Понятие служебной командировки и порядок оформления расходов по служебным командировкам

Понятие подотчетных лиц и сумм. Порядок выдачи подотчетных сумм

Вопросы для самостоятельного изучения студентами

Синтетический учет операций по расчетам с подотчетными лицами

Документальное оформление операций по расчетам с подотчетными лицами. Авансовый отчет, его назначение и порядок составления

Понятие служебной командировки и порядок оформления расходов по служебным командировкам

Понятие подотчетных лиц и сумм. Порядок выдачи подотчетных сумм

Тема 3.2. Учет расчетов с подотчетными лицами

Тип лекции: текущая

План:

- хозяйственные операции, на которые выдают подотчетные суммы;

- порядок выдачи денежных средств под отчет;

- порядок оформления, предоставления и утверждения авансового отчета

В практической деятельности предприятия часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными деньгами: производить закупки различных товарно-материальных ценностей на других предприятиях или в розничной торговле за наличный расчет; оплачивать расходы по служебным командировкам; представительские расходы, а также другие хозяйственно-операционные расходы. Во всех этих случаях отдельным работникам организации могут быть выданы наличные денежные средства под их ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по распоряжению руководителя.

Работники организации, получившие авансом из кассы денежные средства на определенные цели, называются подотчетными лицами, а наличные денежные средства, выдаваемые авансом, называются подотчетными суммами.

Наличные денежные средства под отчет могут получать только сотрудники данной организации, состоящие с ней в трудовых отношениях, уполномоченные приказом руководителя на право совершать хозяйственные, административные, представительские и другие расходы, а также сотрудники, направляемые по распоряжению руководства данной организации в служебные командировки.

Выдача наличных денег под отчет регулируется «Порядком ведения кассовых операций в РФ» и оформляется только расходным кассовым ордером.

При выдаче денежных средств бухгалтерия организации обязана:

- определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

- выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета по ранее выданным авансам;

- запретить передачу подотчетных сумм от одного работника другому.

Чаще всего подотчетные суммы выдаются на покрытие расходов, связанных со служебными командировками.

Служебной командировкой признается поездка работника организации по распоряжению руководителя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Местом постоянной работы считается то подразделение организации, работа в котором обусловлена трудовым договорм.

Трудовой кодекс РФ запрещает направлять в командировку:

- беременных женщин;

- женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;

- работников, имеющих детей-инвалидов.

Не считаются командировками:

- служебные поездки работников. Постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер;

- поездки, обусловленные производственной необходимостью работников, отношения которых с организацией регламентированы не трудовым, а гражданско-правовым договором (договорами подряда, перевозки и т.д.)

Каждая служебная командировка должна быть оформлена приказом руководителя с указанием пункта назначения, наименования организации, в которую командируется работник, а также её срока и цели. Если командировка длится более одного дня, то подотчетному лицу должно быть выдано командировочное удостоверение, которое является документом, подтверждающим время пребывания в командировке. Удостоверение выписывается в одном экземпляре. В каждом пункте назначения делаются отметки о дате прибытия и убытия, заверяемые подписями ответственных лиц и печатями. По отметкам в удостоверении определяется фактическое время пребывания в служебной командировке. Это удостоверение регистрируется в журнале учета работников, выбывающих в командировку.

Срок командировки определяется руководителем организации, однако он не может превышать на территории РФ – 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Продолжительность командировки за рубежом не должна превышать 60 дней, не считая времени нахождения в пути. Дни выбытия и прибытия считаются днями командировки. Днем выбытия (выезда) считается день отправления транспортного средства, а днем прибытия (приезда) – день прибытия транспортного средства. При отправлении транспортного средства до 24 часов днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00:01 часов – последующие сутки. Аналогично определяется и день приезда.

На работника, находящегося в командировке, распространяется режим работы и отдыха той организации, куда он командирован.

За командированным работником сохраняются место работы, должность и средний заработок.

Размер средств, выдаваемых на командировочные расходы, зависит от срока командировки и места ее назначения.

Работнику, находящемуся в служебной командировке возмещается:

- расходы по проезду к месту командировки и обратно (стоимость билетов воздушного, железнодорожного, автомобильного и водного видов транспорта). Сюда можно отнести страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже билетов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями. Все эти расходы оплачиваются в размере фактических платежей;

- расходы по проезду транспортом общего пользования, кроме такси;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные; они выплачиаются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также время нахождения в пути. Размер суточных устанавливается приказом руководителя, при этом для целей налогообложения прибыли их величина нормируется и соответствует 100 рублей в сутки (согласно постановлению правительства), а для исчисления НДФЛ – 700 рублей (изменения к НК РФ);

- расходы по найму жилого помещения – в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами (счета, квитанции гостиниц и т.п.).

Дата добавления: 2014-01-07