Организация работы с документами

Требования к оформлению конвертов

Адрес на конверте размещается, как правило, в левой верхней части. Адресные данные при этом по содержанию и расположению элементов идентичны данным адресам в самом письме. Отдельно может быть указана фамилия лица, которому адресовано письмо.

На конверте особо выделяются некоторые особенности отправки и способы доставки корреспонденции, например: АВИА; срочная доставка; заказное; до востребования; и др.

Фирмы и компании обычно заранее заготавливают конверты со своим адресом, напечатанным типографским способом.

План:

1. Понятие о документообороте

2. Основные этапы документооборота

3. Прием и первичная обработка входящих документов

4. Регистрация документов. Регистрационные формы и их заполнение

5. Обработка исходящих документов

6. Организация работы с внутренними документами

7. Контроль исполнения документов

1. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

Документооборот является частью организации работы с документами.

Документооборот должен отвечать следующим требованиям:

• Прохождение документов в организации должно быть оперативным;
• Движение документов в организации должно быть прямоточным, т.е. документ не должен проходить одну и ту же инстанцию дважды;
• Движение документов должно быть целесообразным, т.е. документ должен проходить только через те пункты, которые необходимы;
• Процесс обработки основных видов документов должен быть максимально единообразным.

Общее количество документов за год составляет объем документооборота организации. Копии документов учитывают отдельно.

Объем документооборота выражается дробью:

отражено количество основных документов

число экземпляров копий основных документов.

Документооборот организации анализируется службой ДОУ.

Форма делопроизводства в организации может быть:

1. Централизованной (она предполагает, что все виды работ с документами производится в одном месте (в канцелярии, в службе ДОУ, у секретаря), то есть централизованно. Эта форма наиболее эффективна в организациях с небольшим документооборотом).

2. Децентрализованной (она применяется в организациях, имеющих территориально разобщенные структурные подразделения, с большим документооборотом. Эта форма предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ или один работник, который самостоятельно исполняет все виды работ с документами).

3. Смешанной (в крупных организациях с большим объемом документооборота; при смешанной форме часть делопроизводственных операций осуществляется централизованно (например, прием и первоначальная обработка документов, их регистрация), а другая проводится в структурных подразделениях (например, текущее хранение и подготовка к сдаче дел в архив).

2. В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:

· Прием и первичная обработка поступающих документов;

· Предварительное рассмотрение и распределение документов;

· Регистрация документов;

· Информационно-справочная работа;

· Направление на исполнение;

· Контроль исполнения;

· Исполнение документов;

· Отправка документов адресатом;

· Формирование дел в соответствии с номенклатурой;

· Хранение и использование документов в текущей деятельности;

· Подготовка и передача дел в архив.

Все документы организации делятся на 3 документопотока:

1. Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы и т.д.), документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т.д.) предложения, заявления и жалобы граждан и др.

2. Исходящие (отправляемые) документы (письма, отчеты, распорядительные документы и т.д.) несут информацию, выработанную органами управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

3. Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и др.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

Для каждого из документопотоков в организации составляется схема работы.

3. В организации прием и первичную обработку документов могут осуществлять:

· Специальное подразделение службы ДОУ – экспедиция (при значительном объеме документооборота);

· Сотрудник службы ДОУ (экспедитор);

· Секретарь руководителя (при небольшом объеме документооборота).

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу и т.д.

При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие виды работ:

1. Проверяется правильность доставки корреспонденции, цельность упаковки (конверта, бандероли). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

2. Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и нескрываемую.

Вскрывается почти вся корреспонденция.

Не вскрывается:

· Конверты с надписью «лично»

· Документы, адресованные общественным организациям

· Упаковки, содержащие документы на машинных носителях.

На невскрываемых документах отметка о поступлении делается на упаковке, далее они поступают на сортировку.

3. Определяется необходимость сохранения упаковки.

Конверты сохраняются в тех случаях если:

· Получена доплатная корреспонденция;

· Адрес отправителя написан только на конверте;

· Дату отправки и получения документа можно установить только по почтовому штемпелю на конверте.

4. Проверяется комплексность каждой упаковки, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений. В случае обнаружения каких-либо недостатков на самом документе и в регистрационной форме об этом делается отметка, становится в известность отправитель письма, затем составляется акт. На сортировку документ передается вместе с этим актом.

5. Проставляется реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» (от руки или с помощью специального штампа). Отметка состоит из даты поступления и входящего регистрационного номера документа. Иногда добавляют сокращенное название организации-получателя.

Отметка о поступлении документа проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она подтверждает факт и время поступления документа в организацию.

На телеграммах и документах с отметками о срочном вручении рекомендуется проставлять также часы и минуты поступления.

Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем проставляют только регистрационный номер.

6. Производится предварительное рассмотрение и распределение документов.

На этом этапе сотрудник службы ДОУ или секретарь распределяет корреспонденцию на 2 потока: между руководством организации и структурными подразделениями или конкретным исполнителем.

При предварительном рассмотрении документов нужно выделить следующие группы документов:

1. Документы, поступающие на рассмотрение руководства (директор и заместители). В эту группу документы попадают по степени важности, по авторству, по виду, по срочности и т.д.

На поступивших к нему документах должностное лицо пишет «Резолюцию» (если в резолюции не указан срок исполнения, то принимается типовой срок; например срок исполнения служебного письма – 10 дней; остальные сроки можно узнать в «Перечне типовых сроков исполнения документов»).

После резолюции руководства документы возвращаются в службу ДОУ, где в соответствии с резолюцией разрабатывается их дальнейший маршрут.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

2. Документы, направляемые в структурные подразделения и не требующие резолюции руководства (это документы, адресованные в структурные подразделения конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией).

3. Документы, не требующие регистрации: для них сразу разрабатывается маршрут (не регистрируются поздравительные письма и телеграммы, рекламные проспекты, информационные сводки, присылаемые в копиях для сведения и некоторые др. документы). В инструкции по делопроизводству организации должен быть перечень документов, не подлежащих регистрации.

Большинство же документов подлежит обязательной регистрации. Это документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, а также предложения, заявления и жалобы граждан.

4. Обращения граждан (предложения, жалобы, заявления, ходатайства).

5. Документы, решение которых не входит в компетенцию данной организации; они возвращаются отравителю или передаются по назначению.

Такие предварительное распределение документов сокращает время, необходимое для решения вопроса.

До отправки по маршруту документы должны быть зарегистрированы или в журнале регистрации входящий корреспонденции или в РКК.

(ПРИМЕР)

4. Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимым сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов необходима для решения следующих задач:

· Учет количества документов;

· Обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;

· Обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;

· Обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.).

Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания (с использованием компьютера или пишущей машинки) и способа получения или отправки (почтой или по каналам связи).

Службой ДОУ должен разработаться перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях (плановые, бухгалтерские, финансовые и др. документы) и перечень документов, регистрируемых в службе ДОУ.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Для входящих документов характерна их повторная регистрация в структурных подразделениях. В то же время основным принципом регистрации является ее однократность. В связи с этим при повторной регистрации недопустимо присваивать ему новый регистрационный номер. В структурном подразделении документ регистрируется под тем номером, который был присвоен ему в службе ДОУ.

Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит как минимум из двух частей:

1. порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;

2. номера дела по номенклатуре дел.

Например:

для входящих документов

218/08-17 – 218 – очередной порядковый

регистрационный номер

08-17 – номер дела, в которое

будет подшит исполненный документ

для исходящих документов

11-03/532 – 11-03 – номер дела, в которое

будет подшита копия

отправленного документа

532 – очередной порядковый номер

К обязательным частям регистрационного номера могут добавляться при необходимости коды структурных подразделений и т.д.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно (приказы по основной деятельности, акты ревизий, отчеты, докладные записи и т.д.).

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяются простая порядковая нумерация (приказ № 28).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе.

В процессе регистрации в учетные формы вносятся реквизиты документа:

· автор документа (корреспондент)

· наименование документа

· дата документа

· номер документа

· дата поступления документа в организацию (для входящих документов)

· номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов)

· заголовок документа или его краткое содержание

· резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата постановки резолюции).

· Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

· Расписка исполнителя в получении документа;

· Ход исполнения;

· Наличие приложений;

· Количество листов и экземпляров документа и др.

В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК).

Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени (документооборот менее 500 документов в год).

Журналы регистрации ведутся отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов.

Внутренние документы принято еще делить по видам и разновидностям.

Кроме того по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Во всех регистрационных журналах графы заполняются только в хронологической последовательности.

РКК позволяют более оперативно внести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных карточек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную карточку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года. Специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

Дата добавления: 2014-01-07