Наблюдение деятельности

Изучение документации

Изучение документации составляет фундамент аудитов системы менеджмента, поскольку в ходе проведения анализируется соответствие документированной системы менеджмента требованиям стандарта и выполнение ее положений.

Анализ документации осуществляют путем проверки соответствия документированных процедур, используемых на рабочих местах, тем, которые официально установлены в системе менеджмента.

Например, на заводе имеется 47 экземпляров документированной процедуры по процессу «Управление документацией»; в цехе № 13 должен быть экземпляр этой процедуры с определенным номером. При посещении этого цеха необходимо проверить номер имеющейся документированной процедуры (не исключено, что на рабочем месте экземпляр документированной процедуры потерян, а на время проверки взят из другого цеха); при внутренней проверке надо проверять не только наличие документов, но и их регистрационные номера в соответствии с внутренним реестром рассылки.

В рамках аудитов всех типов изучение различных видов документации, также как анализ данных и записей, служат для выявления проблем в планировании и осуществлении деятельности, координации и обмене информацией, а также для выявления прошлых проблем организации (в целях анализа результативности предпринятых корректирующих и предупреждающих мер, масштаба имевшего место воздействия на окружающую среду).

Наблюдение деятельности позволяет независимо оценить выполнение установленных требований, адекватность усилий организации по контролю экологических аспектов; оценить масштаб имеющего место воздействия на окружающую среду и здоровье персонала.

Свидетельства аудита должны быть оценены с точки зрения критериев аудита для формирования наблюдений аудита. Должен быть подведен итог соответствия критериям аудита с указанием подразделений, функций и процессов, которые были проверены в ходе аудита.

Наблюдение за деятельностью необходимо для того, чтобы сформулировать результаты оценки соответствия или несоответствия установленным требованиям в виде заполненных форм регистрации несоответствий или уведомлений.

Наблюдения аудита могут указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита. Если это было определено целями аудита, наблюдения могут указывать на возможности для улучшения. При необходимости, аудиторская группа должна собираться для анализа наблюдений аудита на соответствующих этапах в процессе аудита.

Если это предусмотрено планом, то отдельные наблюдения аудита о соответствии и их свидетельства также должны протоколироваться. Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита должны регистрироваться. Несоответствия могут быть классифицированы. Они должны анализироваться совместно с представителем проверяемой организации для получения подтверждения того, что свидетельства аудита точны и несоответствия поняты.

Должно быть сделано все возможное для преодоления любых разногласий относительно мнений, свидетельств и/или наблюдений аудита, нерешенные вопросы должны протоколироваться.

Дата добавления: 2014-01-07