Лексика

Языковые особенности деловых писем

Анализ писем

Требования к тексту письма

Деловая корреспонденция должна обязательно соответствовать следующим требованиям:

1. Точность,однозначность высказывания. Все слова должны употребляться в соответствии с их лексическим значением. Необходимо применять термины, которые имеют только одно толкование.

2. Логичность Каждое письмо представляет собой:

- изложение сути вопроса;

- речевое действие;

- заключение.

1. Грамотность – необходимая часть любого документа

2. Корректность. Нельзя навязывать что-либо адресату. Деловая корреспонденция является корректной, если в ней соблюдена этикетная рамка и характерен доброжелательный или нейтральный тон изложения. (например, недопустим такой текст: «Направляем вам откорректированный вариант нового положения. Просим рассмотреть и утвердить»).

3. Простота и отсутствие громоздкости текста. Нельзя стремиться к усложнению (наукообразию) простых документов.

4. Нельзя допускать в тексте элементы сомнения (даже если таковые и существуют). Например, «Институт просит выслать методические указания, которые, по-видимому, будут полезны в работе». Неудачное слово «по-видимому» лучше заменить на «безусловно».

Слово и его значение

Многозначность – свойство слов употребляться в разных значениях. Различают однозначные слова, т.е. имеющие только одно значение, и многозначные, в случае, когда одно и то же слово в зависимости от контекста ассоциируется с разными понятиями. В данном случае примерами однозначных слов могут служить: продукция, конференция, фирма, информация, цена. Из многозначных встретились слова: партия (в данном случае – это определение качества товара), и т.д. Следует также отметить, что слова с единственным значением преобладают.

Ценность делового текста обеспечивается смысловой точностью речи. Чтобы избежать ошибок, следует различать:

синонимы - это слова с одинаковым или очень близким значением (фирма – организация, соглашение – договор, запрос – заявка, благодарны – признательны,…);

тавтология - смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова;

омонимы - это слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу

антонимы - это слова с противоположным значением.

Стилистическая окраска слова

Понятие стилистической окраски слова обычно связывается с закреплённостью слова за той или иной сферой употребления и с эмоционально-экспрессивными качествами слова, т.е. с его способностью не только называть явление, но и выражать отношение к предмету мысли.

По сфере употребления различается:

1. Лексика межстилевая, т.е. те слова, которые употребляются всеми и в любых условиях (качество, получать, предлагать…).

2. Лексика книжно-письменная, т.е. слова, которые по преимуществу используются в книжно-письменных стилях и связаны с теми сферами употребления языка, для которых письменная форма выражения является главной. В ее составе можно выделить “книжные” слова (оплата, договор, контракт…), термины (каталог – журнал с указанием товара, производимого предприятием), канцеляризмы, поэтизмы.

3. Лексика устной речи, т. е. слова, присущие бытовой речи, обиходно-деловому языку и т.д. К лексике устной речи относятся слова разговорные, просторечные, профессионализмы, жаргонизмы, диалектизмы. Такие слова в тексте делового письма применять недопустимо.

Сокращения как заменители слов и словосочетаний

Сокращения слов (аббревиатура) – новый продуктивный способ словопроизводства, который активно используется в деловой корреспонденции. Общепринятые сокращения в делопроизводстве:

- сокращение обозначения величин и единиц измерения

км/ч – километров в час

кв. м – квадратный метр

тыс. – тысяча

млрд. – миллиард

млн. – миллион и т.д.;

- сокращения, принятые в учетно-отчетной документации

р/с – расчетный счет

№ п/п – номер по порядку

к/с – корреспондентский счет;

- форма обращения

г-н. – господин

т. - товарищ;

- сокращения по первым буквам названия учреждения

НИИ – научно-исследовательский институт

МИД – министерство иностранных дел

ООО – общество с ограниченной ответственностью

ОАО – открытое акционерное общество

- сокращения по слоговому принципу

Минздрав – министерство здравоохранения

Минфин – министерство финансов

- сокращения по смешанному признаку

ГИПРОХолод – Государственный институт по проектированию холодильноков

ГИПРОПРОМ – Государственный институт проектирования в промышленности

- сокращения в названиях ученых степеней, должностей и профессий

д-р – доктор инж. - инженер

доц. – доцент акад. - академик

зав. – заведующий канд. – кандидат

- сокращения в ссылках на иллюстрации, таблицы, главы, части текста

гл. – глава рис. – рисунок л. - лист

пп. – пункты стр. – страница табл. - таблица

разд. – раздел кн. – книга ср. – сравним

- сокращения ссылок в примечаниях, сносках и библиографии

пер. – перевод рец. - рецензия

ст. – статья авт. - автор

прим. – примечание изд. - издание

Требования к сокращениям в текстовой документации:

1. Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово район по разному «р.» и «р-н.».

2. Нельзя сокращать обозначение единиц физических величин, если они употребляются без цифр (исключение составляют единицы физических величин в таблицах и расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы).

3. В тексте не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.п.

4. Даты и календарные сроки рекомендуется писать на одной строке, без переноса.

5. В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные (Восьмое марта, Новый год, но Рождество Христово, День Победы). Если начальное порядковое число написано цифрой, то следующее за ним слово пишется с большой буквы без наращения (например,

1 Мая, 8 Марта).

6. Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением (8-й разряд, 80-е годы).

7. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения (III разряд, II очередь строительства).

8. Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами (5 тыс. руб., 1 млн. руб.).

9. Существительные после дробного числа согласуются с дробной его частью и ставятся в родительном падеже единственного числа (28,5 метра, 28,5 кв. метра, но 28,5 тыс. метров).

10. Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3-месячный, 25-процентный.

11. Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Его необходимо заменить словом «минус». Нельзя также употреблять знаки номера и процента без цифр.

12. Слова «год» и «век» после дат сокращают, оставляя одну букву. После нескольких дат ставят две буквы без точки между ними (2004-2006 гг.)/

13. Слово «город» и «река» сокращают перед их названием (г. Воронеж, гг. Киев и Тамбов, р. Волга).

14. Между цифрами и сокращенными обозначениями мер длины и веса пробел обязателен.

15. Марка изделия обозначается буквами и цифрами. Если цифра стоит после букв, то ее отделяют дефисом (ВАЗ 21114, Т-134). Если цифра стоит перед буквой, то ее пишут слитно (2ТО).

16. Сложные термины, образованные от начальных букв, пишут строчными буквами через точки (к.э.н. – кандидат экономических наук, к.п.д. – коэффициент полезного действия).

17. Инициалы пишут сокращенно прописными буквами через точку без промежутка между ними, если инициалы стоят перед фамилией (А.В.Чугунов). В том случае, если фамилия стоит перед инициалами, то пробел обязателен (Чугунов А.В.).

Фразеология

Фразеология языка — это совокупность устойчивых, целостных по составу и значению сочетаний слов и выражений. В деловой корреспонденции роль фразеологизмов выполняют стандартные синтаксические конструкции (ССК), т.е. в деловом стиле письма уже сложился набор готовых, проверенных долговременной практикой фраз и словосочетаний по аналогии с которыми можно выразить свою мысль.

Для изложения мотивов применяются следующие фразы и словосочетания:

- «в порядке оказания технической помощи…»

- «в порядке научно-технического сотрудничества…»

- «в порядке обмена опытом…»

- «в порядке исключения…»

- «в виду срочности заказа…»

- «в связи с отказом…»

- «в соответствии с договоренностью…»

- «согласно вашей просьбе…»

- «несмотря на наши неоднократные напоминания…»

- «испытывая острую потребность (необходимость)…».

Для выражения отказа применяются следующие фразы и словосочетания:

- «к сожалению удовлетворить вашу просьбу не представляется возможным…»

- «к сожалению мы не можем удовлетворить вашу просьбу…».

Для выражения какой либо гарантии применяются следующие фразы и словосочетания:

- «предприятие гарантирует качество… в течение …».

Дата добавления: 2014-01-07