Пример регистрационной карточки

Сегодня эта система, появившаяся в начале ХХ века, уступает место компьютерным системам регистрации.

В основе компьютерной системы регистрации лежит принцип однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной и той же информации в различных формах и различных базах данных.
Такая система регистрации позволяет:

	регистрировать документы на различных рабочих местах
	объединять сведения о документах в единой базе данных организации
	организовывать информационно-справочную работу с документами
	организовывать контроль за исполнением документов

Количество заполняемых полей регистрационной карточки может варьироваться в зависимости от типа регистрируемых документов. Для осуществления в дальнейшем поиска документов целесообразно внести в базу данных как можно больше сведений о документе и организации - авторе документа. При этом одновременно с базой данных о документах создается база данных о предприятиях.
В большинстве компьютерных программ регистрации для ввода данных используется аналог регистрационной карточки, включающий такие основные сведения:

дата

регистрационный номер

наименование корреспондента

дата документа

номер документа

краткое содержание

автор резолюции

текст резолюции

наименование исполнителей

	срок исполнения (когда документ должен быть
	ход исполнения
	дата фактического исполнения документа
	номер дела (в которое подшит исполненный

исполнен)   документ)

Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:

		количество листов в документе
		название структурного подразделения
		количество листов приложений
		вид документа (приказ, акт, договор и т.п.)
Заполнение регистрационных карточек

При регистрации документы делятся на несколько категорий, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

	входящие документы
	исходящие документы
	внутренние документы
	контракты коммерческие
	документы, имеющие гриф ограничения доступа

Дата добавления: 2014-01-07