Класифікація документів

Поняття про документ. Функції документа.

СПРАВОЧИНСТВО (діловодство) — це діяльність, що охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Основними елементами справочинства є письмові документи та документування, тобто створення документів.

Складовими частинами справочинства (діловодства) є система документації, документування й організація роботи з документами. Тобто справочинство охоплює сукупність документів, прийомів, способів та форм роботи з ними.

Система документації – це сукупність документів, взаємопов’язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними специфічними рисами. Систем документації багато. Найчисленнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів. Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні системи, як-от: банківська, дипломатична, зовнішньоекономічне, юридична тощо.

ДОКУМЕНТ (лат. documentum – повчальний приклад, доказ) — основний вид ділової мови; засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документи широко використовуються у нашій повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

У людському суспільстві документи виконують багато функцій, основною з яких є інформаційна. Похідними від основної є функції доказова, облікова та управлінська.

Документ має відповідати таким основним вимогам:

- видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її компетенції;

- не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів влади;

- бути максимально точним, достовірним і переконливим;

- бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних стандартів;

- містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції;

- бути придатним для тривалого зберігання.

Відповідно до цих вимог виділяють такі види документів за ознаками класифікації та групами.

ОЗНАКИ КЛАСИФІКАЦІЇ	ГРУПИ ДОКУМЕНТІВ
За спеціалізацією	Загальні З адміністративних питань Спеціалізовані з фінансових, комерційних питань та ін.
За призначенням	Організаційні Розпорядчі Інформаційні Колегіальних органів
За походженням	Внутрішні Зовнішні
За напрямом	Вхідні Вихідні
За джерелами виникнення	Первинні Вторинні
За формою	Стандартні Індивідуальні
За технікою відтворення	Рукописні Відтворені механічним способом
За секретністю	Для службового користування Секретні Цілком секретні
За терміном виконання	Звичайні безстрокові Термінові Дуже термінові
За складністю	Односкладні Складні
За стадіями створення	Оригінали Копії
За терміном зберігання	Постійного зберігання Тривалого зберігання (понад 10 років) Тимчасового зберігання (до І0 років)

За рівнем стандартизації виділяють:

1. Документи з низьким рівнем стандартизації, в яких обов’язковим є тільки виклад найзагальніших відомостей, інші можуть мати конкретний і довільний виклад (доручення, автобіографія, розписка, звіт, протокол, рапорт, довідка, інформація, офіційний лист тощо).

2. Документи з високим рівнем стандартизації (паспорт, анкета, диплом, посвідчення, свідоцтво, типові заяви, бланки), в яких укладач чи заповнювач документа тільки вписує необхідні дані, вибирає варіант запису чи ставить прочерк. У таких документах думка уже стандартизована. До них належать і науково-ділові документи, що сформувалися на межі наукового і ділового стилів: анотації, каталоги, інструкції, огляди, проекти, програми конференцій, проспекти.

За видом інформації документи можна поділити на цифрові (статистичні бюлетені, кошториси, фінансові звіти, накладні) і текстові. Серед текстових можна назвати регламентуючі (кон­ституція, статут, акт, угода, дипломатичний протокол), інфор­мативні (повідомлення, оголошення, меморандум, звіт) і підсу­мовуючі (протокол засідання, витяг з протоколу, резолюція, резюме, декларація, заява партії, відозва).

Дата добавления: 2014-01-07