Программа "1С: Электронный документооборот" предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения Программа позволяет разрабатывать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов; контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть текущих операций при составлении документов, отправлять и принимать, хранить документы и обрабатывать их. Документы хранятся в машине, в частности, в папках, имеющих древовидную структуру. Система поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Есть большинство таких операций, выполняемых автоматически: автоприймання, Автоконтроль Система поддерживает несколько списков документов: "на контроле", "грядущие", "несохраненные" и др.
Можно установить пароль на вход в систему и выбрать способ шифрования личных документов. Контроль за документами, находится в работе, осуществляется автоматически. Документы можно распечатывать. Программой "1С: Электронная почта" можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос папки с документами в базу данных.

Справочник организации позволяет вести иерархическую структуру отделов, поддерживать информационную связь руководителя с подчиненными, вести списки рассылки документов и др.
Внешний отладчик позволяет моделировать прохождение документа по маршруту. Редактор маршрута настраивает маршрут прохождения документов, определяет точки маршрута, в которых нужно рассылать копии документов другим пользователям. Каждому участнику маршрутной схемы можно установить право на просмотр и редактирование поля.
Устанавливаются ограничения на время обработки документа для каждого участника маршрутной схемы.

В программе "Галактика" модуль "Управление документооборотом" предназначенный для учета, хранения и обработки документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и др.) в электронной форме. Документы, входящие в документооборота, могут быть получены сканированием, по электронной почте или подготовленные с помощью различных текстовых редакторов. Модуль "Управление документооборотом" обеспечивает создание и введение перечня дел фирмы, формирование полнотекстовых документов, создание классификации документов и использование ее в процессе работы, продвижение документов по маршруту обработки, ведения обработки и контроль исполнения документов, поиск документов, массовую их россыпь в подразделения и др.

Технический прогресс в области развития средств вычислительной техники и передачи данных, организация вычислительных сетей позволяют существенно изменить подход к автоматизации потоков информации и документопотоку.

Прежде всего следует отметить значительную роль ПЭВМ в формировании первичных документов, наиболее трудоемкими операции в процессе обработки информации.

Стало традиционным явлением, когда при использовании проектов компьютерного обработки экономических задач на предприятиях (организациях, фирмах, банках) с помощью ПЭВМ формируются платежные поручения, приходные (расходные) кассовые ордера, накладные, счета-фактуры и другие первичные документы.

При использовании вычислительных сетей происходят значительные изменения и в документообороте. Так, система "клиент - банк" меняет способы диалога пользователя с банком, позволяет ему решать свои задачи, минуя взаимодействие оператора и не выходя из своего офиса. Наличие ноутбуков позволяет современному бизнесмену осуществлять платежи практически в любом месте, где есть телефонная свя Связь Разработана и постоянно развивается система расчетов клиентов с банком с помощью специальных средств: пластиковых карт VISA, Eurocard, Naster Card, пластиковых денег (STB CARD и др.), обеспечивающих денежное обращение с помощью системы электронных безналичных расчетов в торговле, сервисном обслуживании Новейшие платежные системы находят все большее применение и в Украине.

Файл - это совокупность однородной информации по составу и последовательностью полей, записанной на магнитном диске с присвоением имени.

Терминологически понятие "массив" и "файл" близки по смыслу. И тот, и др. представляют с собой совокупность однородной жестко организованной и поименованой информации. Однако для файла точнее определено место его расположения - магнитный диск, а массив информации может быть расположен в памяти ЭВМ, который может быть представлен совокупностью однородных бумажных документов. Для идентификации каждому файлу при его записи на магнитный диск присваивается уникальное название и расширение, уточняющий разновидность файла. Название может содержать не более 8 символов (допустимы латинские буквы, цифры, знаки: # t, @, &, (,), {,>,!,%, Л, _). Если название короче чем 8 символов, то она автоматически дополняется до 8 символов пробелами.
11.3. Методы контроля аналитического процесса
Проектирование процессов контроля правильности заполнения и перенос данных из первичных документов связано со знанием методов обеспечения достоверности информации в экономической информационной системе.
Большинство методов контроля основывается на введении и использовании избыточности разрядов, реквизитов, записей. Можно применять двукратную и естественную избыточность.

Избыточные разряды рассчитываются согласно определенному алгоритму преобразования значений контролируемого числа и записываются вместе с контрольным числом. Примером такого метода может быть контроль по модулю. Избыточные реквизиты является функцией от манипулирования совокупностью контролируемых реквизитов. Преимущественно используется операция суммирования. Полученная контрольная сумма записывается в специально отведенной графе.
Избыточные записи содержат контрольную информацию, касающуюся блока записей или файлов целом (например, балансовый контроль).
Двукратная избыточность образуется при повторном переносе данных на машинный носитель с последующим сравнением результатов, а естественная основывается на разумно предполагаемых значениях контролируемых реквизитов. К ним относятся контроль по модулю и контрольное суммирование.

Контроль по модулю. Для расчета контрольного разряда широко используют методы контроля по модулю 9, 10, 11, 13. их суть в том, что сначала определяется сумма S разрядов кода (сумма произведений Пи, полученных при умножении каждого разряда на его вес, или порядковый номер в коде, потом ее делят на выбранный модуль m и полученный остаток d от деления вычитают из того же модуля. Полученная разница R = m - d (или ее младший разряд) в виде контрольного разряда приписывается к коду дело.
Пример. Рассчитать контрольный разряд числа 24856 по модулю
9 S = 2 * 5 +4 * 4 +8 * 3 +5 * 2 +6 * 1 = 66 S / m = 66 / 9 = 7 (3) есть d = 3 R = md = 9-3 = 6
Следовательно, число с контрольным разрядом 248566. При введении таких кодов в ЭВМ программным путем выполняются необходимые контрольные вычисления.
Контрольное суммирование можно организовать по строке или графе документа.
Контрольная сумма - это сумма всех цифровых реквизитов в контролирующей последовательности. Она определяется переносом данных на машинный носитель. Примером может быть поиск контрольных сумм для приведенного документа, показанного в табл. 11.4.

Таблица 11.4

Табельний	Код	Кількість	Контрольна сума

После переноса данных на машинные носители контрольную сумму вновь подсчитывают, но уже с помощью программы. Несовпадение контрольных сумм, подсчитанных вручную и автоматически, свидетельствует об ошибочном строку.
Используя контрольную сумму по графе документа, аналогично можно обнаружить местонахождение ошибки. Довольно часто в бухгалтерских расчетах применяются избыточные записи, которые характеризуют документ в целом. К таким методам относится балансовый контроль. Допустим, необходимо выдать пользователю ведомость такого содержания, как показано на табл. 11.5

Таблица 11.5
Розрахункові дані для балансового контролю

Прізвище ім'я та по батькові	Табельний номер	Заробітна плата	Утримано	До видачі
А		300,00	102,00	198.00
В		105.00	12.50	92.50
С		176,50		157,25
Разом		581,50	133,75	447.75

Контроль заключается в вычислении и сравнении сумм: 581,50 -133,75 = 447,75 К методов, основанных на естественном избыточности, относятся:

- Метод проверки границ (метод "вилки");
- Метод справочника;
- Метод проверки структуры кода;
- Метод проверки сумм и произведений.

Метод проверки границ возможен, если множество разрешенных значений контролируемого реквизита находится в некоторых пределах запрещенных значений, т.е.

Аmin<А <A max

Допустим, значение реквизита "код состав" находится в диапазоне от 1 до 12. Тогда контроль организуется с помощью правила вида:

1<код состава <12.

Метод эффективен, если значение контролируемого реквизита размещены равномерно на числовой оси.

Метод справочника базируется на специально созданных таблицах, где размещаются правильные коды реквизитов (например, коды поставщиков). Во время контроля происходит обращение к таблице - справочнику с целью поиска контрольного кода. Если такой код найден, считается, что ошибка отсутствует.
При методе проверки структуры кода используют отдельные его разряды. Например, пятиразрядный табельный номер имеет следующую структуру:

-1-й разряд - номер цеха;

-2-5 Разряды - номер рабочего в цехе.

Если на предприятии три цеха, то можно использовать первый разряд для контроля путем сравнения его с цифрами 1, 2 или 3.

Метод проверки сумм и произведений предполагает наличие в документе, вводимых сумм и чисел, составляющих эти суммы. То же самое происходит и с произведениями. Допустим, в документе указано количество поставленных материалов по кварталам. Количество за год должно равняться сумме поставок по кварталам.

Существуют также методы автоматического исправления ошибок. Они основаны на решении системы уравнений, количество которых равно сумме строк и столбцов документа. Информационные элементы состоят из двух частей: собственно код реквизита и его контрольный разряд (рассчитывается по модулю).

Сейчас существуют программные системы, обеспечивающих ввод и контроль данных. В основном эти пакеты контролируют формат реквизита, наличие запрещенных символов, значение избыточных разрядов, диапазон значений, номенклатуру значений по справочнику, итоговые суммы.
Все рассмотренные выше методы контроля достоверности информации реализуются исключительно программным путем. Те же методы, не требующие этого, выполняются вручную на основе инструкций. Например, контроль правильности заполнения первичных документов.

Контрольные вопросы

1. Что понимают под документом?
2. По каким признакам можно классифицировать документы?
3. Из каких частей состоит документ?
4. Обоснуйте процесс ввода документа в компьютер.
5. Объясните предпосылки осуществления электронного документооборот.
6. Назовите назначение модуля "Управление документооборотом", содержащийся в программе «Галактика».
7. Назовите все существующие методы контроля.

Дата добавления: 2014-01-07