Штампы, бланки

Лекция № 2.

В бланк документа – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводиться постоянная информация документа и отводится место для переменной информации.

Бланк – это бумага со штампом.

Штампы бывают:

1. угловые

2. продольные

Штамп состоит из двух частей:

1. постоянная часть (государственный герб, эмблема предприятия, изображение наград, окло, окут, инн, расчетный счет, название вышестоящей организации, название самой организации, почтовый адрес, телефон)

2. меняющая часть (дата и номер документа)

В бланке особенно в коммерческих организациях помещается эмблема.

Эмблема - это символическое графическое изображение, отражающее деятельность организации.

Для бланков применяют бумагу формата А4, А5

Виды бланков.

1. общий бланк

2. бланк письма

3. бланк конкретного вида документа (за исключением письма)

Общий бланк содержит следующие реквизиты:

1. государственный герб (герб субъекта РФ или города)

2. эмблема

3. наименование вышестоящей организации

4. наименование самой организации

На общих бланках допускается указывать трафаретный части таких реквизитов как индекс и регистрационный номер документа, и ссылка на регистрационный номер документа.

Основные документы управления.

Документы, функционирующиеся в сфере управления называют организационно- распорядительными документами (ОРД)

Организационные (устав, учредительный договор, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка)

Распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение, инструкция)

Информационно – справочные (акт, письмо, справка, телеграмма, телефонограмма, докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, протокол)

Виды документов.

1. официальные (документы, созданные юридическими и физическими лицами оформленные в установленном порядке)

2. Черновые (документы, изготовленные рукописным путем и имеющие небольшие исправления

3. Беловые (рукописные или машинописные документы напечатанные на ПК, текст которых переписан с черновика без помарок и исправлений)

4. Подлинник (документ, созданный и подписанный его автором, созданные в одном экземпляре, но есть исключения когда издается несколько экземпляров одного текста)

5. Выписка (полное воспроизведение части документа. Выписка какой – либо части подлинника содержит те же реквизиты, что и документ, но берется только та часть текста, которая нужна для практической работы. Выписку из документа заверяют подписью «верно», наименование должности сотрудника заверившего выписку и дата.

Руководитель выписку не подписывает.

6. Дубликат – копия создаваемая в замен утраченного или неисправляемого поврежденного подлинника (кроме паспорта) на бумаге с водяными (денежными) знаками. В правом верхнем углу дается пометка «дубликат или повторено». Дубликат выдается по просьбе заинтересованных учреждений или отдельных граждан при наличии одного из указанных выше обязательств. Дубликат выдается той организацией которая выдавала подлинник.

7. Копия – представляет собой воспроизводства всех реквизитов документа по способу получения копии бывают: факсимильные и свободными.

Факсимильные – отражает все без исключения особенности подлинника – реквизиты, их расположение, подтекст, отметки.

Свободные- представляет собой также полную передачу содержащей в документе информацию, но без графического соответствия по подлиннику, в свободной форме. В правом верхнем углу делается пометка «копия».

8.Печать – при снятие копии (свободной) печать не расшифровывается если на документе стоит штамп. Расшифровывается печать сначала по окружности, а потом что внутри. Если на печати имеется герб, то на первой строчке пишется слово «герб», а потом расшифровывается по окружности. Если на документе несколько печатей, то расшифровывается только та печать, которая выдавала документ. Оттиск печати ставиться таким образом, что захватывает часть подписи (росписи) и должность.

Дата добавления: 2014-01-07