Подготовка рабочих документов

Распределение заданий в группе по аудиту;

Подготовка плана аудита;

Анализ соответствующих документов системы менеджмента, включая записи, и определение их адекватности по отношению к критериям аудита;

Этап анализа документов и подготовки к проведению аудита на месте

Данный этап предполагает:

1) До проведения аудита на местах должен быть проведен анализ документации проверяемой организации для определения соответствия документированной системы критериям аудита.

Документация может включать соответствующие документы системы менеджмента, включая отчетные, и отчеты по предыдущим аудитам. Анализ должен учитывать размер, тип и сложность организации, а также цели и область аудита. В ряде случаев, данный анализ может быть отложен до начала проведения аудита на местах, если это не нанесет ущерба результативности аудита. В других случаях может оказаться необходимым предварительное посещение места аудита для получения общего представления о доступной информации.

Для формирования основных исходных данных программ экологического аудита используется официально декларируемая предприятием информация, которая обобщена в соответствующих документах. Перечень документов, обязательных для заполнения экологической службой, а также документов, которые наиболее часто используются аудитором при работе, обобщаются авторами в аудиторском протоколе, также представляющем собой таблицу, содержащую более 30 различных документов и их характеристик. И протокол по определению основных направлений и аспектов деятельности, и протокол по определению наличия и характеристик основной экологической документации должны представлять собой удобную стандартную форму, заполнение которой должно отнимать у аудитора минимум времени. Форма протокола заполняется при беседе с компетентным представителем предприятия. В графах таблицы делаются пометки аудитора: «+» – документ имеется, «-» или отсутствие аудиторских пометок – документ отсутствует.

Ниже приведен фрагмент заполненного протокола по определению наличия и характеристик экологической документации предприятия (рис. 15). Из этого примера видно, что экологическая программа предприятия документально не зафиксирована (знак «-» в соответствующей графе протокола). Если сопоставлять этот пример с рассмотренными ранее направлениями и аспектами деятельности, можно сделать вывод, что несмотря на заявление представителя природоохранной службы в первом примере о наличии экологической программы на предприятии, реально ее все-таки не существует, это подтверждает отсутствие документов. Технико-экономические обоснования (ТЭО) и проекты средоохранных сооружений, согласно приведенному примеру, в экологической службе отсутствуют, хотя в принципе есть проекты по очистке отходящих газов (знак «+/-» показывает, что документ имеется в наличии, но не в экологической службе).

Рис. 15. Фрагмент заполненного протокола по определению наличия и характеристик экологической документации предприятия

Если документация будет признана неадекватной, то руководитель аудиторской группы должен сообщить об этом заказчику аудита, лицам, назначенным ответственными за программой аудита, и самой проверяемой организации. Должно быть принято решение относительно того, может ли аудит быть продолжен или приостановлен до момента разрешения всех вопросов по документации.

Дата добавления: 2014-01-07