Общие сведения о создании документов

Тема 9 Текстовый редактор Microsoft Word

9.1 Общие сведения о создании документов

9.2 Приёмы и средства автоматизации обработки документов

9.3 Ввод формул, работа с таблицами и диаграммами

9.4 Работа с графическими объектами и подготовка документов к печати

Текстовый процессор Word является составной частью интегрированного пакета Microsoft Office, который занимает основную часть рынка офисных пакетов.

Текстовый процессор Word имеет широкий диапазон применения – от оформления коротких писем до создания объемных дипломных проектов, диссертаций, рекламных проспектов, содержащих таблицы, диаграммы, иллюстрации, сложные математические формулы, звуковые комментарии и видеофрагменты, подготовленные в других приложениях. Текстовый процессор содержит большой набор различных шрифтов и многочисленные шаблоны документов, которые применяются в делопроизводстве. Он обеспечивает фоновую проверку орфографии, грамматики и расстановку переносов для текстов на русском и английском языках. Возможность использования многочисленных функций, средства работы с большими документами и средства точного форматирования приближают Word к настольным издательским системам.

Окно редактора Word типично для всех Windows-приложений и содержит стандартный набор управляющих элементов (см. пример окна в разделе «Базовые возможности текстовых редакторов «).

Отличительная особенность редактора Word – боль­шое количество панелей инструментов. Кнопки панели инструментов позволяют быстрее выполнить многие операции, так как при их использовании не надо открывать меню, прежде, чем выбрать команду. Наиболее часто используются панели «Стандартная» и Форматирование. Кнопки панели инструментов «Стандартная» ускоряют выполнение операций создания, открытия и сохранения файла, редактирования документа Кнопки панели форматирования позволяют выполнить форматирование символов и абзацев.

Для отображения или скрытия какой-либо панели инструментов в окне Word выберите команду Панели инструментов (Toolbars) в меню «Вид» (View). На экране появится подменю, содержащее список панелей инструментов. Этот же список появляется в виде контекстного меню после щелчка правой кнопкой мыши любой панели инструментов.

Всплывающие подсказки показывают названия кнопок на панелях инструментов и элементов экрана. Для этого следует поместить указатель «мыши» на интересующий объект. Если на кнопке панели инструментов отображается текст, для нее подсказка не выводится.

Word позволяет просматривать документ в окне в нескольких режимах. Выбор режима просмотра зависит от выполняемой работы. Для смены режима просмотра документа используют кнопки, расположенные в левой части горизонтальной полосы прокрутки.

Обычный режим (Normal View) удобен для ввода, редактирования текста и перемещения по документу, так как позволяет увидеть все виды форматирования символов (шрифт, начертание, размер) и абзацев, но не показывает разметку страницы, некоторые элементы оформления страницы, например, колонтитулы, что ускоряет прокрутку документа в окне. Для перехода в этот режим нажмите самую левую кнопку на горизонтальной полосе прокрутки или выберите команду Обычный (Normal) из меню «Вид» (View).

Режим электронного документа (Online Layout View) – оптимальный режим для просмотра электронных документов на экране. Эта функция изменяет разметку страниц и облегчает чтение документа за счет использования более крупного размера шрифта, чем заданный для печати, перенос строк выполняется в пределах окна. В этом режиме окно Word разделено на две области. Вертикальная область в левой части окна документа, в которой изображается структура заголовков документа называется схемой документа. Схему документа можно использовать для быстрого перемещения по документу и для определения собственного положения в нем. Например, чтобы перейти к определенной части документа, достаточно выбрать соответствующий заголовок на схеме документа. Текущее положение в документе выделено на схеме документа контрастным цветом.

Режим разметки (Page Layout View) – позволяет увидеть страницу с рисунками, многоколонным текстом, сносками, колонти­тулами и полями в том виде, в каком она будет напечатана. С некоторыми элементами документа (колонтитул, буквица, рамка) можно работать только в этом режиме. Этот режим удобен для компоновки страницы и размещения объектов, однако он больше загружает процессор и замедляет работу. В нем можно редактировать и форматировать текст. Для перехода в режим разметки используйте третью слева кнопку на горизонтальной полосе прокрутки или команду «Разметка страницы» (Page Layout) из меню «Вид» (View).

Режим структуры (Outline View) позволяет просматри­вать как иерархию заголовков, так и содержимое выделенного заголовка. Отступ заголовка в режиме структуры зависит от его уровня. В режиме структуры проще изменить уровень заголовка и расположение больших фрагментов текста, быстрее можно найти нужный раздел документа. Для перехода в этот режим используйте кнопку на горизонтальной полосе прокрутки или команду «Структура» (Outline View) из меню «Вид» (View).

9.2 Приёмы и средства автоматизации обработки документов

Масштаб документа можно увеличить, чтобы получить подробное изображение, или уменьшить, чтобы увидеть большую часть страницы или несколько страниц сразу в уменьшенном виде. При вводе текста желательно иметь масштаб, позволяющий увидеть строку целиком.

Масштаб отображения документа на экране можно выбрать в раскрывающемся списке Масштаб (Zoom) на панели инструментов «Стандартная» (Standard) или активизировав команду Масштаб (Zoom) из меню «Вид» (View).

Для одновременного просмотра двух частей одного документа разделите окно на две области одним из следующих способов:

1. перетащите вниз маркер, расположенный над вертикальной полосой прокрутки;

2. дважды щелкните маркер, описанный в предыдущем пункте;

3. выберите в меню «Окно» (Window) команду «Разделить» (Split), переместите линию разбивки мышью в требуемое положение на экране и щелкните кнопкой мыши.

В каждой из областей окна можно прокручивать документ независимо от другой области, можно использовать разные масштабы и режимы просмотра, например, в одной области окна можно работать в режиме структуры, в другой – в обычном режиме.

К единому окну можно вернуться следующими способами:

1. расположить на линии разбивки указатель «мыши» и, когда он примет вид стрелки, указывающей в двух направлениях, переместить линию вверх или вниз, удерживая нажатой кнопку «мыши»;

2. расположить на линии разбивки указатель «мыши» и дважды нажать кнопку «мыши»;

3. выбрать команду «Снять разделение» в меню «Окно».

Предусмотрена возможность открытия нескольких документов одновременно. При этом в окне программы вы будете видеть только последний открытый документ. Для перехода к другому документу можно выбрать его имя в меню «Окно» (Window) или нажать сочетание клавиш Ctrl+F6. Чтобы видеть все открытые документы одновременно, выберите команду «Упорядочить все» (Arrange All). Одновременный просмотр нескольких документов облегчает копирование/перемещение информации из одного файла в другой с помощью мыши. В окне программы документы будут отделены друг от друга линиями разбивки.

Вы можете свернуть окна документов, с которыми не работаете, нажав кнопку свертывания окна документа в строке меню.

После запуска Word на экране отображается окно, в котором виден пустой документ, основанный на шаблоне Обычный. В окно пустого документа можно ввести текст, вставить иллюстрацию и тому подобное. Пустой документ имеет название Документ 1, которое видно в строке заголовка. Документ можно создать следующими способами:

1. выбрать команду «Создать» (New) в меню «Файл» (File), открыть вкладку «Общие» (General) и щелкнуть дважды значок Новый документ (Blank Document);

2. щелкнуть кнопку «Создать» панели инструментов «Стандартная». Кнопка расположена на левом краю панели и открывает документ, основанный на шаблоне Обычный.

При создании новых документов им будут последовательно присваиваться номера 2, 3, 4 и так далее Если окно документа не развернуто в окне Word, то имя документа отражается в строке заголовка документа.

Курсор ввода имеет вид мерцающей вертикальной линии. Он указывает, куда будет вводиться с клавиатуры символ, вставляться рисунок или другой объект. Его положение можно изменить клавишами управления курсора (см. таблицу 1) или мышью только в пределах набранного текста.

Таблица 1 – Функции клавиш перемещения курсора

Перемещение курсора	Клавиши для перемещения
К началу текущей строки	Ноmе
К концу текущей строки	End
К началу следующего слова	Ctrl+стрелка вправо
К началу предыдущего слова	Ctrl+стрелка влево
В начало абзаца	Ctrl+стрелка вверх
К следующему абзацу	Ctrl+стрелка вниз
В левый верхний угол окна	Ctrl+PgUp
В правый нижний угол окна	Ctrl+PgDn
К следующей экранной странице	PageDn
К предыдущей экранной странице	PageUp
В начало документа	Ctrl+Home
В конец документа	Ctrl+End

Кроме курсора ввода в окне виден указатель «мыши», имеющий вид латинской буквы I. Его местоположение меняется только после перемещения мыши. Указатель используется для выбора команд меню, перемещения объектов, для выделения фрагмента текста и так далее Чтобы задать положение точки ввода (insertion point), необходимо переместить мышь так, чтобы указатель находился в нужной точке экрана и щелкнуть левой кнопкой мыши.

Существующий документ можно открыть несколькими способами:

- Открыть меню «Файл» (File) и щелкнуть мышью имя файла в списке в нижней части меню. Список содержит названия последних файлов, открытых в этом приложении.

- Выбрать команду «Открыть» (Open) в меню «Файл» (File) и в окне диалога «Открытие документа» (Open) указать имя и местоположение файла.

- Нажать кнопку «Открыть» на панели инструментов «Стандартная» и дважды щелкнуть значок файла в окне диалога «Открытие документа» (Open).

С помощью окна диалога «Открытие документа» (Open) вы можете открыть документы, располагающиеся на жестком диске компьютера или на сетевом диске, к которому имеется доступ. Независимо от расположения документа его можно открыть в режиме «только для чтения», что предохранит оригинал от случайных изменений.

Чтобы открыть документ на жестком или сетевом диске, выполните следующие действия:

- нажмите кнопку «Открыть» на панели инструментов «Стандартная» или выберите команду «Открыть» (Open) в меню «Файл» (File);

- из раскрывающегося списка «Папка» (Look in) выберите диск или папку, в которой содержится документ. Последовательно открывайте папки двойным щелчком до тех пор, пока не будет открыта папка, содержащая искомый документ;

- выделите в папке необходимый документ и щелкните на кнопке «Открыть» (Open) или нажмите Enter (Ввод).

Чтобы открыть документ, созданный в другой программе, выберите соответствующий формат из списка «Тип файлов» (Files of Type). Для просмотра всех файлов текущей папки выберите в этом списке пункт «Все файлы» (All Files). Для одновременного открытия нескольких файлов их имена выделите в окне диалога, удерживая нажатой клавишу Ctrl, а затем нажмите кнопку «Открыть» (Open).

Во время работы пользователя на компьютере создаваемый документ хранится в оперативной памяти. Для того, чтобы записать этот файл на диск, необходимо выбрать в меню «Файл» (File) команду «Сохранить как» (Save As) и задать необходимые параметры в окне диалога «Сохранение документа» (Save As). В дальнейшем, для сохранения дополнений и изменений, вносимых в документ, достаточно нажать кнопку «Сохранить» на панели инструментов «Стандартная» или выбрать команду «Сохранить» (Save) в меню «Файл» (File). Открытый файл можно записать на диск под другим именем в этой или другой папке, выбрав в меню «Файл» (File) команду «Сохранить как» (Save As).

Рассмотрим назначение различных элементов окна диалога, отображаемого на экране после выбора в меню «Файл» (File) команды «Сохранить как» (Save As).

1 Имя документа вводится в текстовое поле Имя файла (File name). Расширение можно не указывать. Разработанный с использованием редактора документ автоматически получает расширение *.doc, соответствующее данному приложению. Если после имени файла поставить точку, то расширение не будет добавлено.

2 В поле Тип файла (Save as type) выбирается тип файла. Выбор другого формата может привести к потере качества в оформлении документа. В списке отображаются только те типы файлов, для которых можно выполнить преобразование формата.

3 Чтобы сохранить документ в другой папке или на другом диске, выбирают нужный диск или папку из списка Папка. Двойной щелчок папки, расположенной в поле выбора, откроет ее. Название папки появится в этом же поле Папка. Чтобы сохранить файл в папке более высокого уровня, надо нажать кнопку Переход на один уровень вверх, расположенную правее списка Папка.

После установки всех параметров записи файла щелкают кнопку «Сохранить» (Save). В строке заголовка окна приложения отобразится новое имя файла.

Редактор Word позволяет выполнять автоматическое сохранение документа в файле. Для включения этого режима необходимо:

1 в меню «Сервис» выбрать команду Параметры;

2 в открывшемся диалоге выбрать вкладку «Сохранение»;

3 включить флажок «Автосохранение» и установить временной интервал.

Для закрытия документа можно либо закрыть соответствующее окно, либо выбрать команду «Закрыть» (Close) в меню «Файл» (File). При этом если документ не был сохранен, появится запрос о необходимости сохранения изменений, внесенных в документ во время текущего сеанса работы: Сохранить изменения в документе «...doc»? Нажав кнопку «Да» (Yes), вы сохраните документ. После щелчка кнопки «Нет» (No ) внесен­ные после последнего сохранения в документ изменения не будут сохранены.

Для выхода из программы, можно воспользоваться одним из следующих способов:

- выбрать команду «Выход» (Exit) в меню «Файл» (File);

- щелкнуть на кнопке закрытия окна редактора (но не текущего окна!);

- использовать сочетание клавиш A1t+F4.

Основными этапами подготовки текстовых документов являются:

- набор текста;

- редактирование текста;

- оформление (форматирование) текста;

- печать текста;

- ведение архива текстов.

Перед началом работы курсор обычно находится в верхнем левом углу пустой области экрана, отведенной для набора текста. Набор текста осущест­вляется нажатием нужных клавиш на клавиатуре ПК, при этом очередной символ отображается на экране в позиции курсора, а курсор перемещается на одну позицию вправо.

Набор текста на ПК с помощью текстового редактора напоминает работу на пишущей машинке, но предоставляет заметно большие удобства. В частности, текстовый редактор избавляет пользователя от необходимости следить за близостью к правой границе документа и осуществлять действия для перевода курсора в начальную позицию очередной строки. При этом обеспечивается автоматическое выравнивание левых и, если необходимо, правых границ строк. Выравнивание правых границ строк достигается за счет вставки пробелов между словами строки таким образом, чтобы самый правый символ строки находился в позиции, соответствующей правой границе документа.

При наборе текста необходимо учитывать, что все современные редакторы выполняют автоматическую обработку концов строк, то есть последнее слово в строке, не помещающееся в этой строке, автоматически переносится на новую строку. Подобная обработка выполняется при любых действиях по вставке или удалению текста. При завершении набора абзаца необходимо нажать клавишу Enter (Ввод).

Такой принцип набора текста на ПК существенно облегчает и ускоряет процесс ввода документов по сравнению с пишущей машинкой, позволяет производить его, не глядя на экран дисплея. При наборе текста следует помнить, что признаком для отделения слова от слова является пробел, поэтому знак препинания не надо отделять пробелом от предшествующего слова, а после знака препинания вводить пробел надо обязательно.

Созданный на этапе набора текст документа в большинстве случаев подвергается изменениям, связанным с обнаружением ошибок, корректировкой информации, реорганизацией его фрагментов и тому подобного. Операции редактирования выполняются при подаче пользователем команд текстового редактора. Команды подаются выбором их из меню или нажатием нужных клавиш на клавиатуре ПК.

Операции редактирования над символами. Чтобы вставить один или несколько символов, текстовый редактор должен находиться в режиме вставки, а не в режиме замены. Переключение между этими режимами осуществляет клавиша Ins. Перед вставкой необходимо подвести курсор в нужную позицию и нажать клавишу с требуемым символом. Символ вставится в позицию, курсора, а часть строки справа (включая курсор) сдвинется на одну позицию вправо.

Чтобы удалить один или несколько символов, используются клавиши Del и Backspace. При нажатии клавиши Del удаляется символ в позиции курсора, правая часть строки сдвигается влево, курсор остается на месте. При нажатии клавиши Backspace удаляется символ в позиции слева от курсора, курсор и правая часть строки сдвигаются влево. Эту клавишу удобно использовать, когда надо удалить один или несколько только что набранных символов.

Чтобы заменить один или несколько символов, текстовый редактор должен находиться в режиме замены. При этом вновь набранный символ просто заменяет символ, находившийся в позиции курсора. Такой способ замены удобен, если количество заменяемых символов равно количеству заменяющих, а также при редактировании различных таблиц.

Операции редактирования над строками. Основными операциями редактирования для строк являются:

- удаление строки;

- разделение одной строки на две;

- слияние двух строк в одну;

- вставка пустой строки.

Чтобы удалить строку, как правило, надо установить на нее курсор и подать специальную команду. Строка изымается из текста, нижняя часть текста поднимается на одну строку, чтобы не было промежутка.

Чтобы разделить одну строку на две, как правило, надо установить курсор в позицию разделения и нажать клавишу Enter (Ввод), при этом в позицию, где находился курсор, будет помещен признак конца абзаца, строка разделится на две, расположенные одна под другой.

Чтобы соединить две строки в одну, как правило, надо установить курсор в любую позицию за последним символом первой строки и нажать клавишу Del. При этом удаляется невидимый на экране разделитель строк и две строки объединяются в одну.

Чтобы вставить между двумя строками пустую строку, как правило, надо установить курсор в любую позицию за последним символом первой строки и нажать клавишу Enter (Ввод), что приведет к появлению признака конца строки, между строками возникнет новая пустая строка.

Операции редактирования над фрагментами. Фрагментом называется непрерывная часть текста. Выделение фрагмента делает его объектом последующей команды. Выделить фрагмент – значит «подсветить» его с помощью мыши или клавиатуры. Выделенный фрагмент может состоять из одного или нескольких символов, слова, строки, предложения, абзаца или даже всего документа.

Наиболее часто используемые операции в текстовых процессорах – копирование, перемещение и удаление фрагментов текста. Эти операции явно или неявно используют буфер промежуточного хранения (буфер обмена).

Последовательность действий по копированию или перемещению фрагментов включает в себя:

- выделение фрагмента текста;

- перенос или копирование выделенного фрагмента в буфер промежу­точного хранения;

- перемещение курсора в нужное место документа;

- вставка фрагмента из буфера в место документа, указанное курсором.

Необходимо помнить, что в буфере промежуточного хранения может содержаться только один фрагмент текста и каждый новый фрагмент, помещенный в буфер, заменяет предыдущий.

Поскольку все приложения Windows работают через общий буфер обмена, операции с фрагментами текста могут затрагивать не только документы, создаваемые в текстовом процессоре Word, но и в других приложениях. Так, вы можете перенести (скопировать) помеченный фрагмент из вашего текущего документа, создаваемого в редакторе Word, в какой-либо документ, созданный в табличном процессоре Excel, и наоборот.

Удаление текста. В современных текстовых процессорах возможно удалить символ, слово, строку, фрагмент текста (строчный или блочный).

При этом удаление последнего введенного символа (то есть символа, стоящего левее курсора) осуществляется при помощи клавиши Backspace, a символа, следующего за курсором, – при помощи клавиши Delete.

Удалению слова, строки, предложения или любого другого фрагмента текста предшествует предварительное выделение соответствующего элемента текста, а затем применение либо клавиши Delete, либо операции удаления. Место, занимаемое удаленным элементом текста, автоматически заполняется размещенным после него текстом.

Операция отката. Многие программы, в том числе и текстовые процессоры, позволяют выполнять операцию отката, то есть отмены одного или нескольких последних действий. Для реализации этой операции текстовый процессор фиксирует последовательность действий по изменению текста. Специальной командой отката «Undo» (Отменить) пользо­ватель может вернуть документ в состояние, которое было несколько шагов назад. Глубина возможного отката зависит от используемой программы. Наряду с командой отката существует команда отмены отката «Redo» (Повторить).

Операции форматирования включают в себя разбивку текста на строки (в рамках абзаца) и страницы, выбор размера, вида и начертания шрифта, расположения абзацев, отступов и отбивок между абзацами. Эти операции выполняются различными текстовыми процессорами с разной степенью автоматизации. Например, разбивку на строки и страницы Word выполняет автоматически (это свойство – отличительная черта мощных текстовых процессоров).

Суть форматирования – это способность текстового процессора производить оформление документа:

- задавать границы рабочего поля (полосы набора), определяя поля сверху, снизу, слева, справа;

- устанавливать межстрочный интервал (разреженность строк на странице) и межбуквенный интервал в слове;

- выравнивать текст – центрировать, прижимать к левой или правой границе, равномерно распределять слова в строке;

- использовать различное шрифтовое оформление.

Форматирование часто применяется по отношению к абзацу. Абзац – фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием на клавишу ввода Enter (Ввод). Такое нажатие следует рассматривать как команду, по которой текущий абзац закрывается. В большинстве текстовых процессоров при завершении абзаца клавишей Enter (Ввод) новый абзац наследует стиль предыдущего. Форматирование абзаца воздействует на весь абзац. Оно как бы хранится в символе абзаца, которым заканчивается каждый абзац. Если удалить этот символ, то предшествующий ему текст станет частью последующего абзаца. В текстовом редакторе Word этот символ имеет вид «¶». Он может быть виден при отображении на экране непечатаемых символов.

Получение отпечатанного текста является, как правило, главной целью подготовки документа с помощью текстового редактора на ПК. Этап печати состоит из операций подготовки текста к печати и собственно печати.

К операциям подготовки текста к печати относятся разделение на страницы, нумерация страниц, изменение шрифта, выделение элементов текста при печати, задание заголовка и подножия страниц.

Для разделения текста на страницы пользователь должен задать параметры страницы и расстояние между строками при печати.

Специальные команды редактора управляют расположением текстового материала на листе бумаги. С их помощью можно задать размер полей слева и справа от текста, расстояние между строками, количество пустых строк в верхней и нижней частях листа. На экране дисплея граница страницы указывается чаще всего горизонтальной линией из точек или черточек. В некоторых редакторах разделение на страницы производится автоматически на этапе набора текста, в других для этого нужно подать специальную команду.

При разбивке текста на страницы можно использовать «мягкие» и «жесткие» разделители страниц. Установка «мягких» разделителей страниц производится текстовым редактором, при редактировании они могут изменять свое положение, например, после удаления части текста.

Установку «жестких» разделителей страниц производит пользователь. «Жесткие» разделители страниц нужны в тех случаях, когда дальнейшая печать должна производиться с новой страницы, например в конце главы, перед началом таблицы, которую надо обязательно уместить на одной странице, и тому подобное.

Многие текстовые редакторы осуществляют нумерацию страниц автомати­чески или по команде пользователя. При этом номер может располагаться в верхней или нижней части страницы, слева, справа или в центре строки. Некоторые редакторы позволяют осуществить нумерацию, начинающуюся не с единицы.

Спектр возможностей, предоставляемых текстовыми редакторами для подготовки к печати, весьма широк. Состав операций и способ их задания полностью определяются конкретным текстовым редактором.

При подготовке текста к печати полезно просмотреть документ на экране. Это дает возможность выявить неудачные результаты работы редактора (например, такое разбиение на страницы, при котором заголовок раздела оказывается на одной странице, а сам раздел – на другой) и выполнить дополнительное редактирование текста (например, вставку лишней пустой строки перед заголовком с последующей новой расстановкой «мягких» разделителей страниц), чтобы получить текстовый документ хорошего качества.

Собственно печать является заключительной операцией этапа печати документа. Перед ее выполнением может возникнуть необходимость подачи специальных команд редактора и установки режимов печати на панели управления принтера.

Установка режимов печати принтера зависит от модели принтера и подробно описывается в руководстве по его эксплуатации.

Предоставляется возможность установить режим печати с остановкой после каждого листа либо режим непрерывной печати. Есть команда для того, чтобы печатать не весь документ, а только интересующую пользователя часть, ее удобно использовать для перепечатки отдельных страниц или фрагментов текста. Универсальные системы текстовой обработки предоставляют сервисные возможности для настройки на различные модели принтеров.

Использование ПК для подготовки текстовых документов ставит перед пользователями задачу создания и ведения архива текстов на магнитных дисках. Ведение архива включает в себя операции:

- просмотр оглавления архива;

- чтение текстов из архива;

- запись текстов в архив;

- копирование текстов;

- переименование текстов;

- удаление текстов.

В этом наборе операции чтения и записи выполняются как правило в самом редакторе, а остальные операции – с помощью средств операционной системы, например – программой Проводник системы Windows.

Минимальный набор типовых операций включает операции, производимые над документом в целом, над абзацами документа и над его фрагментами.

Операции, производимые над документом в целом:

- создание нового документа – присвоение документу уникального имени и набор всего текста документа;

- загрузка предварительно созданного документа в оперативную память;

- сохранение документа – копирование документа из оперативной памяти во внешнюю;

- удаление документа – удаление созданного или загруженного документа с экрана;

- распечатка документа – создание твердой (бумажной) копии документа.

Операции, производимые над абзацами документа:

- установка границ абзацев и абзацных отступов с помощью маркеров отступов, находящихся на координатной линейке, или соответствующими командами меню;

- выравнивание: четыре вида горизонтального (влево, вправо, по центру, по ширине) и три вида вертикального выравнивания (вверх, вниз, по высоте);

- включение переноса слов. В обычном режиме слово, не поместившееся на строке, полностью переносится на следующую строку. Это не придает элегантности тексту; его правый край остается неровным. Для улучшения внешнего вида текста используют режим переноса. При ручном варианте переноса пользователь сам определяет место переноса, вводя дефис, и жестким переводом каретки (нажатием на клавишу Enter (Ввод)) переходит на следующую строку. Использование такого режима переноса приводит к необходимости удаления дефисов при повторном форматировании текста документа. При включенном режиме автоматического переноса реализуется мягкий вариант переноса: текстовый процессор сам делит слово на слоги и переносит его наилучшим способом. Этот режим не создает никаких трудностей при повторном форматировании.

Контекстный поиск и замена. Один из видов поиска – по месту – заключается в предварительной разметке текста, это удобно при работе, требующей многократного обращения к определенным местам документа. Для такого поиска используются, по аналогии с закладками в обычной книге, команды типа «создать закладку», «найти нужную закладку», «убрать закладку». Такие «закладки» чаще всего обозначаются цифрами или буквами алфавита.

Другой вид поиска – по образцу – заключается в том, что задается некоторый образец (символ, слово, группа слов или цепочка символов) и подается команда поиска. Текстовый редактор начинает просмотр документа. Просмотр приостанавливается каждый раз при обнаружении заданного образца, на экран выдается соответствующий фрагмент текста и пользователь может совершить нужные операции. Затем можно подать команду на продолжение или прекращение поиска.

Команда замены служит для замены одного контекста на другой. Перед подачей задаются образец поиска и образец для замены. Команда может выполняться как по всему тексту, так и по его выделенному фрагменту.

Команда замены часто имеет разные режимы выполнения:

- Одноразовая и глобальная замена. Режим одноразовой замены прекращает поиск после нахождения первого заменяемого элемента. Глобальная замена заменяет все вхождения заменяемого элемента.

- Автоматическая и ручная замена. Режим ручной замены требует подтверждения пользователя на замену после нахождения каждого заменяемого элемента. Автоматический режим такого подтверждения не требует.

- Чувствительность и нечувствительность к строчным и прописным символам. При выборе режима, чувствительного к строчным и прописным символам, регистр, в котором отображен заменяемый элемент, имеет значение при его поиске. Иными словами, если вы задали заменяемый элемент как ibm, текстовый процессор не обратит внимания на встретившееся ему в тексте слово IBM.

- Направление поиска. Обычно команда поиска и замены реализует поиск, начиная от позиции текста, занимаемой в настоящее время курсором, и до конца документа. У ряда текстовых процессоров направление поиска можно изменить на обратное. В ряде текстовых процессоров (например, Word) с помощью специальных символов реализуется язык запросов, дающий возможность осуществлять контекстный поиск по сложным критериям.

Операция сохранения записывает отредактированный документ, находящийся в оперативной памяти, на диск для постоянного хранения. Тип сохраненного документа обычно присваивается текстовым процессором автоматически. Например, в текстовом процессоре Word документу присваивается тип *.doc. Большинство текстовых процессоров используют следующие три операции сохранения данных.

- Сохранить и продолжить редактирование. Эта операция выполняется периодически, гарантируя сохранность более свежей копии создаваемого документа на случай возможной его утраты.

- Сохранить и выйти. Мы используем эту операцию для сохранения отредактированного документа и выхода в операционную систему.

- Выйти без сохранения. Эта операция позволяет выйти в операционную систему без сохранения документа, с которым работали.

В текстовых процессорах, имеющих многооконный режим работы, предусматриваются одна операция выхода и отдельные операции сохранения и закрытия окон. Если при выходе в закрываемом окне остается несохраненный измененный документ, то текстовый процессор дополнительно запрашивает, следует ли сохранить документ или нет.

Текстовые процессоры с помощью резервных файлов обеспечивают защиту созданных документов от возможной утраты. Для этого специальной командой сохранения обеспечивается режим, когда одновременно хранятся два файла одного и того же документа – текущий и резервный. После внесения изменений в документ предыдущая его версия автоматически сохраняется как резервный файл: ему присваивается расширение *,bак, а отредактирован­ная версия рассматривается как текущий файл. Тип текущего файла определяет сам пользователь или он присваивается по умолчанию (например, *.tхt, или *.doc). Таким образом, сохраняется только последняя, измененная версия документа; более ранние версии теряются. Хотя содержание текущего и резервного файлов не одинаково, возможность использования последнего (в случае повреждения или утраты текущего файла) представляется очень ценной. Автоматическое сохранение резервных файлов может оказаться недостаточным для обеспечения защиты важных документов и программ. В этом случае создаются дополнительные копии, хранящиеся отдельно от основных.

Важным фактором защиты создаваемых документов является функция автосохранения, которая может выполняться как обычная операция сохранения или как специальная операция сохранения текущего состояния текстового процессора в специальном файле. В последнем случае при аварийном прекращении работы это состояние может быть восстановлено, включая содержимое всех окон, положение курсоров в окнах и т.п.

Сохраняйте результаты своей работы. Для этого каждые 10-15 минут выполняйте операцию сохранения или установите режим автосохранения, если он имеется в текстовом процессоре.

Проверка правописания слов и синтаксиса. Режим проверки правописания и синтаксиса выполняется специальными программами, которые могут быть автономными либо встроенными в текстовый процессор. Эти программы значительно различаются по своим возможностям. Наиболее мощные из них проверяют не только правописание, но и склонение, спряжение, пунктуацию и даже стиль. Указанный режим используют для контроля одного слова, страницы или целого документа. Указанное слово сопоставляется с его написанием в словаре и в случае любых несоответствий выдается на экран для редактирования. При этом пользователю предлагается следующий выбор:

- провести исправление;

- игнорировать ошибку;

- добавить данное слово во вспомогательный словарь.

Многие текстовые редакторы предлагают дополнительные услуги (например, варианты написания слова), облегчающие исправление ошибок. Но помните, что возможности программы зависят от полноты словаря. Поэтому постоянно пополняйте вспомогательный словарь, внося в него слова, отсутствующие в исходном словаре.

Кроме проверки ошибок пунктуации и выдачи предложений по их устране­нию этот режим обеспечивает выявление некоторых ошибок стиля, в частности неправильное использование заглавных и строчных букв, повторение одного и того же слова несколько раз подряд, отсутствие пробела между словами, отсутствие второй кавычки и тому подобное. Все указанные ошибки выявляются на основе сравнения разработанного текста с хранящимися в памяти основными правилами. Заметим, что используемый в рамках текстового процессора набор таких правил существенно ограничен.

Словарь синонимов. Словарь синонимов поможет избежать повторений и сделает элегантным ваш стиль изложения. Его использование чрезвычайно просто. Наведите курсор на интересующее вас слово и введите команду просмотра словаря синонимов. Текстовый редактор выдаст на экран несколько синонимов. Выберите тот, который вам больше нравится, и он автоматически будет перенесен в документ.

Установка общих параметров страницы. Различают логическую и физическую страницы, физическая страница (в некоторых текстовых редакторах вместо этого термина используется термин «размер бумаги») обычно имеет некоторый стандартный размер, например 210х297 мм (формат А4), а логическая страница образуется на поле физической за вычетом установленных пользователем границ. Количество данных на логической странице определяется, с одной стороны, плотностью печати (количеством знаков на строке), а с другой – разреженностью строк (интервалом между строками). Если вы собираетесь работать с двойными листами, конвертами или наклейками, вам следует установить новые размеры физической страницы.

При разрыве абзаца многие текстовые процессоры обеспечивают контроль за так называемыми висячими строками. Висячей строкой называется первая строка или заголовок нового абзаца, оказавшийся на последней строке страницы (Widow), или последняя строка абзаца, оказавшаяся в начале страницы (Orphan). Размещение абзаца при его разрыве может регулироваться по-разному. Например, не менее двух строк в конце страницы и не менее трех строк в начале.

Для введения нумерации страниц в создаваемом вами документе текстовый процессор предложит специальное меню, в котором вы сможете указать все интересующие вас условия нумерации: месторасположение на листе номера страницы, отказ от нумерации первой страницы, использование колонтитулов и другие. Номера страниц проставляются в колонтитуле.

Колонтитулом называется заголовочное данное, помещаемое в начале или конце каждой страницы документа. Колонтитулы обычно содержат номера страниц, название глав и параграфов, название и адрес фирмы и т.п. Колонтитулы могут различаться для четных и нечетных страниц, а также для первой страницы и последующих. Использование колонтитулов позволяет лучше ориентироваться в документе, а также использовать дополнительные возможности рекламы.

Использование шаблонов и стилей. Для унификации структуры и внешнего вида документов используются шаблоны. Шаблоном называют специальный вид документа, представляющий основные средства формати­рования создаваемого документа.

Шаблон как понятие включает в себя ряд элементов:

- текст или форматирование, которые одинаковы в каждом документе определенного типа;

- стили;

- элементы автотекста;

- макрокоманды;

- панели инструментов;

- набор меню и «горячих клавиш».

Шаблон можно считать своего рода пустым документом с заданными свойствами, который «накладывается» на создаваемый документ (или на основе которого строится новый документ). Задаются как свойства собственно документа, так и свойства и способы работы с документом. Наличие шаблона облегчает создание, редактирование и оформление документа, позволяет сравнительно просто создавать однотипные документы.

Шаблоны позволяют составлять и хранить универсальные бланки документов различного типа: писем, служебных записок, доверенностей, платежных поручений. Составной частью шаблонов являются стили. Стиль как элемент шаблона предназначен для внешнего оформления документа и его абзацев. Стиль имеет имя, задавая которое пользователь задает определенный набор параметров форматирования, собранных вместе.

Стиль – это набор форматирующих команд, сохраняемый под своим именем для многократного использования. Стили упрощают задачу оформления и изменения вида документа, обеспечивают согласованность представления отдельных частей документа или документов одного типа, экономят время на процесс форматирования.

Текстовый процессор Word обладает большим числом стандартных (встроенных) стилей, часть из них являются стилями символов, остальные – стилями абзацев. Список доступных стилей зависит от шаблона, выбранного в момент создания документа. По умолчанию во всех новых документах, основанных на шаблоне Normal, Word использует стиль Обычный, в котором установлены основные параметры форматирования: шрифт – Times New Roman, размер шрифта – 10 пунктов, выравнивание по левому краю, одинарный межстрочный интервал.

Дата добавления: 2014-01-07