Графа четвертая – «Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню»

Графа третья – «Количество дел (томов, частей)».

Графа вторая – «Заголовок дела (тома, частей)».

Графа первая – «Индекс дела».

Требования к заполнению формы номенклатуры дел

Составляют номенклатуру по форме, установленной Примерной инструкцией по делопроизводству (Рисунок 7.3).

Номенклатура содержит в себе пять граф:

· 1 – индекс дела;

· 2 – заголовок дела (тома, части);

· 3 – количество дел (томов, частей);

· 4 – срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню;

· 5 – примечание.

Проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. Например: 06–02.

06 – индекс факультета (структурное подразделение Академии).

02 – Приказы ректора Академии по основной деятельности. (Копии).

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений одной организации (учреждения).

Наименование организации		УТВЕРЖДЕНО
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ		Наименование
_____________№_______		должности руководителя
на ____________год		организации
		Подпись Расшифровка подписи Дата

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание

Наименование должности руководителя службы делопроизводства	Подпись	Расшифровка подписи Дата
Виза заведующего архивом (лица, ответственного за архив
ОДОБРЕНО		СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)		Протокол ЭПК архивного учреждения
от __________№______		от ___________№_______

Формат А4 (210х297 мм)

Рисунок 7.3. Примерный вид номенклатуры дел

В эту графу включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации (учреждения).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-правовую, организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел документов вышестоящих инстанций располагают выше заголовков дел организации. Затем располагают заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заполняется эта графа в конце года, указывается количество дел (томов, частей).

Указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии на типовую или примерную номенклатуру дел. Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (Например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например положения о структурном подразделении, должностная инструкция). В указанных случаях проставляются эти отметки и отметка «ЭК», которая обозначает, что по окончанию делопроизводственного года должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное или временное хранение.

Графа пятая – «Примечание».

Заполняется в течение всего срока действия номенклатуры дел. Своевременно службой делопроизводства проставляется отметка о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о преходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел. В этой же графе при переносе информации с машинного носителя делается пометка с указанием дополнительных сведений о местонахождении документа на машинном носителе.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. Обязательно указывается количество дел постоянного срока хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. После итоговой записи делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи. Проставляется дата составления итоговой записи.

Дата добавления: 2014-01-07