Типы информационных взаимосвязей

Существует шесть разновидностей и нформационных взаимосвязей.

Первичные информационные сети строятся в виде "звезды", "шпоры", "круга".

В информационной сети " звезда " (рис. 8.1) один руководитель контролирует деятельность нескольких подчиненных. Информационные потоки исходят из одного центра. "Звезда" позволяет быстро приступать к действиям, так как, инструкции и информацию из центра можно послать одновременно во все точки. В "звезде" есть признанный лидер (руководитель), который занимает ключевую позицию, может просеивать информацию в своих интересах.

Качество работы "звезды" определяется в центре. Оно не может быть выше уровня работы лидера (А). Сеть "звезда" сильна и действенна в небольшом коллективе (до 10 сотрудников). Если в сети работает более 10-12 сотрудников, руководитель в центре не способен обработать всю информацию.

Особенность информационной сети " шпора " (рис. 8.2) состоит в том, что между начальником (А) и подчиненными (В, Г, Д и т. д.) появляется работник (Б), занимающий ключевую позицию, отсекающий номинального начальника от исполнителей, просеивающий информацию. Им может быть первый заместитель, помощник, референт, офис-секретарь и т. д. Руководитель на эту позицию должен подбирать профессиональных и преданных сотрудников.

Информационная сеть " круг " (рис. 8.3) может быть сформирована в небольших организациях с гибкой структурой управления; при работе проблемно-целевых групп; на заседаниях комитетов, комиссий и во время проведения проблемных совещаний. Главная особенность "круга" – разделение или полное отсутствие формального лидерства.

Характеристики информационной сети "круг": более благоприятный моральный климат; возможность выдвижения лидеров; развитие творческого подхода к работе; эффект синергии; неустойчивость; ограниченное просеивание информации.

Вторичные информационные сети строятся на основе первичных в форме "тента" (рис. 8.4), "палатки" (рис. 8.5), "дома" (рис. 8.6).

" Тент " – очень распространенная сеть, в которой две разные силовые линии идут к одному человеку (руководителю), обрабатывающему информацию и осуществляющему управление. Это сильная и устойчивая информационная сеть с высокой степенью централизации управления, четко и ясно определенной властью и ответственностью; создается в случаях, если основные направления деятельности фирмы совершенно не связаны между собой. Вся информация проходит через руководителя (А).

Информационная сеть " палатка " образуется тогда, когда руководитель (А) считает, что решение общих проблем его старшими подчиненными (например, заместителями Б-1 и В-1) эффективнее, чем передача их для решения наверх.

Канал "Б-1 – В-1" может быть создан официально, неофициально и без ведома руководителя. Сеть "палатка" позволяет быстро решать возникающие проблемы без согласования с руководителем, что ослабляет его власть.

Информационная сеть " дом " образуется в том случае, если все должностные лица могут обмениваться информацией не только по вертикали, но и по горизонтали. Такая система позволяет согласовать деятельность и быстрее решать общие проблемы даже на низших уровнях управления. Стабильность положения руководителя уменьшается. Требуется усиление контроля за действиями подчиненных.

8.4. Коммуникации как основа информационного процесса

Коммуникация – это способ получения менеджером необходимой для принятия решения информации и передачи управляющих воздействий исполнителям.

Коммуникация осуществляется по каналам информационной связи, которые называются также каналами коммуникации. С технической точки зрения это – кабельные сети, спутниковые каналы, радиосвязь, а с информационной –система внешних и внутренних договоров, согласно которых передается управляющая информация.

Вся система коммуникаций в соответствии с организацией управления делится на внешнюю и внутреннюю.

Внешние коммуникации (коммерческие отношения) – это отношения между участниками сделки (контрагентами), регламентируемые коммерческими договорами (контрактами) на куплю-продажу, аренду, кредит или другой вид хозяйственных операций.

Внешние коммуникации осуществляются в устной, письменной и электронной форме между организацией и ее внешней средой:

· коммерческие – с поставщиками, посредниками и потребителями;

· административные – с фискальными, распорядительными органами государственной власти и правозащитными организациями;

· общественные (public relations) – с общественным мнением (через средства массовой информации, благотворительную деятельность).

Внутренние коммуникации (деловые и трудовые) – это внутренние управленческие и трудовые отношения, существующие в устной, письменной и электронной форме внутри организации.

Различают следующие виды коммуникаций внутри организации:

· межуровневые коммуникации – перемещение информации по вертикали. Они могут осуществляться:

§ по нисходящей (сообщение подчиненным о принятом управленческом решении) и

§ по восходящей (отчеты, предложения, объяснительные записки);

· коммуникации между различными отделами (горизонтальные коммуникации) – необходимы для координации задач и действий;

· коммуникации "руководитель-подчиненный" связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности сотрудников в решение задач; обсуждением проблем организации; оповещением подчиненного о грядущих изменениях и т.п.;

· коммуникации между руководителем и рабочей группой позволяют повысить эффективность действий группы;

· неформальные коммуникации – это канал распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, то руководители пользуются ими для запланированной утечки и распространения определенной информации.

Основными элементами коммуникационного процесса являются:

· отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

· сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов;

· канал – средство передачи информации;

· получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее;

· шум в информационной системе – это все то, что искажает смысл передаваемой информации.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.

Этапами коммуникационного процесса являются:

· зарождение идеи,

· кодирование и выбор канала,

· передача,

· декодирование,

· обратная связь.

Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Идея еще не трансформирована и не приобрела формы, отправитель решил только, что именно он хочет передать.

Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать информацию, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела), иные символы. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту и др.

Передача. Отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идея или совокупности идей) получателю. Это физическая передача сообщения.

Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.

Обратная связь. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Обратная связь – это ответная реакция на то, что услышано, прочитано или увидено. Она указывает отправителю сообщения на факт получения сообщения и характеризует степень понимания или непонимания содержащейся в нем информации.

Дата добавления: 2014-01-07