Дніпропетровськ – 2007

Конспект лекцій

Самоменеджмент

Дніпропетровськ – 2007

Конспект лекцій

Самоменеджмент

МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ

ДНІПРОПЕТРОВСЬКА ДЕРЖАВНА ФІНАНСОВА академія

Економічний факультет

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТУ

для студентів, які навчаються

з напрямку 0501 «Економіка і підприємництво»

за спеціальностями 6.050100 «Управління персоналом і економіка праці», «Фінанси», «Економіка підприємства»

Самоменеджмент: конспект лекцій. Дніпропетровськ, ДДФА, 2007. – 89 с.

Конспект лекцій розроблено відповідно до навчального плану та програми дисципліни.

Автор:	І.З. Шукіс	– к.т.н., доцент кафедри менеджменту
Рецензенти:	І.Д. Падерін	– к.е.н., професор кафедри менеджменту
О.М. Фещенко	- к.е.н., доцент кафедри економіки підприємства
Відповідальний за випуск:	Н.І. Редіна	– завідувач кафедри менеджменту

Розглянуто та схвалено

Вченою радою

економічного факультету

протокол № 3 від 29.01.2007 р.

Розглянуто та схвалено

на засіданні кафедри

менеджменту

протокол № 9 від 10.04.2007 р.

ЗМІСТ

стор.

1.	Вступ. Сутність та зміст поняття “самоменеджмент”……….………..
2.	Тема 1. Аналіз витрат робочого часу менеджера ……………………..
3.	Тема 2. Постановка цілей ………………………………………………
4.	Тема 3. Планування робочого часу менеджера………………………..
5.	Тема 4. Прийоми і методи прийняття рішень…………………………
6.	Тема 5. Реалізація та організація діяльності менеджера……………...
7.	Тема 6. Контроль………………………………………………………..
8.	Тема 7. Інформація і комунікація………………………………………
9.	Тема 8. Організація роботи менеджера………………………………...
10.	Бібліографічний список…………………………………………………

Вступ. Сутність та зміст поняття “самоменеджмент”

План:

1. Сутність поняття “самоменеджмент”.

2. Концепції самоменеджменту.

3. Основна мета та переваги самоменеджменту.

4. Функції самоменеджменту.

Самоменеджмент – це мистецтво керувати собою, своїм часом, своїм життям, свідомо робити свою кар'єру через самооцінку, самовизначення, саморозвиток.

Самоменеджмент – це один з підрозділів менеджменту (як і стратегічний менеджмент, операційний менеджмент, інформаційний менеджмент).

Родоначальником самоменеджменту як науки вважають Сполучені Штати Америки.

Самоменеджмент, як новий напрямок у сучасному менеджменті, створено відносно недавно, але розвивається дуже інтенсивно.

Причини виникнення самоменеджменту – це ті істотні зміни, що відбуваються в управлінській ситуації у світі.

Які це зміни?:

- По-перше, - це конкуренція, зросли масштаби і динамізм змін у підприємництві і бізнесі. А це вимагає від менеджерів освоєння нових навичок керування, боротьби з можливістю власного відставання.

- По-друге, зростає погроза частих стресів через ту напруженість, що має місце в більшості організацій і фірм. Щоб їх позбутися, менеджерові необхідно вміти керувати собою.

- По-третє, (і це, мабуть, основне) творчий потенціал працівника в даний час перетворився в самий коштовний капітал організації. І тому збереження і розвиток цього потенціалу, у тому числі і самими працівниками, є однією з найважливіших умов для існування ділової кар'єри.

Треба відзначити, що на Україні, як і в інших країнах колишнього Радянського Союзу, ситуація ускладнюється кризовим станом економіки.

У цих умовах саморозвиток персоналу є передумовою виживання на ринку праці.

Німецькі дослідники проблем практичного самоменеджменту і ділової кар'єри Бербель і Хайнц Швальбе затверджували, що «для того, щоб домогтися успіху, потрібно вміти керувати собою».

У США практично у всіх вищих навчальних закладах вивчають «Самоменеджмент» і один з напрямків самоменеджменту – Time management (або управління часом).

В Україні не всі вузи включають дисципліну «Самоменеджмент» у свої навчальні плани – це дисципліни – на вибір навчального закладу.

Разом з тим, практично усі вузи випускають фахівців економічного і фінансового профілю.

Тому, щоб зробити наших випускників, конкурентноздатними на ринку праці фахівцями, у нашому вузі введено дисципліну «Самоменеджмент», яка, сподіваємося, допоможе Вам одержати переваги перед іншими фахівцями, допоможе Вам у досягненні особистих і професійних цілей, допоможе самореалізуватися і побудувати кар'єру.

Але головна причина, чому треба вивчити самоменеджмент – це те, що у кваліфікаційній характеристиці записано в переліку вимог до фахівців фінансового профілю, що вони „повинні вміти працювати в умовах жорстокого дефіциту часу”.

Для цього потрібно вивчити випробувані на практиці технічні прийоми і методи самоменеджменту, опанувати їх і вміти використовувати на практиці у своїй повсякденній роботі.

Це і є наша з Вами основна задача.

***

Таким чином, самоменеджмент – це новий напрямок у традиційному менеджменті.

Він виник внаслідок потреби в більш повному використанні творчого потенціалу працівника.

2. Теоретичні концепції самоменеджменту

Самоменеджмент – це послідовне и цілеспрямоване використання ефективних методів, прийомів і технологій самореалізації і саморозвитку свого творчого потенціалу.

Описані в літературі концепції самоменеджменту будуються на визначеній ідеї, навколо якої формується система методик і прийомів роботи над собою для реалізації цієї ідеї.

1. У концепції Лотара Зайверта – це ідея економії свого часу.

2. У концепції М.Вудкока і Д.Френсіса – ідея подолання власних обмежень.

3. У концепції В.А. Андрєєва – ідея саморозвитку творчої особистості.

4. У концепції А.Т. Хроленко – підвищення особистої культури ділового життя.

5. У концепції Бербеля і Хайнца Швальбе – ідея досягнення особистого ділового успіху.

Розглянемо коротко характеристику зазначених концептуальних підходів.

Відповідно до концепції М.Вудкока і Д.Френсіса, самоменеджмент – це всебічний спосіб перевірки своїх власних можливостей і обмежень і пошуку реальних шляхів розвитку особистісних і ділових якостей.

Можливості:

- здатність керувати собою;

- розумні особисті цінності;

- чіткі особисті цілі;

- постійне підвищення особистого професійного рівня;

- розвиток навичок рішення проблем;

- винахідливість і здатність до інновацій;

- здатність впливати на оточуючих людей;

- знання управлінських підходів;

- уміння керувати колективом;

- уміння навчати і розвивати підлеглих;

- здатність формувати і розвивати ефективні робочі групи.

Обмеження – це фактори, що стримують потенціал і результати роботи окремого менеджера чи групи (організації) у цілому.

Ввідповідно, це такі обмеження:

- нездатність керувати собою;

- розмиті особисті цінності;

- неясні особисті цілі;

- зупинений саморозвиток;

- недостатність навичок вирішувати проблеми;

- відсутність творчого підходу;

- невміння впливати на людей;

- недостатнє розуміння суті управлінської праці;

- слабкі навички керівництва;

- невміння навчати;

- низька здатність формувати колектив.

Наприклад:

1. Невміння керувати собою виявляється в тому, що керівники ризикують своїм здоров'ям, дозволяючи хвилюванням і робочим турботам поглинати їхню енергію. Вони не вміють правильно розряджатися, не вміють повністю використовувати свій час, енергію і навички, нездатні справитися зі стресами. Тобто, можна сказати, що вони обмежені нездатністю керувати собою.

2. Неясні особисті цілі властиві менеджерам, які не здатні визначити свою мету, прагнуть до недосяжних цілей; вони недооцінюють альтернативні варіанти і тому витрачають свої сили і час на незначні питання, а дійсно важливі задачі лишаються не вирішеними.

3. Зупинений саморозвиток зустрічається в тих менеджерів, що не можуть перебороти свої слабості і працювати над власним розвитком. У результаті вони дозволяють своїм схованим здібностям так і залишитися нерозвиненими; ділове життя їх перетворюється в рутину. Такі менеджери обмежені зупиненим саморозвитком.

І так далі…

Сутність методики самоменеджменту по обмеженнях складається в дослідженні з використанням тестів своїх особистих обмежені розробці заходів щодо їх усунення.

Наприклад, для обмеження «Невміння керувати собою» це:

- підтримка фізичного здоров'я;

- раціональний розподіл сил;

- подолання труднощів;

- вихід зі стресів;

- раціональний розподіл часу;

- максимальне використання часу і можливостей.

Відповідно до концепції В.А. Андрєєва, самоменеджмент – це психологічний механізм саморозвитку творчої особистості, здатної до безупинного саморозвитку і самореалізації в одному чи декількох видах професійної діяльності.

Він включає:

- самопізнання;

- самовизначення;

- самоврядування;

- самовдосконалення;

- самоконтроль;

- самостворення;

- самооздоровлення.

Вихідною позицією для саморозвитку є визначення свого типу творчої особистості, виходячи з 18-ти характеристик різних типів творчих особистостей менеджерів, що показані на слайді.

Знання своїх індивідуальних особливостей і здібностей дуже важливо, тому що це, по суті, знання своїх достоїнств і недоліків.

Визначення свого типу творчої особистості дозволяє побудувати «профіль творчої особистості», визначити її сильні і слабкі сторони. Далі пропонується ряд тестів і методик для оцінки і розвитку необхідних якостей особистості менеджера і методичні поради щодо розробки програм самоосвіти і саморозвитку.

Концепція А.Т.Хроленко заснована на ідеї культури ділового життя.

Відповідно до цієї концепції, самоменеджмент – це практикум підвищення свого ділового потенціалу шляхом підвищення рівня ділової культури в різних її аспектах, а саме:

- культури взаємовідносин між людьми;

- мистецтва ділової бесіди;

- організації ділової наради;

- культури ділового письма;

- мистецтва підготування доповіді і публічного виступу;

- техніки особистої роботи;

- стилю життя менеджера.

Розширення професійних можливостей особистості в результаті роботи по підвищенню своєї ділової кваліфікації створює основу для службового росту.

Відповідно до концепції Бербеля і Хайнца Швальбе, самоменеджмент – це досягнення особистого ділового успіху (ділової кар'єри) через самопізнання і самовдосконалення своїх ділових якостей.

Автори пропонують практичні поради щодо саморозвитку своїх ділових якостей для досягнення успіху, для організації своєї справи в складних ринкових умовах.

У той же час, бракує універсальних методик і тестів самооцінки, саморозвитку для роботи над собою.

Кожний з розглянутих концептуальних підходів разом з методиками їхньої реалізації може використовуватися для самооцінки і саморозвитку ділових якостей, для підвищення свого ділового потенціалу.

У той же час, ці концепції мають недоліки:

- вони досить трудомісткі, займають багато часу;

- результат роботи над собою по пропонованих рекомендаціях залежить від Вашого індивідуального підходу, оскільки немає універсальних методик для використання в повсякденній роботі.

Існує ще одна концепція самоменеджменту – концепція Лотара Зайверта, яка заснована на ідеї керування своїм часом. Ця концепція, на наш погляд, найбільш раціональна й універсальна, тому що вона містить у собі найбільш важливі моменти з інших концепцій і одночасно Зайверт дає відпрацьовані і багаторазово випробувані методи роботи над собою, які не вимагають особливих мудрувань, багаторазового тестування і придатні для використання в повсякденній практиці.

Тому ми з Вами вивчаємо самоменеджмент за концепцією Зайверта.

Відповідно до визначення Зайверта,

Самоменеджмент являє собою послідовне і цілеспрямоване використання випробуваних методів роботи в повсякденній практиці для того, щоб оптимально і зі змістом використовувати свій час, тобто по своїй суті це time management.

3. Основна мета самоменеджменту полягає в тому, щоб:

- максимально використовувати власні можливості;

- свідомо керувати своїм життям (тобто, самовизначатися);

- переборювати зовнішні обставини як на роботі, так і в особистому житті.

Переваги самоменеджменту:

- виконання роботи з меншими витратами;

- краще результати праці;

- краща організація праці;

- менше поспіху і стресу;

- більше задоволення від роботи;

- велика мотивація праці;

- ріст кваліфікації;

- менше завантаженість роботою;

- менше помилок;

- досягнення професійних і особистих цілей найкоротшим шляхом.

Головною перевагою менеджменту за концепцією Зайверта є раціональне використання і заощадження самого дефіцитного і важливого особистого ресурсу – власного часу.

Самоменджмент має ряд функцій.

4. Функції самоменеджменту

Функції самоменеджменту (за концепцією Зайверта) графічно можна відобразити як своєрідне „коло правил”. За допомогою цих функцій щоденно вирішується безліч завдань і проблем менеджера.

Мал. Коло правил: функції самоменеджменту.

Функції знаходяться у визначеній залежності між собою і здійснюються у визначеній послідовності.

В зовнішнім колі позначені наступні 5 функцій:

1) Постановка цілей. – Аналіз формулювання особистих цілей.

2) Планування. – Розробка планів і альтернативних варіантів своєї діяльності.

3) Прийняття рішень. – по завданням, що виконуються.

4) Реалізація організація діяльності менеджера – Складання розкладу особистої праці.

5) Контроль – Самоконтроль і контроль підсумків. Якщо необхідно – корегування цілей.

6) Ще одна додаткова функція: “Інформація і комунікації – вона розміщена у внутрішньому колі. Навколо неї, начебто, обертаються всі інші функції, тому що пошук та обмін інформацією здійснюються на всіх етапах процесу самоменеджменту. Для кожної функції самоменеджменту розроблені робочі прийоми і методи їхньої реалізації, а також очікуваний результат у виді виграшу в часі, що складають техніку самоменеджменту.

Скориставшись рекомендованими джерелами, законспектуйте основні терміни і поняття. Підготуйтесь до обговорення питання про сутність поняття “самоменеджмент”, основну його мету та переваги.

Розберіться з концепціями самоменеджменту, визначте основну мету, переваги і недоліки кожної концепції.

Запишіть функції самоменеджменту за концепцією Лотара Зайверта. Намалюйте “коло правил” самоменеджменту.

Питання для самоконтролю:

1. Що таке “самоменеджмент”?

2. Яка принципова різниця між менеджментом і “самоменеджментом”?

3. Яка основна мета самоменеджменту?

4. Які Ви знаєте концепції самоменеджменту?

5. У чому полягає сутність концепції самоменеджменту М.Вудкока та Д.Френсіса?

6. У чому полягає сутність концепції самоменеджменту В.А.Андрєєва?

7. У чому полягає сутність концепції самоменеджменту А.Т.Хроленко?

8. У чому полягає сутність концепції самоменеджменту Б. і Х.Швальбе?

9. У чому полягає сутність концепції самоменеджменту Л.Зайверта?

10. Які переваги самоменеджменту за концепцією Л.Зайверта?

11. Які Ви знаєте функції самоменеджменту?

12. Навіщо потрібно вивчити технічні прийоми самоменеджменту?

Література:

1, 3, 4, 9-11, 13-17

Тема 1. Аналіз витрат робочого часу менеджера

План:

1. Аналіз використання часу.

2. Аналіз сильних і слабких сторін стилю роботи.

3. Аналіз часових утрат.

4. Аналіз поглиначів часу.

Дослідження показують, що із 100 менеджерів тільки 1 має достатньо часу. Іншим не вистачає від 10 до 50% часу. Не даремно в діловому світі часто вживають приказку «Час – це гроші».

Але насправді, час – це щось, значно більше, ніж гроші, воно необратимо і непоправно, Його не можна накопичити, помножити, передати в спадщину. Воно іде безповоротно.

Алан Лэкейн говорив:

«Час – це щось таке ж, як саме життя. Той, хто дозволяє вислизнути своєму часу, випускає з рук своє життя. Той, хто тримає в руках свій час, тримає в руках своє життя».

Скільки в нас є часу? – 7 днів на тиждень(з них 5 робочих і 2 вихідних) і 24 години на добу.

А як Ви думаєте, скільки часу усього у Вас є для усіх Ваших професійних і особистих справ?

Якщо виходити з того, що Вам зараз приблизно по 20 років, а пенсійний вік 60 років, то до пенсії Вам залишилося 40 років.

Розрахунки показують, що при цих умовах Ваш капітал часу до пенсії складає усього близько 200000 годин. (точніше – 166400 годин).

Капітал часу К = К1+К2+К3, де К1 – робочий час до пенсії: К1= 40 х 1760 (220 дн. х 8 год.) = 70400 год. К2 – вільний час у робочі дні: К2 = 40 х 660 (220 дн. х 3 год.) = 26400 год. К3 – вільний час у вихідні дні: К3 = 40 х 1740 (145 дн. х 12 год.) = 69600 год. К = К1+К2+К3 = 166400 годин.

Багато це чи мало? – На все життя?!

Тому кожен успішний менеджер дуже цінує свій час.

Для того, щоб заощаджувати час, треба насамперед знати, на що він витрачається.

Тому менеджери регулярно проводять облік і аналіз використання свого часу. Це – основа самоменеджменту.

Хочу Вам привести приклад того, наскільки серйозно ставляться менеджери до роботи з обліку свого часу й аналізу його використання. Відомий американський фахівець з менеджменту Пітер Друкер проводить облік і аналіз свого робочого часу через кожні 9 місяців протягом 3-х тижнів. І от що він писав про результати цього аналізу:

- «…Хоча я роблю це протягом 5-ти чи 6-ти років, я кожного разу приголомшуюсь: «Цього не може бути! Я знаю, що я втрачаю багато часу, але не може бути, щоб так багато!»

1. Аналіз використання часу

Для того, щоб зробити аналіз використання часу, треба, насамперед, провести інвентаризацію усіх видів Вашої діяльності і затрачуваного на них часу. Це дозволить виявити причини нераціонального використання часу.

Це можуть бути такі причини:

1) не відомо, на що взагалі витрачається час;

2) не відомо, скільки потрібно часу на виконання тих чи інших задач;

3) не відомі сильні і слабкі сторони Вашого робочого стилю;

4) не відомо, які особистості чи які інші фактори обмежують Вашу працездатність.

Інвентаризація часу включає:

I. Аналіз витрат часу;

II. Аналіз часових утрат;

III. Аналіз поглиначів часу.

Витрати нашого часу протягом доби можна скомпонувати в блоки:

1. Підтримка життєздатності (харчування, сон).

2. Відновлення працездатності (найбільш ефективно відбувається за допомогою фізичних вправ).

3. Допоміжний час (підготовка робочого місця, пошук необхідних матеріалів, покупки).

4. Прямий робочий час.

5. Придбання життєвого досвіду (читання, неробоче спілкування, відвідування виставок, театрів, музеїв і т.п.).

6. Утрати.

Для підвищення результативності праці менеджери часто збільшують робочий час за рахунок інших блоків.

Це нерозумно, тому що підриває здоров'я, завдає шкоди іншим, не менш важливим сторонам нашого життя.

Дійсно, зменшення часу на сон і харчування навіть протягом лише декількох днів вимагає великих витрат на компенсацію.

Зменшувати обсяг допоміжної роботи також нераціонально, тому що будь-яку роботу буде зроблено добре, якщо вона добре підготовлена.

П'ятий блок можна скоротити тільки в екстремальних ситуаціях. При нормальних життєвих обставинах він повинний цілком використовуватися, тому що без цього неможливо ні підвищення культурного рівня, ні накопичення життєвого досвіду.

З перерахованих 5-ти блоків для організації особистої роботи менеджера найбільш важливим є 4-й блок – прямий робочий час.

Щоб здійснити облік і аналіз витрат робочого часу менеджера, треба знати характерні види робіт менеджера, адже йому доводиться за день робити великий обсяг усіляких видів робіт: робота з поштою, планування, зустрічі, наради, телефонні розмови і багато чого іншого.

Існує кілька класифікацій, видів витрат робочого часу, заснованих на різних ознаках. Ми розглянемо одну з цих класифікацій, найбільше практично корисну, розроблену Московським НДІ праці. Відповідно до цієї класифікації, робочий час керівника (менеджера) і фахівців поділяється на такі види:

- підготовчо-заключний час: одержання завдання на роботу, ознайомлення з документацією і нормативно-правовими матеріалами, узгодження і підписання документації, підготовка та прибирання робочого місця;

- оперативний час – роботи, пов'язані з виконанням посадових обов'язків: аналітичні, організаційні, регулювальні, технічні, формально-логічні, творчі і т.д.;

- час непродуктивної роботи: виконання суспільної роботи, виправлення неправильно виконаної роботи, пошук і доставка на робоче місце документації, технічних засобів і матеріалів, пошук або чекання керівників, співвиконавців, консультантів і т.п.;

- час обслуговування робочого місця – організаційного, технічного, інформаційного;

- час перерв (чи втрат):

а) таких, що не залежать від працівника – чекання, несвоєчасне обслуговування, невідповідність режиму роботи служб;

б) таких, що залежать від працівника: сторонні розмови, виконання суспільних обов'язків у робочий час, відволікання від роботи, розмови з особистих питань, інші втрати.

Менеджеру найкраще виробити на основі цієї класифікації свою класифікацію видів робочого часу і потім на основі своєї класифікації робити облік його витрат.

Облік і аналіз робочого часу дозволяє установити фактичну тривалість кожного з окремих видів виконуваних робіт, виявити втрати робочого часу, простої (чекання) у роботі, встановити ступінь раціональності витрат робочого часу по видах і змісту робіт.

Найпростішим і ефективним методом обліку й аналізу є самофотографія робочого часу. Вона полягає в послідовному записі протягом дня усієї виконуваної роботи і фіксуванні часу, що витрачається на кожен з видів роботи. Виконувати цей аналіз зручно за допомогою таблиці і розробленої студентами нашого інституту компютерної програми.*

Самофотографування рекомендується проводити щодня протягом двох-трьох тижнів. Такі фотографії повинні здійснюватися систематично: суцільне фотографування (тобто фіксуються усі види робіт) – один раз на рік; вибіркове фотографування (які-небудь визначені види робіт) – два-три рази на рік.

Особливо необхідні менеджерам спостереження за витратами свого робочого часу на початку їхньої роботи на новому місці.

Аналіз витрат вашого часу – це перше ваше індивідуальне завдання з самоменеджменту, що ви повинні виконати.

Як же Вам зробити фотографію вашого часу? Головна і неодмінна умова – це абсолютна чесність.

Ви повинні одержати точну картину того, як ви витрачаєте свій час.

Для цього: протягом як мінімум 1 тижня (чи хоча б 2-3 дні) докладно записуйте, як ви витрачаєте час. Зручніше за все це робити за допомогою таблиці*.

Записуйте докладно, що ви робите: снідаєте, обідаєте, прибираєте, дивитеся телевізор, читаєте, готуєтеся до модульного контролю чи семінару. Якщо ви спите, то так і напишіть: «Сон». Фіксуйте будь-які дрібниці. Однак недоцільно занадто дробити часові інтервали: найкраще годину розділити на 4 частини (по 15 хвилин) і записувати кожні 15 хвилин те що ви робите.

Якщо Ви будете вказувати занадто малі проміжки часу (менш 15 хвилин), то це ускладнить підрахунки витрат часу й аналіз його використання.

Звичайно, якщо якийсь вид діяльності у Вас займає більше, ніж 15 хвилин, то треба вказувати реальний час.

Наприклад, дорога в інститут у Вас займає 50 хвилин, відповідно, указуєте час «від» і «до»; підготовка до модульного контролю займає 1,5 години – відповідно вказуєте час.

Щоб ваша робота зі складання фотографії робочого часу була ефективною, треба виконувати 2 умови:

1) робити позначки відразу, не відкладаючи, тому що через декілька годин забудуться проколи в часі і буде здаватися, що увесь час йшла нормальна робота;

2) записи робити абсолютно чесно, нічого не прикрашаючи – записувати так, як воно є, а не так, як би вам того хотілося;

3) щовечора треба робити аналіз фотографії дня. Це займає 10-15 хвилин. Слід виявити утрати часу, їх причини і розробити заходи щодо усунення цих причин.

2. Аналіз сильних і слабких сторін стилю роботи менеджера

У таблиці є стовпчики А, Б, В, Г. Вони служать для виконання аналізу витрат часу і визначення Ваших слабких сторін.

На самому початку Ви ці стовпчики не заповнюйте. А наприкінці дня, коли у Вас заповнені стовпчики 2, 3 і 4, у яких зазначені види Вашої діяльності і їх тривалість, Ви даєте оцінку кожного з видів Вашої діяльності за зазначеними нижче критеріями і заносите відповіді в стовпчики А, Б, В, Г:

А – чи була ця робота необхідна? Відповідь «Так» чи «Ні» занести в стовпчик 5.

Відповідь «Ні» треба занести також у стовпчики Б і В.

Б – чи були виправдані витрати часу?

– Так чи Ні.

В – чи було доцільним виконання роботи?

– Так чи Ні.

Г - чи був свідомо визначений часовий інтервал для виконання роботи?

– Так чи Ні.

Занесли відповіді, що відповідають кожному виду діяльності, у відповідний стовпчик А, Б, В, Г.

Далі визначити загальну тривалість роботи за день (Σ ПД).

Порахувати по кожному стовпчику тривалість робіт, по яких Ви дали відповідь «Ні» (Σ Ан, Σ Бн, ΣВн ΣГн).

Перевірте розрахунки за наступними співвідношеннями:

а) б) в) г)

а) Якщо виявиться, що 10%, тобто Ваша діяльність була необов'язковою більш ніж у 10% випадків, то це означає, що у Вас маються проблеми з передорученням справ (делегуванням) і встановленням пріоритетів.

б) Якщо 10%, тобто якщо більш, ніж у 10% випадків витрати часу були занадто великі, то Ви повинні зайнятися аналізом причин (технічні прийоми в роботі, концентрація, самодисципліна).

в) Якщо 10%, тобто якщо більш, ніж у 10% випадків виконання було недоцільним, то Вам необхідно приділити увагу плануванню, організації, самораціоналізації.

г) Якщо 10%, тобто якщо більш, ніж у 10% випадків часовий інтервал не було визначено свідомо, то у Вас є проблеми з плануванням робочого часу (складання планів дня, підготовка до роботи і т.п.).

Таким чином, зробивши аналіз, Ви визначите сильні сторони Вашого робочого стилю і будете їх розвивати. А за допомогою аналізу колонок А, Б, В, Г Ви визначите слабкі сторони Вашого робочого стилю. Потім слід вжити заходів для усунення Ваших слабких сторін і зміцнення в такий спосіб Ваших сильних сторін.

Права частина таблиці служить для аналізу денних перешкод.

Щоб провести аналіз перешкод, визначите:

· які перешкоди були найбільш дорогоцінними;

· які відвідування були непотрібними?

· які телефонні розмови могли б бути коротше або ефективніше?

· хто найбільше відволікав Вас від справ?

· яких термінових заходів Вам слід вжити, щоб зменшити кількість перешкод?

Наступний етап – це:

3.Аналіз часових утрат

Використовуючи ту саму таблицю «Аналіз видів діяльності і витрати часу» і «Денні перешкоди», Ви визначаєте критичні моменти, шкідливі звички і ті помилки, що найбільш часто повторюються у Вашому робочому стилі.

Допоможе Вам у цьому анкета з 50-ти пунктів, що наведена в Опорному конспекті лекцій «Самоменеджмент» Н. І. Редіної на стор. 13 - 15 (чи в книзі Л. Зайверта «Ваш час - у Ваших руках», с. 28 - 31). Анкета дозволяє визначити втрати часу на всіх етапах: постановки цілей, планування, вироблення рішень, через погану організацію праці, при складанні розпорядку дня, при обробці інформації.

Проаналізувавши результат після заповнення анкети, ви зможете визначити свої слабкі місця, де ви гаєте час, і приділити їм більше уваги при вивченні курсу «самоменеджмент».

Випишіть для себе 5 найважливіших ваших причин утрат часу і з наступного дня почніть працювати над собою.

4. Аналіз поглиначів часу

«Поглиначі» часу – це ті люди чи інші фактори, що найбільшою мірою відбирають (поглинають) Ваш час.

Найбільш типові поглиначі часу:

· Нечітка постановка цілей

· Відсутність пріоритетів у справах

· Спроби дуже багато зробити за один раз

· Відсутність цілісного уявлення про завдання та шляхи їх вирішення

· Незадовільне планування робочого дня

· Особиста неорганізованість, “завалений” письмовий стіл

· Недостатня мотивація

· Пошук документів, пам’ятних записок, адрес, телефонних номерів, тощо

· Недоліки кооперації або розподілу праці

· Відволікаючі від справ телефонні дзвінки

· Незаплановані відвідувачі

· Нездатність сказати “ні”

· Неповна або запізнена інформація

· Відсутність самодисципліни

· Невміння довести справу до завершення

· Відволікання

· Тривалі наради

· Відсутність комунікативних зв’язків

· Занадто комунікабельність

· Відкладання справ

· Недостатнє делегування справ

Випишіть 5 найважливіших причин утрат часу, що ви знайшли під час аналізу часових утрат. По суті, це і є ваші найважливіші поглиначі.

Здолавши свої 5 найважливіших поглиначів часу, ви побачите, що у Вас з'явилося значно більше часу для інших справ і Ви стали більше встигати.

Ніхто краще Вас не знає Ваших проблем у частині організації праці. Тому Ви вже зараз повинні починати практикувати активний самоменеджмент.

Висновки

1. Таким чином, ми сьогодні вивчили сутність самоменеджменту; розглянули теоретичні концепції самоменеджменту, його цілі і переваги, функції самоменеджменту. На конкретних прикладах ми побачили, яке значення відводять самоменеджменту у своєму житті відомі менеджери і ділові люди і переконалися в тому, що ні велікі здібності, ні професійні знання і майстерність не можуть допомогти керівнику чи іншій діловій людині, якщо він не навчиться керувати собою, своїм часом.

2. Ми вивчили методику виконання самообліку й аналізу робочого часу менеджера, детально розібрали, як зробити фотографію свого часу, зробити аналіз використання часу, аналіз сильних і слабких сторін свого робочого стилю, аналіз часових втрат і поглиначів часу.

Тепер Ваша задача – зробити такий аналіз використання свого часу самостійно.

Приклади виконання аналізу витрат часу (у тому числі за допомогою комп’ютерної програми) наведено в розділі ІV „Аналіз конкретних практичних ситуацій”.

При вивченні цієї теми студенти повинні усвідомити, що передумовою успішного самоменеджменту є аналіз використання часу, тобто виявлення того, куди і на що іде час. Аналіз використання часу проводиться за допомогою таблиць “Аналіз видів діяльності та використання часу” та “Листочок денних перешкод” [4,16]. Слід уважно вивчити структуру таблиць та методику проведення аналізу за їх допомогою. (Методику аналізу витрат робочого часу – див. вище, розділ 5 – Практичне заняття № 1)Необхідно зрозуміти, що аналіз використання часу за допомогою таблиць потребує від менеджера додаткових витрат часу, систематичної та цілеспрямованої роботи. Але за допомогою цього аналізу менеджер зможе виявити свої сильні та слабкі сторони, втрати та “поглиначі” часу.

Зроблений аналіз, виявлення сильних та слабких сторін допомагає менеджеру розвивати та застосовувати у своїй роботі свої сильні сторони, а аналіз слабких сторін (“поглиначів” часу) – виявити недоліки в роботі та розробити стратегію їх усунення.

Аналіз витрат робочого часу дозволяє менеджеру значно підвищити свою продуктивність

При вивченні цієї теми слід ознайомитися з кейсом “Аналіз використання робочого часу” (Додаток)[20], методикою аналізу, що наведена у кейсі, та вирішити ситуаційні завдання.

Питання для самоконтролю:

1. За якими ознаками можна визначити нераціональне використання робочого часу?

2. У чому полягає сутність поняття “Аналіз витрат робочого часу”?

3. Як можна зробити аналіз витрат часу?

4. Яка мета аналізу сильних сторін роботи менеджера?

5. Як зробити аналіз слабких сторін роботи менеджера?

6. Як можна зробити аналіз “поглиначів часу”?

Література:

3, 4, 8, 9, 16, 17, 19, 20, 21, 22

Тема 2. Постановка цілей

План:

1. Значення постановки цілей.

2. Знаходження цілей.

3. Ситуаційний аналіз.

4. Формування цілей.

Ціль (або мета) – це те, до чого прагнуть, що треба здійснити. (Див.: Ожегов С. И. Словарь русского языка).

Постановка цілей вимагає чітко і в точних формулюваннях висловлювати наші явні і приховані потреби, інтереси, чи бажання, і зорієнтувати наші дії на досягнення цієї мети.

Постановка мети означає погляд у майбутнє, свідоме здійснення своїх дій, концентрацію своїх сил, активності на тому, що повинно бути досягнуто.

Таким чином, мета описує кінцевий результат.

Значення вміння правильно поставити життєві цілі важко переоцінити, тому що правильна постановка мети визначає життя людини, шлях, по якому вона буде йти.

Навіщо потрібно ставити собі цілі?

Встановлення цілей дозволяє визначити, чи важливо те, що Ви робите.

Не маючи цілей, люди, як правило, витрачають сили і час на дурниці.

Над людьми, що не мають чітких особистих цілей, зазвичай, панують вимоги моменту.

А встановлення цілей допомагає нам відгороджувати себе від вимог, пропонованих ситуацією чи іншими людьми, і домагатися здійснення тих цілей, які важливі для нас особисто.

Тому говорять, що постановка цілей – це усвідомлення того, куди ми хочемо прийти і куди ми потрапити не хочемо, щоб не опинитися там, куди нас хочуть привести інші люди.

С. Герман так говорив про це: “Куди краще, щоб Ви самі виявляли і використовували свої сильні сторони і можливості, раділи ним і рухалися з їх допомогою вперед, ніж почували себе як в інвалідному кріслі, що везуть за Вас інші”.

[Herman S. Notes on freedom // Pfeiffer J.W. and Jones (Edc.) The 1972 annual handbook for group facilities. San Diego. Ca: University Associates, 1992].

Важливо якомога раніше визначити свої цілі, розпізнати свої можливості, розвивати їх, використовувати шанси і відповідати за своє майбутнє.

Активна і відповідальна життєва позиція при цьому є запорукою успіху, особливо для керівника.

Процес постановки цілей включає три фази:

1) перша фаза – визначення мети: тобто – чого я хочу?

2) друга фаза – ситуаційний аналіз: що я можу?

3) третя фаза – формулювання мети: до чого я конкретно прагну.

Розглянемо I фазу процесу постановки цілей –знаходження цілей.

2. Знаходження цілей.

Для визначення цілей необхідно задати собі такі питання:

1) Яких цілей ви хочете досягти в житті?

2) Чи стикуються вони між собою?

3) Чи існує головна, вища мета, чи визначені проміжні цілі на шляху до головної?

4) Чи знаєте Ви, що Ви самі можете зробити для досягнення мети (тобто сильні сторони) і над чим ще треба працювати (слабкі сторони)?

Основний принцип визначення і постановки цілей – це ясність мети. Це передумова успіхів у професійному й особистому житті. Деякі люди настільки активно втягуються в процес виконання завдань, що втрачають уявлення про зміст своєї діяльності: як говорять “за деревами не видно лісу”.

Другий найважливіший принцип постановки цілей – реалістичність цілей. Треба ставити реальні цілі, тобто, такі, що можуть бути втілені в конкретні дії.

Розглянемо деякі приклади формулювання цілей:

- Я хочу бути щасливим.

- Я хочу мати гарні взаємини зі своїми співробітниками.

- Я хочу вести більш здоровий спосіб життя.

Наведені приклади формулювання цілі вказують на область, у якій Ви хочете досягти успіху, і на загальну мету, але вони не конкретні і не пов’язані з часом (терміном виконання).

Цілі, що сформульовані в загальному виді, як правило, залишаються лише намірами, тому що таке формулювання не показує, що потрібно зробити, щоб досягти успіху.

Щоб цілі були досяжні (а не залишилися лише намірами), вони повинні бути конкретизовані за допомогою питання:

“Як цих загальних цілей можна досягти?”, а також постановки конкретних завдань, чітко розписаних у часі.

Наприклад:

Як не треба:	Як треба:
- Я хочу вести більш здоровий спосіб життя.	- З наступного дня Я кидаю палити. - Я буду ходити на роботу пішки. - Двічі на тиждень Я бігатиму протягом 30 хвилин.
- Я хочу вміти краще контактувати зі своїми співробітниками	- Я хочу для кожного співробітника зарезервувати 1 годину додаткового часу в тиждень, щоб поговорити на особисті і професійні теми

Таким чином, щоб ціль була досяжна, необхідно при визначенні мети:

1) Формулювати конкретні цілі, орієнтовані на дії, тобто чітко встановлювати конкретний кінцевий результат.

2) Встановлювати часовий інтервал.

3) Для успішного просування до мети кроками поділити головну мету на підціли, задачі, завдання і інш.

Етапи визначення особистих цілей:

1) Розробка загальних уявлень про життєві устремління.

2) Диференціація у часі життєвих цілей.

3) Розробка провідних уявлень у професійній сфері.

4) Інвентаризація цілей.

1) Для того щоб створити загальні уявлення про життєві устремління, треба проаналізувати:

1) Як протікало дотепер ваше життя?

2) У чому були ваші найбільші успіхи? Які були невдачі? У професійній сфері чи особистому житті?

3) Як ви уявляєте собі своє майбутнє?

4) До якого віку ви хотіли дожити?

5) Чого ви хочете досягти?

6) Які удари чи долі поразки можуть вас підстерігати?

2) II етап визначення особистих цілей – диференціація у часі життєвих цілей.

Тут ви повинні усвідомити собі, до чого ви будете прагнути в найближчі роки, а також з якими подіями ви повинні буде рахуватися в найближчі 20 років вашого особистого часового ряду. При цьому треба брати до уваги осіб з вашого найближчого оточення (дітей, батьків, шефа, друзів і інш.), їх і свій вік.

Події, з якими вам, можливо, прийдеться рахуватися найближчим часом:

- закінчення інституту;

- шлюб;

- народження дитини;

- улаштування дитини в дитячий садок, школу,

- досягнення дитиною повноліття і т.д.;

- вихід на пенсію батьків;

- вихід на пенсію безпосереднього начальника;

- витікання термінів платежів по довгострокових кредитах;

- вивільнення вкладених грошових коштів і т.д.

(Приклад таблиці “часового ряду для визначення особистих цілей”).

Дата добавления: 2014-01-07